Технология работы создания однотабличной базы данных «Ателье» состоит из следующих этапов:
- I этап. Создание таблицы.
- II этап. Создание формы.
- III этап. Создание запроса.
- IV этап. Создание отчета.
Задание 1. Запустите программу Microsoft Access. В Области задач выберите параметр Новая база данных или щелкните по кнопке Создать. Создайте файл с именем Ателье (Ф. И. класс) и сохраните его в папке Мои документы. Появится окно базы данных (рис.1). Панель в левой части окна представляет виды объектов, с которыми работает программа. Прежде, чем начать непосредственную работу по созданию базы данных, остановимся на характеристиках основных объектов программы, с которыми мы будем работать.
Рис. 1. Диалоговое окно базы данных
Таблица - это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу.
Форма - объект Microsoft Access, предназначенный, в основном, для ввода данных. В форме можно разместить элементы управления, применяемые для ввода, изображения и изменения данных в полях таблиц.
Запрос – объект, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц.
Отчет - объект базы данных Microsoft Access, предназначенный для печати данных в удобном и наглядном виде.
Предположим, что создаваемая нами база данных Ателье содержит следующие сведения:
- Фамилия, имя, отчество работника ателье
- Фамилия, имя, отчество заказчика изделия, предназначенного для пошива
- Дата приемки заказа
- Наименования изделия, предназначенного для пошива
- Стоимость заказа
- Произведена ли предоплата за работу
Создание базы данных начнем с формирования таблицы в режиме Конструктора, т.к. в этом режиме можно самостоятельно задать имена полей, выбрать их тип и настроить свойства. Чтобы создать таблицу в режиме конструктора, нам остается только щелкнуть кнопку 
, т.к. в пункте Таблицы уже выделено необходимое нам Текстовое поле Создание таблицы в режиме Конструктора. Сразу появится окно (рис.2) для выбора режима создания новой таблицы. Выберите Конструктор. Нажмите кнопку ОК.
Рис.2. Окно Новая таблица
Появится окно Таблица (рис. 3), которая состоит из трех столбцов: Имя поля, Тип данных, Описание. Здесь можно задать имена полей, выбрать их тип и настроить свойства.
Рис.3. Окно Таблица в режиме Конструктора
Итак:
Имя поля - определяет имя поля в таблице. Это имя не должно совпадать с именем другого поля в этой таблице. Microsoft Access различает поля по их именам. После того как имя поля задано в режиме таблицы, оно является заголовком столбца таблицы.
Тип данных - определяет тип данных, сохраняемых в поле таблицы. В каждое поле допускается ввод данных только одного типа. Программа Microsoft Access предлагает несколько типов данных. Вот те, которые нам потребуются при работе:
- текстовый — одна строка текста (до 255 символов);
- числовой — числовое значение любого типа;
- денежный — значение, выраженное в денежных единицах;
- дата/время — значение, содержащее дату или время;
- логический — значение true(истина) или false (ложь).
Описание - текст, содержащий описание объекта, а также описание отдельных полей таблицы.
Задание 2. Создайте таблицу в режиме Конструктора с заданными именами полей, типами данных и описаниями в соответствии с Рис. 4.
Рис. 4. Заполненное окно Таблица в режиме Конструктора
Для сохранения таблицы нажмите кнопку Сохранить (
) или в Горизонтальном меню программы выберите пункт Файл – Сохранить как …. В появившемся окне Сохранение (рис. 5) присвойте имя таблице по своему усмотрению. На предложение Создать ключевое поле ответьте отказом.
Рис. 5. Окно сохранения таблицы
Перейдите к заполнению таблицы, выбрав в Горизонтальном меню пункт Вид – Режим таблицы (рис. 6).
Рис. 6. Выбор Режима таблицы
Задание 3. Заполните базу данных в виде таблицы (рис. 7) данными в соответствии с указанными полями (10-15 записей).
Примечание: В ателье работает всего пять человек.
Если ширина столбцов не соответствует размеру введенных в них записей, например, столбец нумерации слишком широкий, а текстовые записи не просматриваются целиком, то в этом случае ширину каждого столбца можно изменить. Чтобы изменить ширину столбца, установите указатель мыши в строке заголовка на правую границу столбца и переместите границу столбца или установите указатель мыши в строке заголовка на правую границу столбца и дважды щелкните левой клавишей мыши. В этом случае ширина столбца подгоняется под самую длинную запись столбца, учитывая заголовок. Заполняемая таблица будет выглядеть, как показано на Рис.7.
Рис. 7. Пример заполнения базы данных в режиме Таблицы данными
Но гораздо удобнее заполнять таблицу с использованием такого объекта СУБД, как Форма, т.к. она является созданным пользователем графическим интерфейсом для ввода данных в базу.
Задание 4. Создайте форму и введите через нее еще 10-15 записей.
Для создания формы выберите объект Форма и щелкните кнопку 
. В открывшемся окне Новая форма выберите пункт Мастер форм (рис. 8).
Появится окно Создание форм, предназначенное для выбора полей. Нажмите кнопку 
, для вывода всех полей в создаваемую форму и затем кнопку Далее.
Появится окно Создание форм для выбора внешнего вида. Выберите внешний вид формы «в один столбец» и нажмите кнопку Далее.
Появится окно Создание форм, предназначенное для выбора стиля. Введите стиль формы Стандартный (можно выбрать произвольно). Нажмите кнопку Далее.
Появится окно Создание форм для задания имени формы. Зададите имя формы (или оставьте предложенное). Нажмите кнопку Готово.
Появится окно формы для заполнения базы (рис. 9).
Рис. 9. Форма
По окончании ввода записей выполните команду пункта меню Записи – Обновить. Откройте таблицу в режиме Таблицы и убедитесь в пополнении базы данных введенными записями.
Продолжение будет представлено в 2009/2010 учебном году.