Цель: формирование навыков тайм-менеджмента.
Задачи:
- помочь студентам осознать необходимость управления временем;
- создать условия для осознания жизненных целей и освоения приемов планирования и формирования индивидуального тайм-стиля.
Методические приемы: беседа-диалог, продуктивная деятельность участников, рефлексия, анализ, подведение итогов.
Время: 2 академических часа.
Ход занятия
«Время - самый ограниченный капитал, и, если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим» П.Друкер.
Понятие «тайм-менеджмент» пришло из бизнеса. Это учёт времени, то есть оптимальное и эффективное управление своим временным ресурсом. Умения тайм-менеджмента являются одними из основных и в процессе обучения, и во взрослой жизни. Когда человек тратит время впустую, то он теряет тот стержень, который позволяет ему конструктивно управлять собственной деятельностью и жизнью.
Похитители Времени
- Нечеткие цели
- Слишком много заданий одновременно
- Неспособность сказать «нет»
- Прерывания
- Неправильное планирование
1. Беседа «Возможные причины неэффективного использования времени»
Причины неэффективного использования времени можно разделить на две группы: внешние и внутренние.
Помехи извне - это плоды нашего рабочего окружения; события, отвлекающие внимание и лишающие контроля над временем. Эти убийцы времени бывают следующими:
- задержки при выходе из дому (Ключи забывали дома?);
- задержки в дороге (Очередь на маршрутку);
- болтовня с друзьями (Однокласники.ру и Вконтакте.ру и др. социальные сети);
- неполадки с компьютером и доступом в Интернет;
- электронная почта (спам);
- поиск папок, ручек и т.д.;
- телефонные звонки.
Кроме внешних пожирателей времени существуют и внутренние, которые съедают ваше время изнутри: ваши черты характера и личные качества, вызывающие простои в работе, а в результате стресс и осознание того, что ничего не успеваете. Избавляться от них нужно, но это будет более проблематично, чем избавление от внешних убийц. Внутренние помехи являются частью нашей жизни и от привычек очень тяжело избавляться.
Среди внутренних помех можно отметить:
- неумение отказывать и говорить НЕТ;
- привычка хвататься за все и сразу;
- неверная оценка сроков и объемов работ;
- желание всегда быть полезным и помогать всем;
- природная медлительность;
- отсутствие привычки вести записи;
- излишняя общительность;
- привычка приступать к работе не обеспечив себя всем необходимым;
- не умение расставлять приоритеты;
- привычка каждые 5-10 минут проверять почту (блоги, форумы) или другую информацию на сайте;
- недостаток отдыха (постоянное сонно-выжатое состояние);
- природная рассеянность;
- привычка откладывать ежедневные дела на конец дня.
2. Инструменты тайм-менеджмента
- Календарик-пинарик
- Хронометраж
- План на день
Задача тайм-менеджмента заключается не в том, чтобы максимально загрузить свой день делами, а в том, чтобы освободить его от ненужных занятий. Более качественно выполнять самые важные из них и наиболее ответственные дела.
Календарик-пинарик - это Табличный календарь, где дополнительно к датам и дням недели проставлено время суток с интервалом в 1 час.
Принцип действия: Ежедневно отмечайте то время, которое потратили впустую, цветным карандашом (ручкой). Фиксация идет по часам. По итогам недели подсчитывается общее количество времени, потраченного впустую за неделю.
1) Матрица Эйзенхауэра
Так, все дела разделяются на 4 группы: важные и срочные, важные и не срочные, срочные и не важные, не срочные и не важные.
Важные и срочные: подготовиться к завтрашней контрольной, купить подарок другу к завтрашнему дню рождения
Важные и не срочные: подготовить доклад по природоведению на следующую неделю
Срочные и не важные: почистить клетку домашнему хомяку
Не срочные и не важные: сходить в кино на новый фильм
А теперь поработаем над ассоциациями, чтобы получить наглядное представление о своем расписании.
Важные и срочные дела назовем лягушками. Они достаточно "противные", делать их не хочется, хочется отложить, но если лягушку выпустить, не разобраться с ней вовремя, то потом она может перерасти в большую проблему.
Важные, но не срочные дела назовем слоном. Такие дела страшно начинать, потому что они кажутся большими, поэтому их мы тоже постоянно откладываем. Существует тактика: едим слона по кусочкам. Тогда к тому моменту как он станет лягушкой, закончить его не составит труда.
Срочные и не важные дела называют змеями. Они мелкие и кусачие. Змей удобно уничтожить всех разом, просто начать и закончить.
Ну и самые легкие дела, которые не страшно отложить, называются кроликами.
2) Метод «Помидора», или «Система 25 минут»
Кто придумал: Франческо Чирилло. Он использовал этот метод для подготовки к экзаменам. Время он засекал по кухонному таймеру, сделанному в виде помидора, - и это дало название методу.
В чём заключается: поставьте таймер на 25 минут и в течение этого времени выполняйте работу, ни на что не отвлекаясь. После сделайте перерыв пять минут и повторите цикл заново - продолжайте работу. Через каждые четыре цикла сделайте большой перерыв в 30 минут. Смысл метода в том, что монотонная работа разбивается на небольшие части, и после каждой вы получаете заслуженный отдых. Так легче взяться за такие задачи, и можно выполнить их лучше.
Кому подходит: метод универсален. Может пригодиться кому угодно, когда нужно долго делать монотонную работу - например, убраться дома, написать статью или отчёт, подготовиться к экзамену.
Особенности: система настолько популярна, что для неё создано несколько приложений - под Windows, iOS и Android. Если система вам понравится, обратите на них внимание.
3) Метод пяти пальцев - это техника рефлексии (т.е. самоанализа), предназначенная для подведения итогов дня и разбора выполненных задач. Она помогает быстро обобщить полученный опыт, выявить свои сильные и слабые стороны, своевременно найти и исправить допущенные ошибки.
Рефлексия по методу пяти пальцев состоит из пяти этапов, направленных на разные сферы человеческой жизни:
- Интеллект;
- Достижение целей;
- Эмоции;
- Взаимодействие с другими людьми;
- Здоровье и самочувствие.
Суть метода в том, чтоб оценить, как прошедший день или завершенная задача повлияли на каждую из этих сфер. Чтобы легче было запомнить этапы, в методе используется простая мнемотехника: каждый этап соответствует своему пальцу на руке. Вот как это выглядит:
Метод пяти пальцев был предложен немецким специалистом по тайм-менеджменту Лотаром Зайвертом. По его первоначальному замыслу эта технология предназначалась для быстрого подведения итогов дня. Она задумана так, чтобы ею легко можно было воспользоваться в любую свободную минуту: в общественном транспорте, за рулем автомобиля или во время ожидания в очередях.
Но вскоре стало понятно, что метод, предложенный Л. Зайвертом, может иметь более широкое применение. Например:
- Подведение итогов недели, месяца, года (а не только дня).
- Разбор завершенных задач и проектов.
- Оценка произошедших событий.
Кроме того, его можно использовать не только для быстрого анализа в уме, но и для вдумчивого «разбора полетов» с бумагой и карандашом.
Давайте теперь посмотрим, как использовать метод пяти пальцев на практике.
Этап 1. Мизинец (М - мысли)
Цель этого этапа - обобщить полученный за день опыт. Вспомните: какие интересные идеи вас сегодня посетили? Чему вы сегодня научились, какие приобрели знания и навыки? Как ошибки допустили и почему?
Примеры:
- Научился делать удобные конспекты занятий в виде ментальных карт.
Этот этап помогает извлекать уроки из каждого дня и очень способствует саморазвитию. Полученным опытом можно распорядиться по-разному: сформулировать для себя какое-нибудь жизненное правило, добавить в органайзер новую регулярную задачу или новый пункт в свой рабочий чек-лист.
Этап 2. Безымянный палец (Б - близость целей)
Безымянный палец поможет оценить, насколько полезным и продуктивным был прошедший день. Вспомните: что вам удалось сегодня сделать для достижения своих целей? Как этот день повлиял на ваши сферы жизни? Соответствовал ли он вашей личной миссии?
Примеры:
Закончила четвертую главу (цель: написать книгу).
Этот этап анализа помогает понять, действительно ли мы делали сегодня что-то важное, или просто пассивно плыли по течению. Если по безымянному пальцу нечего или почти нечего сказать, следует пересмотреть свою систему планирования.
Этап 3. Средний палец (С - состояние)
Этот этап помогает вспомнить о пережитых за день эмоциях. Какое настроение у вас сегодня преобладало? Что вызывало радость и повышало мотивацию? Из-за чего вы огорчались и теряли энтузиазм? Какие сегодняшние занятия были интересными, а какие - скучными?
Примеры:
- Почитал новости (злость).
- Благополучно закончил сложный проект (радость, чувство успеха).
- Поругалась с шефом (пропало желание работать).
Эмоции - это еще один важный индикатор нашей жизни. Если у нас преобладают позитивные эмоции, то мы, скорее всего, выбрали правильный курс. Если же у нас слишком часто появляются поводы для огорчений, то в этой жизни определенно нужно что-то менять.
Этап 4. Указательный палец (У - услуги)
Этот этап посвящен отношениям с окружающими. Вспомните: с кем сегодня удалось, а с кем не удалось найти общий язык? Кому вы сегодня помогли, а кто помог вам? С кем возникали конфликты и почему? С какими новыми людьми вы познакомились?
Примеры:
- Утром поговорил с соседями по поводу их собаки. Обещали, что больше не повторится.
- Удалось договориться с менеджером «Вектора» о скидках.
- Попробовали новый скрипт для «клиентов из ада». Лучше бы не пробовали.
- Помогла Светлане с отчетом за август. Показала, как правильно формировать документ. Двух часов моей жизни как не бывало.
- Поругался с отделом закупок из постоянно орущего радио.
Отношения с другими людьми - это очень важная сторона нашей жизни. Хотим мы того или нет, но наши результаты часто зависят от умения вести переговоры и находить общий язык с окружающими. Используйте наблюдения, полученные на этом этапе, для улучшения коммуникативных навыков.
Этап 5. Большой палец (Б - Бодрость)
Большой палец позволяет оценить физическое состояние и расход энергии. Вспомните: как вы сегодня себя чувствовали? На какие дела у вас ушло много энергии? Что помогало восстановиться и отдохнуть? Что удалось сделать для укрепления здоровья и улучшения самочувствия?
Примеры:
- Утром дошла до работы пешком: самочувствие улучшилось.
- После прогулки по парку почувствовал себя отдохнувшим.
Физическое самочувствие влияет на все остальные сферы нашей жизни. От него зависят настроение, продуктивность, мотивация, способность ясно мыслить и многое другое. Чтобы избежать проблем, важно постоянно отслеживать состояние своего здоровья и вовремя реагировать на любые отклонения от нормы.
Итак, мы рассмотрели подведение итогов дня по методу пяти пальцев. Аналогичным образом можно подвести итоги недели, месяца, года и любого другого промежутка времени. Вся разница будет заключаться лишь в масштабе рассматриваемых событий.
3. Памятка «Способы успешного использования времени»
Учащимся в малых группах по 4-5 чел. предлагается самостоятельно, с помощью «мозгового штурма», исходя из проанализированных причин потери времени, найти способы управления временем и выбрать самые эффективные.
Затем выслушивается каждая группа, предложенные способы фиксируются на доске ведущим.
Далее ведущий обобщает предложенные способы, дополняет не названными, предлагая учащимся подготовленные памятки.
4. Рефлексия
- что удивило на сегодняшнем занятии?
- чему вы сегодня научились?
- что узнали нового?
- чем довольны, какие вопросы остались неразрешенными?