Информационное обеспечение образовательного менеджмента

Нельзя бесконечно совершенствовать производство, не совершенствуя процесс управления.
Из заповедей процветающего менеджера

В современном образовании, осуществляющем мониторинг и диагностику, личностно-ориентированное и развивающее обучение, поток информации, получаемой участниками образовательного процесса, многократно увеличивается.

Работа с информацией играет важнейшую роль в управленческой деятельности руководителя образовательного учреждения. Однако в реальности при реализации своей информационно-аналитической деятельности руководитель сталкивается с рядом проблем. Возникают трудности при сборе, хранении, а главное обработке больших объемов информации, которая может не точно отражать изменения, происходящие в течение года.

На сегодняшний день решить эти проблемы управленцу может помочь применение новых информационных технологий. При этом термин “новые информационные технологии” (НИТ) употребляется в значении: информационные технологии, использующие персональный компьютер и телекоммуникационные средства. Компьютер позволяет быстро обрабатывать большие объемы информации, производить подсчеты, хранить в структурированном виде большие информационные массивы, быстро осуществлять поиск необходимых данных, представлять информацию в удобно оформленном виде. Но внедрение НИТ в процесс управления образовательной системой может быть эпизодичным, не охватывать все сферы управленческой деятельности.

В нашем учебном заведении разработан и апробируется Проект информатизации образовательного пространства, в соответствии с которым проведена большая работа по внедрению ИКТ в работу преподавателей, руководителей групп, администрации. Этому предшествовало:

• анализ обеспеченности программно-техническими ресурсами;
• определение информационных ресурсов для обработки с помощью этого проекта;
• создание координационного совета.

Координационный совет определил основной целью проекта – создание условий для построения в техникуме эффективной сбалансированной деятельности ориентированной на внутреннее потребление и экспорт информационных технологий и услуг, базирующихся на следующих принципах:

• четкого разделения сфер ответственности и принципов деятельности в области ИКТ;
• максимального использования интеллектуального и кадрового потенциала;
• гармоничного вхождения участников образовательного процесса в сферу ИКТ;
• равноправное вхождение участников образовательного процесса в техникумовскую информационную сеть.

Для достижения этих целей необходимо решить следующие задачи:

1. Обеспечить эффективность коммуникации и взаимодействия служб образовательного учреждения на основе использования современных информационных технологий;
2. Обеспечить условия для повышения эффективности и масштаба использования информационных технологий всеми участниками образовательного процесса;
3. Обеспечить повышение уровня переподготовки кадров на базе ИТ, общедоступных информационных ресурсов и баз данных;
4. Создание телекоммуникационной инфраструктуры образовательного учреждения, обеспечивающий публичный сектор техникумовской информационной сети;
5. Привлечение студентов к разработке программных продуктов в рамках развития навыков в области “информационных технологий”;

Основные мероприятия:

1. Разработка программных продуктов для использования в процессе управления ОУ, учебным и внеучебным процессом.
2. Создание локальной общетехникумовской сети.
3. Поддержка электронных техникумовских СМИ (Web-сайт техникума, Web-сайты кабинета информатики, автоматизации деятельности администрации ОУ).

Ожидаемые конечные результаты реализации Проекта:

• создание единого информационного пространства ОУ;
• теоретическая и практическая подготовленность педагогов к использованию ИКТ в собственной педагогической деятельности и образовательном процессе;
• активизация в процессе профессионального саморазвития педагогов;
• создание единой базы данных по организации учебно-воспитательного процесса с использованием ИКТ и инфраструктур;
• электронный документооборот;
• использование телекоммуникационных технологий для обмена информацией, обеспечение открытого доступа к информации участниками образовательного процесса.

Осуществить комплексную информатизацию процесса управления образования целесообразно путем создания основополагающих информационных систем. Информационная система – это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. При этом для того, чтобы обеспечить функционирование информационных систем учреждения на всех уровнях управления и их взаимодействие между собой необходимо определить такие информационные системы, которые охватывали бы весь управленческий процесс в целом. В управлении техникумом, на наш взгляд, целесообразно выделить следующие основополагающие информационные системы: кадры, контингент, учебный процесс, воспитательный процесс, бухгалтерия. Каждая из этих систем решает свои задачи и обрабатывает свои информационные потоки.

Деятельность кадровой информационной системы направлена на подбор и расстановку необходимых специалистов, решение вопросов о повышении квалификации и аттестации педагогов, ведение всей служебной документации по педагогическим кадрам. Базы данных этой информационной системы формируют отдел кадров и методический кабинет.

Информационная система “Контингент” начинает формироваться с момента подачи первого заявления для поступления в ОУ. На этом этапе в БД “Абитуриент” находятся следующие сведения:

По результатам вступительных экзаменов эта БД продолжает заполняться, но уже содержит только данные поступивших студентов. К концу обучения эта БД дополняется следующими сведениями:

Год окончания	№ диплома	Дата выдачи	Специальность

Методический кабинет разрабатывает, формирует и заполняет информационную систему, состоящую из следующих БД:

1). БД “Электронный методический паспорт преподавателя” (отражает результативность преподавателя).

2). БД “Мониторинг качества подготовки специалистов” создана для хранения, обработки и анализа результатов профессиональной деятельности педагогов. Преподаватели заполняют стандартную таблицу-отчёт по успеваемости за семестр, которая автоматически высчитывает итоговые показатели: успеваемость (количество пятерок, четверок, троек и двоек), качество обучения, уровень обученности. По этим результатам проводится графический анализ в виде диаграмм, графиков, которые печатаются на бумаге и прилагаются к аналитическим документам о работе научно-методических объединений и творческих групп.

Шаблон-отчет, заполняется преподавателями-предметниками на бумажном носителе, потом эти данные вносятся в компьютер в том случае, если предметный кабинет не оснащен компьютером или не подключен к локальной сети техникума. Если преподаватель имеет компьютер и локальную сеть в кабинете, он представляет отчетную информацию в электронном варианте.

3). БД “Повышение квалификации и аттестации” (сроки и форма прохождения и другие данные).

4). БД “Посещение занятий” (электронный анализ, рекомендации).

Результаты посещения занятий отражаются в электронном матричном анализе, который позволяет проанализировать деятельность студентов и преподавателя, эффективность занятия, а прилагаемая диаграмма поможет руководителю дать четкие рекомендации преподавателю для принятия корректирующих мер.

Необходимые данные отправляются на сервер в общий банк данных для дальнейшей обработки и принятия организационных решений.

Служба “Учебная часть” заполняет базу данных “Результаты за семестр каждой учебной группы”. На основе этой БД автоматически формируется БД “Сводные ведомости”. По результатам последней БД заполняются выписки оценок в дипломы (рис. 1).

Рисунок 1.

Также ведется учет педчасов в БД “Учет часов” и составляется БД “Расписание занятий”.

Эти базы данных контролируются заместителем директора по УР.

Большие объемы данных по мониторингу учебного процесса накапливаются у заведующих отделениями. Это БД:

1. “Мониторинг успеваемости группы”
2. “Обучение по специальности”
3. “Итоги обучения на отделении”

У заведующих отделениям данные находятся в следующей структуре (рис. 2):

Рисунок 2.

Данные заносятся только в блок “группы”. Благодаря возможностям программы MS Excel, в базах данных “Курс”, “Специальности” и “Отделение” организовано автоматическое заполнение сводных таблиц по успеваемости и качеству обученности студентов техникума, графический анализ результатов за период обучения, сравнительный анализ за три последних года, учет “отличников”, “хорошистов” и “неуспевающих”.

Каждый месяц руководитель группы или староста сдает отчет-ведомость успеваемости и посещаемости студентов группы. В техникуме разработаны шаблоны отчетов в бумажном и в электронном варианте.

Для каждой группы создается Книга “Мониторинг успеваемости группы”, содержащая ведомости успеваемости за каждый месяц, предварительной аттестации и итоговые.

В таблице “Мониторинг успеваемости группы” наглядно просматриваются данные по количеству обучающихся в группе, количеству успевающих, отличников, студентов, имеющих одну четверку и одну тройку (наш резерв обучающихся выше базового уровня), количество обучающихся, показавших знания ниже базового уровня. Примечания помогают восстановить фамилии преподавателей, ведущих дисциплину. По результатам качества и степени обученности выстраивается диаграмма, демонстрирующая успехи группы.

Эти Книги группируются по курсам, а также по специальностям, объединяя сведения в единую базу данных. Проанализировать результаты можно, проведя сравнение по отделениям.

В техникуме также созданы БД “Практика” и “Трудоустройство”. По этим данным можно составить информационную справку, отражающую следующие сведения:

• поступление наших выпускников в ВУЗы (по специальности, не по специальности);
• количество работающих выпускников (по специальности, не по специальности);
• предприятия города, на которых востребованы наши выпускники и др.

Электронный документооборот также осуществляется и на заочном отделении нашего образовательного учреждения.

Заместитель директора по воспитательной работе систематизирует данные в ИС “Воспитательная работа”. В этой системе формируются свои базы данных.

Пример базы данных “Воспитательная работа” показан на рисунке 3:

 

Рисунок 3.

Итак, в техникуме успешно реализуется Проект информатизации образовательного пространства.

Ближайшая перспектива — создание и продуктивное функционирование информационного центра как неотъемлемой части образовательного пространства техникума, который позволит удовлетворить потребность участников образовательного процесса в оперативном получении информации и качественном ее использовании.

Актуальными задачами на сегодняшний день являются:

• совершенствование и наполнение информационного пространства техникума учебным и информационным материалом;
• более широкое использование информационных технологий в образовательном процессе;
• переработка имеющегося учебного и методического материала в электронную форму и создание информационной базы данных;
• создание эффективной и понятной рядовому пользователю автоматизированной системы управления образовательным учреждением;
• создание условий эффективного использования возможностей информационной среды Интернет.

Внедрение информационных технологий в управление образовательным учреждением будет способствовать:

• Изменению образовательной ситуации в сторону осмысленности, большей определенности и целенаправленности.
• Высвобождению временных ресурсов всех участников учебно-воспитательного процесса.
• Активизации познавательной деятельности учащихся и осуществлению не декларативного, а реального личностно-ориентированного обучения.

Таким образом, мы создаем единое, открытое, доступное педагогам, студентам и их родителям, управленцам, другим специалистам информационное пространство, целостную информационную среду, комплексно отражающую деятельность техникума и его элементов.

Приложение