В связи с расширением экономических отношений с разными странами деловая переписка на английском языке приобретает большое значение.
Существуют установившиеся правила написания деловых писем, игнорировать которые нельзя. Так, каждое письмо начинается с вежливого обращения: Dear Sir, Sir, Gentlemen, Dear Sirs, Dear Madam и заканчивается письмо заключительным комплиментом:
Thank you for cooperation, – Благодарим за сотрудничество.
Thanking you in anticipation, – Заранее благодарим.
Yours faithfully, – C уважением.
Yours sincerely, – Искренне Ваш (В английских письмах ставится только после обращения по имени).
По сложившейся традиции на почтовых открытках не пишется обращение и заключительный комплимент.
Между вежливым обращением и заключительным комплиментом передается основное содержание письма, которое должно быть вежливо– нейтральным по содержанию, точным по смыслу и по возможности кратким. От того насколько близко вам удастся придерживаться этих принципов сложится мнение адресата о вас, как о специалисте. Основными частями письма являются следующие:
Заголовок, если письмо печатается на фирменном бланке, который расположен, как правило, в верхней части листа, посередине. Дата, располагается в правом, верхнем углу, ниже заголовка. Предлагается на выбор любой из трех типов написания даты
16 th October, 2013
October 16th, 2013
October16, 2013
Избегайте употребления цифр при обозначении месяца т.к. в США 11.12.2013 означает12 ноября 2013г, а в Англии 11 декабря 2013; в США 6.10.2013 означает июнь 10. 2013, тогда как в Англии и в Европе это будет понятно, как Октябрь 6, 2013
С левой стороны, как правило, вверху или внизу пишется “Сноска” которая служит для учета корреспонденции.
“Внутренний адрес” располагается с левой стороны вверху. Сначала указывается имя адресата с приставкой Мr. Далее следует название организации ((фирмы) вашего адресата. Можно писать и наоборот-сначала указать название фирмы, а затем имя адресата, но с указанием для кого предназначено данное послание. (For the attention of…)
| Mr. John Long The Iron and Steel co. |
The Iron and Steel Co. For the attention of Mr. J. Long |
Если вы хотите , чтобы ваше письмо было отправлено далее, по инстанции, указывается имя конечного получателя и ниже, перед названием промежуточного получателя ,ставится-c/ o(care of)
Mr. John Long
с/o Iron & Steel Co. для передачи м-ру Джону Лонгу
В конце письма ставится подпись посылающего письмо с указанием должности. Если вместо указанного лица письмо подписывает другой, то перед подписью ставится латинское per pro или просто p.p. (per procuration), что означает “по доверенности”
Если к письму прилагаются какие-либо дополнительные бумаги, необходимо сделать слева, внизу соответствующую пометку и указать количество вложений (приложений) 3Enclosures Attach. 4Attachments.
Если письмо не поместилось на одном листе, на последующих необходимо указывать имя получателя и дату с нумерацией страниц. Уместно поставить внизу начальной страницы p.t.o. или что означает “пожалуйста переверните” страницу Leaf through, please
Чтобы ваше письмо звучало по– деловому, старайтесь избегать громоздких фраз, например:
| Вместо этого
Attached herewith |
Пишите we attach |
Предлагаем наиболее часто встречающиеся письменные фразы:
In our opinion
We are pleased to give you a short summary of the rules we follow
We shall be glad to give you every assistance we can.
We should be obliged if you would…
We are interested in….
If you can guarantee prompt delivery…
I should be grateful if you would…
We should be grateful for an early reply.
Please let us know whether you can supply these.
We are anxious to
With reference to
We were very pleased to receive your letter in reply to our…
We should like to draw your attention particularly to…
May we suggest, therefore, that…
Kindly let us know if you would like this
Meantime we are sending you some material about…
In reply to your letter of 7th June we confirm our…
Please supply the undermentioned goods:
To avoid difficulties, please make sure that our instructions are carefully observed.
You can be sure that we shall do our best to satisfy you.
We hope that you will find it possible to…
Please inform us by return whether you agree.
We regret to inform you that…
Please accept our apologies for…
We have taken measures to prevent a recurrence of similar errors in future.
We are most grateful to you for settling this matter in such a friendly way.
Needless to say, we accept full responsibility.
Деловое письмо (образец).
Mr. C. E. Eckersley May 2, 2013
с/o. Iron &Steel Co.
6, Clifford Street
London, W.I
Dear Sir,
Layout of Letters
We welcome your inquiry about the rules we have laid down for our correspondents and are pleased to give you a short summary of the rules we follow
In our opinion, the arrangement of a good business letter must fulfil four conditions: it must be attractive and it must be clear, unnecessary details should be omitted and all possible sources of error eliminated.
The importance of good quality paper and a well -designed, dignified heading is so evident that we need not stress this point. For the date, we use the simple form, which is accepted in England and the States as this prevents misunderstanding and mistakes.
We prefer to mark each paragraph in the body of the letter by double spacing and by indenting the address and the first line of each paragraph. This, we think, separates the various points deal with the letter more effectively.
The general appearance of this letter will enable you to judge whether we have achieved our aims. We have used this form for a long time and, if you adopt the same principles, you can be sure that your letters will look distinguished and businesslike.
If you want any further information, we shall be glad to give you every assistance we can.
Yours faithfully,
Gilbert John
President
Используемая литература:
- C.E. Eckersley, W. Kaufman “English and American letters”, Longman, 2003 г.
- С.E. Eckersley, L.C. Seaman “ Pattern of England”, Longman, 2001 г.
- Е.С. Музланова Английский язык: Экспресс репетитор для подготовки к ЕГЭ,ООО “Издательство Астрель” , 2007.