Урок по профилю секретарь-делопроизводитель "Секретарь и телефон. Телефонограмма"

Разделы: Технология

Цели

  • Закрепить знания о телефонных переговорах.
  • Сформировать представление о телефонограммах.
  • Совершенствовать технику письма.
  • Продолжить формирование умения правильной работы на клавиатуре по 10-пальцевой системе.
  • Развивать память, координацию, моторику и гибкость пальцев.
  • Воспитывать этические нормы поведения секретаря.

Оборудование

  • Компьютеры.
  • Плакат “телефонограмма”.

Программная поддержка

  • Презентация “Секретарь – голос фирмы” (см. Приложение 1).
  • Тестирующая программа “Соблюдаете ли вы этикет телефонных переговоров?” С:\TEST.PAS (см. Приложение 2).

Ход занятия

I. Организационная часть

II. Актуализация опорных знаний учащихся

Прослушивание диалога между секретарем и звонящим помощью презентации “Секретарь – голос предприятия”. Звонит телефон, секретарь снимает трубку:

– Да (равнодушно).
– Здравствуйте. Могу я поговорить с Иваном Ивановичем?
– А вы куда звоните?
– Это издательство “Планета”?
– Да.
– Мне надо поговорить с главным редактором.
– А мне надо знать, кто ему звонит. Вы кто?
– Петров Иван Петрович.
– Мне это ни о чем не говорит. Кто вы? (Слышатся нотки раздражения).
– Я начинающий писатель.
– Вы по какому вопросу?
– По личному (слышатся обида и нервозность).
– По какому такому личному? (Раздражение нарастает).
– По личному – значит, лично ему и скажу.
– Если вы не представитесь – не соединю. (В голосе агрессия).
– Вы не имеете права так со мной разговаривать! (Нескрываемый гнев).
– А вы меня не учите! (Секретарь бросает трубку).

Правильный диалог. Звонит телефон, секретарь снимает трубку:

– Да. Издательство “Планета”. Секретарь у телефона (приветливо).
– Здравствуйте. Могу ли я поговорить с главным редактором Иваном Ивановичем?
– Как вас представить?Петров Иван Петрович, начинающий писатель.
– Хорошо, минуточку, подождите, пожалуйста.
– Спасибо.

  • Выявление и разбор ошибок, допущенных секретарем и звонящим.
  • Чтение домашних диалогов и их анализ с учетом ранее рассмотренного материала.

Задание № 1. Учитель делопроизводства просит секретаря школы позвонить в муниципальный архив и попросить разрешения заведующей архивом провести экскурсию для учеников школы.

Здравствуйте. Это архив? (Доброжелательно).
Здравствуйте, да, заведующий архивом у телефона.
Вас беспокоит секретарь школы № 1. Могу я с вами поговорить?
Да, пожалуйста.
Учитель делопроизводства хотел бы прийти со своими учениками к вам на экскурсию. Если это возможно, то когда можно подойти?
Идея у вас замечательная. Пожалуйста, перезвоните мне завтра, я уточню дату и время.
Большое спасибо, до свидания.
До свидания. Всего доброго.

Задание № 2. Составить сообщение для автоответчика.

  • Оценка знаний учащихся о правильном ведении телефонных переговоров с помощью тестирующей программы “Соблюдаете ли вы этикет телефонных переговоров?”. (Программа разработана учителем информатики и ВТ Кригер Н.Е.).
  • С:\TEST.PAS
  • Обобщающее слово учителя:

Мы закрепили изученный материал по теме этика телефонных переговоров. Одним из документов, который связан с этим действием, является телефонограмма. Сегодня вы научитесь правильно принимать и оформлять телефонограммы. В процессе изучения теоретического материала обратите внимание на реквизиты документа. Для закрепления вы выполните практическую работу по оформлению телефонограммы.

III. Изучение нового материала

Сообщение учителя.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается от руки). Бланки для телефонограмм целесообразно иметь при большом (более 200 в год) количестве этих документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги.

Реквизиты телефонограммы:

  • название учреждения, автор документа, должность, фамилия
    сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его телефона;
  • наименование организации-получателя, должность и фамилия
    сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы;
  • текст (не превышающий 50 слов);
  • наименование должности лица, подписавшего документ, его личная
    подпись, фамилия и инициалы.

При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций:

  • текст не должен содержать сложных логических оборотов, труднопроизносимых и редко произносимых слов;
  • информация должна быть краткой и срочной;
  • при передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением;
  • слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.

Теперь приступим к практической части.

IV. Практическое задание

  • Принять телефонограмму (диктует учитель).
    Текст телефонограммы: "Минпромстрой РФ Мосстрой №8 передал - Сергеева, принял - Романова тел. 2000 00 00 тел.234 55 67. Телефонограмма. 00.00.00. № 20/17 время передачи 11ю30ю 27 февраля в 10ю00 состоится Коллегтя министерства. Явка начальника Мосстроя обязательна. Зав. Общим отделом А.А. Воронов."

В ходе практической работы провести текущий инструктаж с целью предупреждения ошибок в работе.

  • Итог практической части.

V. Заключительный инструктаж

  • Итог урока.
  • Домашнее задание.