Управление созданием системы электронного документооборота (в условиях общеобразовательной школы)

В последнее время происходит стремительное развитие информационных технологий. Это связано с тем, что во всем мире возросли информационные потоки. Объем информации, который используется сегодня в процессе функционирования общеобразовательной школы, постоянно увеличивается, а текущая информация часто изменяется. Поэтому должностным лицам школы, ответственному за ведение документооборота и другим участникам образовательного процесса приходится вносить и изменять новые данные в соответствующие документы вручную, что отнимает много сил и времени. Это негативно сказывается на эффективности работы школы. Кроме того, ведение документооборота традиционным способом ухудшает качество обучения школьников, поскольку в документооборот вовлечены не только административно-управленческий аппарат школы, но и учителя, на которых ложится дополнительная нагрузка, связанная с оформлением документов и предоставления необходимых отчетов руководству, поскольку, как правило, большинство учителей являются классными руководителями.

В настоящее время многие организации используют в своей деятельности различные информационные системы, облегчающие работу персонала. Это не только информационные системы, которые предназначены для управления организацией в целом, но и информационные системы управления документооборотом организации, которые предназначены для перевода всего объема документации организации в электронный вид, что повышает удобство обработки документов, а также повышает эффективность функционирования предприятия, посредством уменьшения времени, затрачиваемого для оформления и обработки документов. На сегодняшний день автоматизация документооборота учреждений образования также необходима, как автоматизация бухгалтерского учета в середине девяностых годов прошлого века. Причин этому много. Во-первых, информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные. Во-вторых, утеря информации или ее попадание в чужие руки может обойтись весьма дорого. Можно выделить ряд проблем, общих для тех, организаций, где работа с документами ведется традиционным способом: документы теряются; накапливается множество документов, назначение и источник которых неясны; документы и информация, содержащаяся в них, попадает в чужие руки; тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа и формирование тематической подборки документов; создается несколько копий одного и того же документа – на бумагу и копирование документов тратиться немало средств; на подготовку и согласование документов тратится много времени.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет решить все эти проблемы, а также: обеспечит согласованную работу всех подразделений сферы образования; упростит работу с документами, повысит ее эффективность; повысить производительность труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов; повысит оперативность доступа к информации; позволит разграничить права доступа сотрудников к информации.

Актуальность выбранной темы проекта обусловлена необходимостью повышения эффективности работы общеобразовательной школы, посредством уменьшения времени, необходимого для заполнения всей учетной и учебной документации. Внедрение системы электронного документооборота является перспективным и актуальным в свете последних инициатив президента РФ.

В связи с вышеизложенным считаю, что назрела необходимость модернизации системы ведения документооборота в общеобразовательной школе, посредством перевода ее на электронную основу, что в дальнейшем позволит отказаться от традиционной формы документооборота.

Цель: автоматизация документооборота для сокращения временных затрат должностных лиц образовательного учреждения в процессе решения повседневных задач, что позволит вывести образовательное учреждение на новый уровень развития, а также повысить уровень материально-технического оснащения организации.

Способ достижения цели: комплексная автоматизация процесса делопроизводства в общеобразовательной школе и использование ее в повседневной деятельности.

Задачи:

• сокращение внутреннего и внешнего документооборота, оперативность поиска информации и принятия решения;
• перевод на безбумажную технологию: избавление от рутинного и отнимающего много времени труда в делопроизводстве, планировании учебного процесса;
• ведение отчётности в электронном виде;
• создание “портфелей отчетности” классного руководителя, учителя-предметника, руководителя предметных объединений, завуча;
• размещение “портфелей отчетности” в локальную сеть;
• контроль за исполнением распоряжений директора;
• формирование единой БД по сотрудникам;
• автоматизация всех видов отчетности школы;
• ведение электронного архива по всем видам документации, используемой общеобразовательным учреждением;
• совершенствование административно-управленческой работы;
• передвижение электронной отчетности в локальной сети посредством внутренней электронной почты.

Сроки реализации проекта: 2013–2016 гг.

Проект осуществляется педагогическим коллективом общеобразовательной школы при участии всех должностных лиц и учащихся. Проект предусматривает 3 последовательных этапа реализации, рассчитанных на три года.

1) Разработка нормативно-правовой базы.

2) Информирование участников образовательного процесса о задачах предстоящей работы по ведению электронной документации.

3) Инвентаризация кадровых, материально-технических ресурсов.

4) Организация приобретения технических средств, необходимых для реализации проекта.

5) Организация курсовой подготовки преподавателей и сотрудников школы по вопросам использования программного обеспечения.

1) Поиск и апробация необходимого программного обеспечения.

2) Автоматизация традиционных систем ведения документов.

3) Получение первых результатов эксперимента по ведению документооборота.

1) Подведение итогов работы.

2) Разработка методических рекомендаций по использованию модели ведения электронного документооборота.

3) Подготовка отчетов по итогам реализации проекта.

План основных действий. (Приложение 1)

Для координации работ, связанных с ведением электронного документооборота в общеобразовательном учреждении рекомендуется в штатное расписание общеобразовательных учреждений ввести должность заместителя директора по информатизации (системного администратора). Системный администратор решает технические вопросы по направлениям:
– внедрение и обслуживание технических и программных средств;
– поддержка работы локальной сети школы и Интернет-сервера;
– техническая поддержка учителей и сотрудников школы по вопросам использования ПО;
– обеспечение надежного хранения информации, её своевременного резервного копирования и восстановления;
– обеспечение доступа к информации со всех рабочих мест.

Эффективность применения специального программного обеспечения во всем образовательном процессе определяется ИКТ-компетентностью его участников, поэтому учителя и сотрудники школы должны пройти обучение на соответствующих курсах повышения квалификации. Педагоги также проходят дистанционное обучение по базовым компьютерным компетенциям. Проводятся учебные семинары по обмену опытом использования ИКТ в учебном процессе.

Необходимо разработать нормативные документы (должностные инструкции). (Приложение 2).

Функциональной единицей образовательного учреждения являются компьютеризированные рабочие места, предназначенные для:
– работы с текстами, таблицами, базами данных;
– получения информации из Интернет;
– ввода информации;
– проведения исследований;
– компьютерного моделирования.

Реализация рабочих мест осуществляется на базе универсальных компьютеров (в состав которых входят системный блок, монитор, клавиатура, мышь, звуковые колонки или наушники) с различными периферийными устройствами: черно-белый лазерный принтер, цветной струйный принтер, сканер формата А4; мультимедийный проектор. Большая часть из перечисленного оборудования имеется в ОУ. Для реализации рабочих мест необходимо приобрести дополнительное оборудование.

Учредитель в лице Комитета по образованию, бюджетные средства, спонсорская помощь, грантовые проекты.

Смета расходов. (Приложение 3)

1. Сокращение внутреннего и внешнего документооборота, оперативность поиска информации и принятия решения.
2. Увеличение скорости внесения, изменения и поиска информации и подготовки отчетов.
3. Повышение эффективности работы общеобразовательной школы в целом.
4. Автоматизация управления и организации учебно-воспитательного процесса.
5. Автоматизация системы документооборота и отчетности.
6. Ведение электронного портфолио учителя и учащихся.
7. Повышение производительности труда за счет автоматизации деятельности.
8. Оперативное получение и автоматический анализ информации об учебном процессе для принятия управленческих решений, сокращение штатов заместителей директора по УВР, экономия времени.
9. Доступ к сведениям о сотрудниках, учащихся, родителях.
10. Мониторинг движения учащихся, своевременности заполнения журналов.
11. Автоматизированное составление отчётности для Комитета по образованию, возможность выполнения учителями ряда обязанностей в каникулярное время на дому – не приходя в школу.
12. Ведение электронного классного журнала.
13. Автоматическое получение всех стандартных отчётов об успеваемости и посещаемости, иных справок.
14. Ведение календарно-тематических планов.

– материально-техническое обеспечение;
– программное обеспечение;
– кадровый потенциал.