Тайм-менеджмент - технология организации времени и повышения эффективности его использования.
Управление временем - это действие или процесс тренировки сознательного контроля над временем, потраченным на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность.
Тайм-менеджмент - это технология, позволяющая использовать невосполнимое время жизни в соответствии с личными и профессиональными целями и ценностями.
В тайм-менеджменте можно выделить несколько основных принципов:
Целеполагание (постановка целей)
Цель - это фиксация результата, который должен быть достигнут за определённый период времени. По-другому, это образ желаемого результата. Цель должна быть чётко сформулирована. Иначе в конечном итоге может быть достигнут результат, отличающийся от запланированного. Цель должна быть ориентирована на результат и выполнима в определённом временном измерении (документ, мероприятие, методическая разработка и т.п.).
Поэтапное достижение цели
Любые сложные задачи разбивать на мелкие до тех пор, пока не станет ясно, что именно для выполнения своего плана вы сможете сделать уже сегодня и прямо сейчас. При этом важно правильно рассчитать свои возможности, ресурсы (написание ООП, Годового плана работы и т.п.).
Планирование времени
Планирование времени - это подготовительный этап к успешной реализации цели. Планирование времени позволяет наметить шаги достижения поставленных целей и спрогнозировать, сколько времени на это потребуется. Затрачивая чуть больше времени на планирование, можно сократить срок исполнения и сэкономить время и силы в целом.
Планирование в тайм-менеджменте может быть жестким и гибким. Жесткое - наметить четкий план, где каждое дело привязано к определенному времени, и этому плану следовать. Оно удобно в масштабах года (Годовой план работы). Гибкое планирование удобно для плана дня (циклограмма на день). В течение дня выполнение дел осуществляется в той последовательности и когда именно, в зависимости от ситуации.
При планировании времени важно учитывать:
- Ранжирование дел: «срочно» - «может подождать». Что-то требуется выполнить прямо сейчас, что-то может подождать до следующей недели.
- Планирование дня (циклограмма)
- Рациональное использование плана на месяц.
- Появление непредвиденных дел (консультативная помощь родителям, педагогам; решение производственных вопросов; выполнение функциональных обязанностей в качестве дежурного администратора и т.п.), на которые необходимо оставлять 30% рабочего времени. Кроме того, важно иметь возможность сказать «нет», если появляются ситуации, в которых необходимо делать то, что не входило в планы работы.
Расстановка приоритетов
Выполнение самых трудных и важных дел, не откладывая их на потом.
Метод Эйзенхауэра - техника расстановки приоритетов. Он выделил следующие 4 категории ежедневных дел по критериям - важности и срочности:
Категория А: Важные и срочные
Сюда входят все неотложные дела, все то, что необходимо выполнить без промедления (проведения контроля, отчеты, заявки и т.п.)
Категория Б: Важные и не срочные
В этой группе должны быть сосредоточены дела, которые приближают к цели - самые полезные задачи. Они касаются личностного развития. (подготовка и организация ОМО, участие в конкурсах и методических мероприятиях, разработка положений конкурсов и т.п.)
Категория В: Не важные и срочные
Выполнение этих дел никак не приблизят к достижению цели. В этой категории скапливаются срочные дела, не относящиеся к непосредственным обязанностям. (отчеты для смежных ведомств и отделов - Роспотребнадзор, ГИБДД, Отдел безопасности, подача сведений в РСЭМ и т.п.)
Категория Г: Не важные и не срочные
Эта категория ежедневных дел, не позволяющих повысить эффективность достижения цели. Однако они часто бывают интересными и даже приятными. (разговор с коллегами по телефону в рабочее время; обсуждение вопросов, не относящихся к рабочему процессу и т.п.
Делегирование задач
Делегирование - это способ эффективного управления, при котором происходит передача задачи, а также полномочий и ответственности на выполнение другим лицам. При планировании времени очень важно установить, какую работу вы должны выполнить лично, а какую можно перепоручить (делегировать) (разработка положений конкурсов, оформление выставок, участие специалистов в родительских собраниях и т.п.)
Самоконтроль
Постановка цели, делегирование задач, планирование и выделение приоритетов - этапы, реализация которых предусматривает самоконтроль. Важным является контроль за исполнением и эффективностью реализации поставленных целей. Своевременное выполнение намеченных задач, направленных на достижение поставленной цели, полностью зависит от самоорганизации, саморегуляции и самоконтроля старшего воспитателя. Поэтому в тайм-менеджменте важно учитывать свои индивидуальные особенности: тип темперамента и хронотип (индивидуальные особенности суточных ритмов организма).
Вывод: Время - это невосполнимый ресурс. Оно уходит безвозвратно. Но при помощи личного тайм-менеджмента можно получить выигрыш во времени в 25-30%, если выполнять два простых правила:
- Не откладывай на завтра то, что можно сделать сегодня.
- Сделал дело - гуляй смело.