В конце прошлого года Строительный колледж № 12 проходил независимую экспертизу системы менеджмента качества (СМК) на соответствие МС ИСО 9001-2008. В реестр рабочих процессов, включённых в СМК колледжа, была включена воспитательная работа как один из ключевых бизнес-процессов. Направление деятельности процесса “Воспитательная работа”: обеспечение необходимых научно-методических, организационных, кадровых, информационных и других условий для организации и проведения воспитательной работы в колледже.
Процесс был разработан и внедрён в практику год назад. Разработчиком и владельцем данного процесса является заместитель директора по воспитательной работе.
Цель внедрения СМК – повышение эффективности и качества воспитательной работы в колледже.
Когда мы приступили к знакомству с системой менеджмента качества и разработке документов, казалось, что занимаемся бесполезной работой. Задавали себе вопрос: “Что у нас других бумаг мало?” Но чем дальше мы работали над систематизацией документов, разработкой (а точнее – документированием!) этапов алгоритма процесса и его анализом – становилось всё интересней.
Могу выделить основные этапы работы над проектом:
1. Анализ существующей системы менеджмента качества. Нельзя сказать, что до этого момента у нас не было никакой системы. Были наработки, традиции, которые носили больше рекомендательный характер, чем обязательный.
2. Обучение персонала. Все владельцы процессов прошли обучение на курсах повышения квалификации внутри колледжа. Также были обучены и аудиторы, которые могли бы проводить внутренний аудит процессов СМК.
3. Планирование разработки и внедрения СМК. Проводилось совместно со службой качества.
4. Разработка комплекта документации, описывающей работу образовательного учреждения. Это оказался самый трудоёмкий этап в работе. Все владельцы процессов, работая над алгоритмом, документами службы, очень глубоко проанализировали весь процесс.
У меня, заместителя директора по воспитательной работе с многолетним стажем, при разработке спецификации процесса возникло ряд вопросов “Как измерить воспитательный процесс? Какими единицами?”, “Какие измеримые цели поставлены перед службой учебно-воспитательной работы?”, “Как оперативно оценить соответствие запланированных и проведённых мероприятий, а главное – их результативность” и др.
5. Внедрение разработанных документов СМК. Когда процесс был разработан, предстояло ознакомить всех участников процесса с порядком его функционирования, долей ответственности каждого. Осложнялось всё тем, что наш колледж представляет собой 5 территориальных подразделений (зданий), расположенных по всему Северо-Востоку столицы. И любое дело, процесс расходится одновременно по пяти направлениям. Для внедрения системы менеджмента качества во все сферы деятельности колледжа требуется как минимум год, чтобы проанализировать результаты за определённый период, провести необходимые корректирующие и предупреждающие действия. Этот этап не столько трудоёмкий, сколько “энергоёмкий”. Необходимо преодолеть инертность мышления многих инженерно-педагогических работников, убеждать и доказывать перспективность и эффективность этого процесса. Не обойтись и без помощи психологов!
6. Проведение внутреннего аудита. Очень помогает в ходе внедрения и развития процесса корректировать ход основных этапов и предупреждать несоответствия.
7. Прохождение предварительного и сертификационного аудита. Не могу не отметить, что сертификационный аудит проходил строго в обозначенное время и в соответствии с планом. Высокопрофессиональные аудиторы работали корректно, спокойно, увлечённо.
При подготовке и проведении сертификационного аудита я и коллеги вынесли много положительного:
– проведён подробный анализ
воспитательного процесса;
– наведён порядок в документировании процесса в
соответствии со спецификацией;
– разработано тесное взаимодействие всех
рабочих процессов, включённых в СМК;
– определена доля ответственности каждого
участника процесса “Воспитательная работа”.
Но главное – система заработала как-то более чётко, слаженно. Каждый участник точно знает: когда, что и зачем.
По итогам сертификации были выявлены несколько наблюдений и несоответствий. Но без этого, вероятно, не обойтись. Ведь СМК – дело новое для нас. В установленные сроки разработан план корректирующих и предупреждающих действий для их устранения. Чем мы и занимаемся в настоящее время.
Ниже привожу фрагмент записи алгоритма процесса “Воспитательная работа” без графической проработки. Учитывая, что каждое образовательное учреждение – неповторимая особенность, свои традиции, ресурсы – то и алгоритм также будет неповторимым. Стоит попробовать!