I. Общее положение
1.1. Настоящее Положение о работе со сведениями разработано в соответствии со ст. 139 Гражданского Кодекса РФ (далее ГК РФ), Трудового Кодекса РФ (подп. п. 6 ст 81 ТК РФ), ФЗ от 29.07.2004 № 98 – ФЗ “О коммерческой тайне”, а также локальных актов МДОУ; регулирует вопросы, связанные с обеспечением конфиденциальности служебной тайны МДОУ “Детский сад комбинированного вида № 75” (далее МДОУ № 75), в том числе понятие коммерческой тайны МДОУ, правила доступа работы и хранения сведений, контроля за их соблюдением, вопросы ответственности.
1.2. Служебная тайна, коммерческая тайна – это конфиденциальные сведения, полученные работниками органов муниципальной власти; информация, полученная работником МДОУ при осуществлении служебных обязанностей. Служебную тайну МДОУ составляют персональные данные работника, персональные данные воспитанников и их законных представителей.
1.3. Под информацией, составляющей коммерческую тайну МДОУ, понимается научно-техническая, технологическая, производственная, финансово-экономическая или иная информация (в том числе составляющая секреты производства (ноу-хау)) Работодателя или связанных с Работодателем физических и юридических лиц, которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введен режим коммерческой тайны.
1.4. Под разглашением информации, составляющей коммерческую тайну МДОУ, понимается действие или бездействие, в результате которых информация, составляющая коммерческую тайну, в любой возможной форме (устной, письменной, иной форме, в том числе с использованием технических средств) становится известной третьим лицам без согласия обладателя такой информации (Работодателя или связанных с Работодателем физических и юридических лиц).
1.5. Под режимом коммерческой тайны понимаются предусмотренные настоящим Положением, а также прочие правовые, организационные, технические и иные принимаемые Работодателем меры по охране конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну.
1.6. Ответственным за обеспечение режима конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну МДОУ является Руководитель.
1.7. На документе или ином носителе, содержащем информацию, составляющую коммерческую тайну, проставляется гриф “Коммерческая тайна” с указанием даты, фамилии и подписи лица, поставившего гриф.
Правом проставлять такой гриф обладает только Руководитель МДОУ либо иное письменно уполномоченное им лицо.
Наличие грифа “Коммерческая тайна” на документе или ином носителе означает, что информация, содержащаяся на данном документа или ином носителе, относится к коммерческой тайне, даже если информация, содержащаяся на данном носителе, прямо не отнесена к информации, составляющей коммерческую.
Отсутствие грифа “Коммерческая тайна” на документе или ином носителе само по себе не означает, что информация, содержащаяся на данном документе или ином носителе, не относится к коммерческой тайне, за исключением случаев, когда такая информация указана в Перечни № 2. (Приложение)
Ответственный за обеспечение режима конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну, является Руководитель ДОУ, который осуществляет общее руководство и несет ответственность за все вопросы, связанные с охраной коммерческой тайны. Руководителю подчиняются лица, осуществляющие допуск хранения сведений, составляющих коммерческую тайну.
1.8. Сотрудники обязаны держать в секрете любую информацию о том, что происходит в ДОУ. Эта информация не должна разглашаться сотрудником никому, даже собственной семье и самым близким друзьям. Исключения из этого правила устанавливаются законом и возможны только на основании строгих процедур.
1.9. Не допускается разглашение и несанкционированное ДОУ использование инсайдерской информации, то есть такой учрежденческой информации, которая предназначена исключительно для служебного пользования. Такая информация используется для принятия стратегических решений и позволяет получить Банку конкурентное преимущество. Ее разглашение и использование могут нанести существенный материальный ущерб ДОУ и причинить вред его репутации.
1.9.1. Использование и передачи третьим лицам инсайдерской информации в личных целях является нарушением настоящего правила.
1.9.2. Сотрудники должны соблюдать требования в отношении обмена учрежденческой информации и документации и их хранения в соответствии с установленными правилами.
1.9.3. Сотрудники должны пользоваться только той учрежденческой информацией, которая относится к их непосредственным функциям. ДОУ обеспечивает конфиденциальность документов, содержащих медицинские и личные данные о сотрудниках, воспитанниках. При этом работники Учреждения обязаны соблюдать врачебную тайну. Документы, содержащие медицинские и личные данные не должны распространяться или обсуждаться за пределами ДОУ, за исключением случаев, одобренных самим сотрудником или предусмотренных требованиями закона.
1.9.4. Документы, данные и информация, находящиеся в собственности, пользовании МДОУ, должны быть точными и полными. Сотрудник несет личную ответственность за достоверность информации, отчетов и документов, находящихся в его компетентности, а также своевременности их подготовки.
1.10. Разглашение коммерческой тайны МДОУ может осуществляться в следующих случаях:
1.10.1. По письменному запросу уполномоченного государственного органа.
1.10.2. По прямому письменному указанию связанных с работодателем физических и юридических лиц, обладающих соответствующей коммерческой тайной.
1.10.3. В случае если информация, составляющая коммерческую тайну, стала известна третьим лицам из иных источниках. В иных случаях по письменному указанию руководителя Учреждения.
Разглашение коммерческой тайны ДОУ может осуществляться только по предварительному письменному согласованию с руководителем Учреждения.
II. Права и обязанности лиц, получивших доступ к информации, составляющих коммерческую тайну ДОУ.
2.1. Нотариус обязан сохранить в тайне сведения, которые стали ему известны в связи с осуществлением его профессиональной деятельности в отношении ДОУ.
2.2. Тайну банковского счета и банковского вклада, операций по счету гарантирует ст. 857 ГК РФ и ст. 26 ФЗ “О банках и банковской деятельности”.
2.3. Сотрудники ДОУ обязаны сообщать руководителю о любых фактах, связанных с соблюдением настоящего Положения и с его нарушением. Они руководствуются правилами настоящего Положения, собственными суждениями и здравым смыслом.
2.3.1. При отсутствии уверенности в том, какие именно действия следует предпринять в той или иной ситуации следует обращаться к своему руководителю.
2.3.2. Если возникает подозрение относительно фактического и возможного нарушения настоящего Положения, законов или правил внутреннего распорядка.
2.3.3. Любой сотрудник, сообщивший о факте нарушения действующих правил имеет право на конфиденциальность и защиту со стороны Учреждения.
2.3.4. Сотрудники ДОУ должны соблюдать тайну сообщений, то есть не получать доступ к сообщениям в любой форме (письмам, прослушиванию разговоров по параллельному телефону, текстовым сообщениям по мобильному телефону и т.п.) без согласия лиц, делающих такое сообщение.
2.4. Лица, получившие доступ к информации, согласно перечню, обязаны:
2.4.1. Выполнять установленный работодателем режим коммерческой тайны.
2.4.2. Не разглашать и не использовать информацию, составляющую коммерческую, служебную тайну в личных целях.
2.4.3. Не разглашать информацию, составляющую коммерческую, служебную тайну в период срока действия трудового договора и после прекращения трудового договора в течение 3-х лет.
2..4.4. Возместить причиненный работодателю ущерб, если работник виновен в разглашении информации, составляющей коммерческую, служебную тайну, ставшей ему известной в связи с исполнением им трудовых обязанностей.
2.4.5. Передать работодателю при прекращении или расторжении трудового договора имеющиеся в пользовании работника материальные носители информации, содержащие информацию, составляющие коммерческую, служебную тайну.
2.5. Руководитель несет ответственность за организацию надлежащего ознакомления сотрудников ДОУ с настоящим Положением и обязан:
2.5.1. Ознакомить под расписку работника, доступ которого к информации, составляющей коммерческую и служебную тайну, необходим для выполнения им своих трудовых обязанностей, с перечнем информации, составляющей коммерческую, служебную тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты;
2.5.2. Ознакомить под расписку работника с установленными работодателем режимом коммерческой, служебной тайны и с мерами ответственности за его нарушение;
2.5.3. Создать работнику необходимые условия для соблюдения им установленного работодателем режима коммерческой, служебной тайны.
2.6. Руководитель, получивший сообщение от подчиненных им сотрудников обязан:
2.6.1. Предпринять в пределах своей компетенции безотлагательные действия для предотвращения негативных последствий, которые могут возникнуть из-за просрочки проведения необходимых мер;
2.6.2. Предоставить письменные предложения по дальнейшим мероприятиям в связи с полученным сообщением в выборный орган работников, в комиссию по трудовым спорам и другие вышестоящие организации;
2.6.3. Принимать решение о проведении необходимых мероприятий и о проведении внутреннего расследования.
2.7. Внутреннее расследование проводится группой сотрудников, назначенных приказом руководителя Учреждения, в составе трех человек из лиц, ответственных за хранение и сбор конфиденциальной информации.
2.8. Члены группы расследования имеют право:
2.8.1. Получать устные и письменные объяснения от любого сотрудника Учреждения и любых третьих лиц по вопросам, относящимся к предмету расследования;
2.8.2. Требовать от любых сотрудников Учреждения предоставления документов, и имеющих отношения к расследуемым фактам;
2.8.3. По согласованию с руководителем Учреждения привлекать сотрудников разных подразделений для проведения мероприятий в рамках расследования.
2.9. Результаты расследования рассматриваются совместно с руководителем Учреждения, который принимает решение по предложениям группы расследованию.
2.10. Сотрудники оказывают необходимые содействия при проведении внутренних расследований. Они обязаны выполнять требования членов группы расследования. Отказ от выполнения таких требований, предоставления ложных сведений или введения в заблуждения членов группы расследования является нарушением настоящего Положения и служит основанием для немедленного прекращения трудовых отношений.
III. Правила допуска к сведениям, составляющим коммерческую, служебную тайну
3.1. Правом допуска лиц к информации, составляющей коммерческую, служебную тайну Учреждения, обладают:
3.1.1. Руководитель организации – по всем вопросам деятельности Учреждения.
3.1.2. Лица, указанные в Перечне Положения, - по вопросам, относящимся к их компетенции, и в отношении работников подконтрольного им направления (подразделения).
3.2. Допуск оформляется на основании заявления работника о допуске его к определенной информации. В заявлении указываются причины, по которым работнику необходима эта информация. В случае если работник планирует осуществлять копирование информации, составляющей коммерческую, служебную тайну, с использованием технических средств, то работник в своем заявлении также должен указать на это обстоятельство.
3.3. Заявление рассматривается лицами, указанными в Перечне настоящего Положения, в течение трех рабочих дней с момента его поступления.
3.4. По итогам рассмотрения поступившего заявления одно из лиц, указанных в Перечне настоящего Положения, принимает решение о допуске или недопуске лица к запрашиваемой им информации и издает приказ (распоряжение) по подконтрольному направлению (подразделению).
3.5. Приказ (распоряжение), указанный в п. 4.4. настоящего Положения, вступает в силу немедленно, а в случае допуска лица к запрашиваемой им информации – не ранее даты его ознакомления под расписку с нормами настоящего Положения.
3.6. Приказ (распоряжение), разрешающее копирование информации, составляющей коммерческую, служебную тайну, с использованием технических средств подлежит обязательному предварительному утверждению руководителем Учреждения.
IV. Правила работы со сведениями, составляющими коммерческую, служебную тайну
4.1. Получение носителей с информацией, составляющей коммерческую, служебную тайну, осуществляется с проставлением соответствующих записей в журнале работы с информацией, составляющей коммерческую, служебную тайну.
4.2. Работа с информацией, составляющей коммерческую, служебную тайну, осуществляется в изолированном помещении, специально выделенном для работы с информацией, составляющей коммерческую, служебную тайну.
4.3. При работе с документами или иными носителями, содержащими коммерческую, служебную тайну, не допускается проставлять на них пометки, наносить повреждения (в том числе, вырезать отдельные части, подвергать термической, световой обработке, загибать углы и т.д.), потреблять продукты питания или осуществлять иные действия, которые могут причинить вред носителям информации, составляющей коммерческую, служебную тайну.
4.4 По завершении работы носители коммерческой, служебной тайны подлежат возврату с проставлением соответствующих записей в журнале работы с информацией, составляющей коммерческую, служебную тайну.
4.5. Копирование информации, составляющей коммерческую, служебную тайну, с использованием технических средств допускается с разрешения руководителя Учреждения.
4.6. Перед копированием информации, составляющей коммерческую тайну, с использованием технических средств лицо, осуществляющее хранение этой информации проверяет у лица, обратившего с просьбой о копировании, наличие необходимого разрешения. В случае сомнений лицо, осуществляющее хранение информации, составляющей коммерческую, служебную тайну, обращается за письменными разъяснениями к руководителю Учреждения.
4.7. Информация о копировании носителей с информацией, составляющей коммерческую, служебную тайну, вносится в журнал работы с информацией, составляющей коммерческую, служебную тайну.
V. Правила хранения сведений, составляющей коммерческую, служебную тайну
5.1. Лицо, осуществляющее хранение информации, составляющей коммерческую, служебную тайну, назначается приказом руководителя Учреждения.
5.2. Лицо, осуществляющее хранение информации, составляющей коммерческую, служебную тайну, обязано:
5.2.1. Осуществлять хранение информации, составляющей коммерческую, служебную тайну.
5.2.2. Осуществлять копирование информации, составляющей коммерческую, служебную тайну по специальному запросу руководителя Учреждения, а также в порядке, предусмотренном в разделе 3, разделе 4 настоящего Положения.
5.2.3. Вести журнал работы с информацией, составляющей коммерческую, служебную тайну, и журнал учета входящей и исходящей документации.
5.2.4. Вести дела с информацией, составляющей коммерческую, служебную тайну.
5.2.5. Уничтожать информацию, утратившую свою полезность для организации.
5.3. Хранение информации, составляющей коммерческую, служебную тайну, осуществляется в бухгалтерии и архивной комнате с опечатанной дверью. Конкретное место хранения информации, составляющей коммерческую, служебную тайну, определяется приказом руководителя Учреждения.
5.4. В журнале работы с информацией, составляющей коммерческую, служебную тайну, отражается следующая информация:
5.4.1. При получении носителей с информацией, составляющей коммерческую, служебную тайну, проставляются:
5.4.1.1. дата и время получения информации, составляющей коммерческую, служебную тайну;
5.4.1.2. данные (реквизиты) приказа, на основании которого лицу предоставляется доступ к коммерческой, служебной тайне (приказ прилагается к журналу);
5.4.1.3. описание носителя, количество полученных документов или иных носителей коммерческой, служебной тайны;
5.4.1.4. фамилия, должность лица, подучившего доступ к коммерческой, служебной тайне
5.4.1.5. подпись лица, получившего доступ к коммерческой, служебной тайне.
5.4.2. При завершении работы с носителями информации, составляющей коммерческую, служебную тайну, осуществляется перерасчет возвращаемых носителей, проверяется их состояние и в журнале проставляется дата и время возврата носителей информации, составляющей коммерческую, служебную тайну. О случаях отсутствия всех или некоторых носителей либо повреждения носителей незамедлительно уведомляется руководитель Учреждения (лицо, его заменяющее).
5.4.3. При копировании информации, составляющей коммерческую, служебную тайну, с использованием технических средств в журнале отражаются количество и вид скопированных материалов, носитель, на который было осуществлено копирование.
5.5. В журнале учета входящей и исходящей документации отражаются все поступающие и выбывающие, в том числе временно, с мечта постоянного хранения носители с информацией, составляющей коммерческую, служебную тайну.
5.6. Уничтожение носителей, содержащих информацию, утратившую свою полезность для организации, осуществляется на основании приказа руководителя Учреждения в присутствии лица, осуществляющего хранение информации, составляющей коммерческую, служебную тайну, руководителя Учреждения, его заместителей с составлением акта об уничтожении носителей, содержащих информацию, утратившую свою полезность для организации.
VI. Контроль за соблюдением правил доступа, работы и хранения сведений, составляющей коммерческую, служебную тайну
6.1. Должностное лицо, уполномоченное контролировать соблюдение правил доступа, работы и хранения сведений, составляющих коммерческую, служебную тайну, -руководитель Учреждения.
6.2. К полномочиям лица, указанного в п. 6.1. настоящего Положения, относится проверка:
6.2.1. Соблюдения доступа к информации, составляющей коммерческую, служебную тайну;
6.2.2. Соблюдения правил работы с информацией, составляющей коммерческую, служебную тайну;
6.2.3. Соблюдения правил хранения информации, составляющей коммерческую, служебную тайну.
6.3. При осуществлении полномочий, указанных в п. 6.2. руководитель Учреждения вправе проверять:
6.3.1. Журнал учета входящей и исходящей документации и журнал работы с информацией, составляющей коммерческую, служебную тайну;
6.3.2. Акты об уничтожении носителей, содержащих информацию, утратившую свою полезность для организации;
6.3.3. Порядок учета приказов о допуске отдельных лиц к информации, составляющей коммерческую, служебную тайну;
6.3.4. Состояние помещения, используемого для хранения информации, составляющей коммерческую, служебную тайну.
6.4. Проверки осуществляются по усмотрению руководителя учреждения, но не реже одного раза в полгода.
VII. Ответственность за разглашение сведений, составляющих коммерческую, служебную тайну
7.1. Лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет коммерческую, служебную тайну, обязаны возместить причиненные убытки. Работник виновный в разглашении информации, составляющей коммерческую, служебную тайну, ставшей ему известной в связи с исполнением им трудовых обязанностей обязан возместить причиненный работодателю ущерб. К нарушителю применяется дисциплинарная административная и уголовная ответственность.
7.2. При разглашении врачебной тайны наступает дисциплинарная, административная и уголовная ответственность.
VIII. Заключение
8.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его подписания.
8.2. Хранение настоящего Положения осуществляется у руководителя Учреждения.
8.3. Сотрудники, указанные в Перечне должны быть ознакомлены с настоящим Положением и оформлением обязательства о соблюдении Положения. Указанное обязательство хранится в личном деле сотрудника, ответственного за сбор, хранение персональных данных.
8.4. Знание и соблюдение Положения оценивается не менее одного раза в год при проведении инструктажа по должностным обязанностям.
8.5. Настоящее Положение может пересматриваться по инициативе руководителя Учреждения. Любые изменения и дополнения к настоящему Положению действительны при условии, что они совершенны в письменной форме и подписаны лицами, ответственными за хранение коммерческой, служебной тайны.
8.6. Приложение к настоящему Положению является его неотъемлемой частью.