Делопроизводство в структурных подразделениях учреждений дополнительного образования детей

Деятельность любой организации не обходится без документации. Составление, использование и хранение документов в соответствии с действующим законодательством обеспечит защиту интересов учреждения, увеличит эффективность управленческого труда.

Грамотно организованное делопроизводство начинается с классификации документов по назначению и принципам их подготовки и оформления, где нормативную базу делопроизводства во всех видах учреждений обязательным образом составляют:
– законодательные акты Российской Федерации в сфере документации и информации;
– указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в сфере делопроизводства;
– нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;
– технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления;
– общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
– унифицированные системы документации;
– нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждения.

Если организационно-правовая, распорядительная и информационно-справочная документация фиксирует в основном внутреннюю деятельность организации, то ее внешние контакты отражаются в деловой переписке.

Документооборот представляет собой упорядоченное перемещение документов в процессе работы с ними.

Документ, по определению ГОСТ – это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве, а с юридической точки зрения, представляет собой одну из форм права. (Приложение 4)

Важно не только знать, как правильно составить и оформить документ, но и уметь организовать работу с ним.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законом и является средством укрепления контроля и законности деятельности учреждения, его подразделений и всех должностных лиц.

Таким образом, в работу с документами в любом учреждении в той или иной степени вовлечены все работники, независимо от того, к какой категории они относятся. Различие заключается только в характере работы с документами.

От технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность работы, но и общие показатели результатов деятельности учреждения.

Данные методические рекомендации по делопроизводству предназначены для заведующих структурными подразделениями, методистов учреждений дополнительного образования детей и отделений дополнительного образования детей на базе общеобразовательных учреждений.

Цель данных методических рекомендаций: информационная помощь по документообороту в деятельности структурного подразделения учреждения дополнительного образования детей.

Задачи:

1. Ознакомить с принципами систематизации документооборота в структурных подразделениях УДОД.
2. Ознакомить с классификацией упорядочивания дел (папок) по документообороту в структурных подразделениях УДОД.
3. Ознакомить с некоторыми методами и приемами документооборота из опыта работы заведующей структурного подразделения УДОД.

При составлении рекомендаций использовались материалы из специализированной литературы, адаптированные и интегрированные по делопроизводству для данных учреждений, исходя из опыта работы заведующей структурного подразделения.

Для четкой организации документационного обеспечения управления в структурном подразделении документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы.

Графический процесс документационного управления можно изобразить следующим образом:

Подавляющее большинство документов, как приходящих в структурное подразделение извне, так и создаваемых в процессе работы, выполняются на бумажных носителях.

Работа по формированию дел (папок) документации состоит из следующих операций:
– распределение исполненных документов по делам (папкам);
– расположение документов внутри дела (папки);
– оформление обложки дела (папки). (Приложение 1)

• В дела (папки) группируются в большинстве случаев документы одного учебного года.
• Целесообразно собрать документы при их незначительном количестве за несколько лет в одно дело (папку), оформляя его как переходящее с соответствующими отметками за все годы накопления документов в деле (папке).
• Документы длительного и краткосрочного хранения целесообразно формировать раздельно.
• В дело (папку) включается только один экземпляр документа.

– От выбранной последовательности расположения документов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов.
– Каждая группа документов отличается составом и ценностью информации, что обуславливает и специфику формирования их в дела.
– Обычно документы внутри папки располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами.
– В основном целесообразно приказы, распоряжения протоколы и другие документы располагать по порядковым номерам, но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность.
– В алфавитной последовательности могут быть сгруппированы различные опросные листы, анкеты, диагностические материалы (по фамилиям педагогов, учащихся, названию месяца, названию мероприятия и пр.).

На обложку каждого дела (папки) структурного подразделения, следует вынести следующие сведения (Приложение 1):

– полное наименование организации;
– наименование структурного подразделения;
– индекс или “№” дела (папки) по номенклатуре дел (папок);
– заголовок дела;
– дата или крайняя дата первого и последнего по датам документов дела (папки) (обычно прописывается карандашом);
– количество листов в деле;
– срок хранения дела;
– учебный год.

Часть элементов описания дела (папки) обозначается на обложке при заведении дела, количество листов, крайние даты выносятся на обложку после завершения учебного года.

Индекс дела (папки) проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Индекс является адресом хранения дела и его поисковым признаком.

Оформление заголовков папок облегчается при наличии правильно составленных номенклатур дел (папок) структурного подразделения. (Приложение 2)

Систематизация дел (папок) документов в структурном подразделении можно классифицировать по следующим разделам:

I. Нормативно-правовые документы, регламентирующие организацию дополнительного образования детей, как правило, в них входят:

– Межведомственные программы развития системы дополнительного образования детей.
– Конституция Российской Федерации. Основной закон Российского государства.
– Закон Российской Федерации “Об образовании”.
– Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регулирующие образовательную и воспитательную деятельность в системе образования: доктрины, стратегии развития, концепции и пр.
– Устав Санкт-Петербурга.
– Законы Санкт-Петербурга о социально-экономическом развитии Санкт-Петербурга.
– Законы Санкт-Петербурга по профилактике правонарушений несовершеннолетних и молодежи, а также об основных направлениях молодежной политики Санкт-Петербурга.
–  Конвенция о правах ребенка (утверждена Генеральной Ассамблеей ООН 20.11.1990 г.)
– Концепции:

• Концепция модернизации дополнительного образования детей Российской Федерации;
• Концепция “Воспитание петербуржца XXI века” в системе образования Санкт-Петербурга.
• Концепция развития системы дополнительного образования детей Санкт-Петербурга.

– Типовое положение об образовательном учреждении дополнительного образования детей.
– Методические рекомендации по развитию дополнительного образования детей в общеобразовательных учреждениях.
– Требования к содержанию и оформлению образовательных программ дополнительного образования детей.
– Вопросы реализации дополнительных образовательных программ в УДОД (законодательная база).
– Распорядительные документы Комитета по образованию об упорядочении деятельности образовательных учреждений по развитию дополнительного образования детей на базе учреждений общего начального профессионального образования в Санкт-Петербурге.

Таким образом, “Папка № 1”, может быть большая папка, разделенная рубрикатором или несколько папок, которые могут нумероваться 01.01, 01.02, 01.03 и т.д. по количеству документов. Из-за временных сроков в указанной выше документации, папка постоянно пополняется новыми необходимыми нормативно-правовыми документами.

II. Организационно-правовые документы, составляют правовую основу деятельности учреждения дополнительного образования детей, в них входят:

– Устав ДДТ.
– Положения о структурном подразделении.
– Должностные инструкции.
– Правила внутреннего трудового распорядка.
– Программа структурного подразделения на 5 лет.
– Дополнительные образовательные программы структурного подразделения.
– Охрана труда. Инструкции по соблюдению техники безопасности, правил пожарной безопасности, санитарно-гигиенических требований.

Таким образом:

• Папка № 02.01. Устав ДДТ.
• Папка № 02.02. Положения о структурном подразделении.
• Папка № 02.03. Должностные инструкции.
• Папка № 02.04. Правила внутреннего трудового распорядка.
• Папка № 02.05. Программа структурного подразделения на 5 лет.
• Папка № 02.06. Дополнительные образовательные программы структурного подразделения.
• Папка № 02.07. Охрана труда.

III. Организационно-распорядительные документы.

Документы, которые регулируют и координируют деятельность и содержат управленческие решения, обязательные для выполнения внутри учреждения, в них входят:

– Приказы директора ДДТ.
– Выписки из приказов.
– Распоряжения директора ДДТ.
– Приказы, письма, указания отдела образования района.
– Положения о соревнованиях, выставках конкурсах, фестивалях, смотрах и др.

Таким образом:

• Папка № 03.01. Приказы.
• Папка № 03.02. Распоряжения.
• Папка № 03.03. Положения о соревнованиях, выставках конкурсах, фестивалях, смотрах и др.

Документы, на основе которых составляется анализ деятельности, в них входят:

– Перспективный план работы на год
– Календарный план работы на год.
– Планы работы на каникулярное время в течение года.
– Учебно-производственный план.
– Педагогическая нагрузка.
– Расписание занятий.
– Сведения об учащихся (заявления).
– Анализ учебных групп.
– Анализ посещения занятий.
– Работа с родителями. Протоколы родительских собраний.
– Сведения об итогах участия в соревнованиях, конкурсах, фестивалях, выставках.
– Портфолио мероприятий (внешние, внутренние).
– Отчеты.

Следовательно:

• Папка № 04.01. Планирование (перспективный план, план работы на каникулы, календарные планы).
• Папка № 04.02. Учебно-производственный план.
• Папка № 04.03. Расписание занятий.
• Папка № 04.04. Сведения об обучающихся (заявления от родителей).
• Папка № 04.05. Анализ и оценка (анализ занятий, анализ учебных групп).
• Папка № 04.06. Учет и контроль (копии табеля учета рабочего времени, учет дополнительной работы, индивидуальные листы педагога, повышение квалификации, аттестация сотрудников “экран аттестации”).
• Папка № 04.07. Результативность (копии дипломов, грамот, отчеты об участии в соревнованиях, фестивалях, выставках).
• Папка № 04.08. Протоколы родительских собраний.

V. Информационно-справочные документы.

Документы, играющие служебную роль по отношению к организационно-правовым документам учреждения: протоколы, акты, справки, сводки, докладные записки, переписка, предложения и др.:

• Папка № 05.01. Протоколы совещаний структурного подразделения. (Приложение 3)
• Папка № 05.02. Служебная переписка.
• Папка № 05.03. Письма.
• Папка № 05.04. Справки. Справочные материалы о ГОУ, об УДОД и пр.
• Папка № 05.06. Бланки документации, используемые в работе.

VI. Финансово-хозяйственные документы.

– Инвентаризация по структурному подразделению.
– Копии счетов.
– Учет материально-технического оснащения учебного процесса.
– Справочные материалы.

Как вариант:

• Папка № 06.01. Финансово-хозяйственная деятельность.

– Годовой и календарные планы методической деятельности.
– Портфолио педагогов, методиста.
– Тематические и методические каталоги:

• информационное, консультативно-обучающее методическое обеспечение;
• аналитическо-диагностическое, прогностическое, методическое обеспечение;
• программно-проектированное (исследовательское) методическое обеспечение;
• портфолио мероприятий;
• материалы собственной издательской деятельности;
• внедрение педагогического опыта педагогов дополнительного образования;
• видео и фотоматериалы.

VIII. В некоторых структурных подразделениях могут быть документы, регулирующие взаимоотношения организаций. В этом разделе представлены папки, содержащие договора о сотрудничестве с различными образовательными, культурными, муниципальными учреждениями.

1. Буйловва Л.Н. Дополнительное образование: норматив. док. и материалы/ Л.Н. Буйлова, Г.П. Буданова. – М.: Просвещение, 2008. – 317 с.
2. ГОСТ Р51141 – 98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”. – М.: Изд-во стандартов, 2003.
3. ГОСТ Р6.30 – 2003. “Унифицированные системы документов. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”. – М.: Изд-во стандартов, 2003.
4. Дополнительное образование детей: Учеб. Пособие для студ. Высш. Учеб. Заведений / Под ред. О.Е. Лебедева. – М.: Гуманит. Изд. Центр ВЛАДОС, 2000. – 256 с.
5. Золотарева А.В. Дополнительное образование детей: Теория и методика социально-педагогической деятельности/Худож. А.А. Селиванов. – Ярославль: Академия развития: 2004. – 304 с.
6. Киселева Т.И., Воробьева Н.И., Павлюк Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. – М., СПб.: “Изд. Дом Герда”, 2004 г.
7. Кузнецова Н.А., Яковлева Д.Е. Управление методической работой в учреждениях дополнительного образования детей: Пособие для руководителей и педагогов / Под общ. Ред. Н.К. Беспятовой. – 2-е изд. – М.: Айрис – пресс, 2004. – 96 с.
8. Распоряжение Комитета по образованию от 01.07.2004 г. № 291-р “Об упорядочении деятельности образовательных учреждений по развитию дополнительного образования детей на базе учреждений общего начального профессионального образования в Санкт-Петербурге”.
9. Сборники нормативно-правовых и методических материалов по вопросам воспитания и дополнительного образования 2006, 2007, 2008 учебный год в журналах “Вестник образования”, “Внешкольник”.