Цели:
- научить учащихся выделять информационно-справочные документы среди управленческой документации,
- сформировать навыки составления и оформления информационно-справочных документов,
- воспитывать у учащихся интерес к профессии делопроизводителя, бережное отношение к оргтехнике.
Обеспечение: разноуровневые индивидуальные карточки, текстовый процессор.
Тип урока: занятие усвоения знаний на основе имеющихся.
Форма организации: фронтальный опрос, самостоятельная работа.
Межпредметные связи: Основы современной оргтехники, Основы редактирования документов.
Учащиеся должны знать:
- Понятия документ, реквизит,
- Состав и назначение реквизитов документов,
- Определять классификацию ОРД и информационно-справочную документацию.
Учащиеся должны уметь:
- Составлять управленческие документы,
- Оформлять документы согласно ГОСТ, используя ПК, текстовый процессор,
- Редактировать , форматировать сохранять документы на ПК.
План урока:
- Орг момент.
- Повторение ранее изученного.
- Изложение нового материала.
- Закрепление данного урока.
- Итог урока, оценивание работ учащихся.
- Задание на дом.
Ход урока
I. Оргмомент.
II. Повторение раннее изученного.
– В течении ряда уроков мы с вами изучали управленческие документы. Осваивали составления и оформления этих документов. Давайте сейчас еще раз вместе вспомним управленческие документы.
– ? Какую классификацию документов вы знаете?
– К доске приглашаются 2 человека, которые заполнять группы ОРД. (записывают самостоятельно у доски)
– А мы с вами устно вспомним организационно-распорядительные документы.
Вопрос – ответ:
- Как называется документ, в котором определяется должностные обязанности работника учреждения? (должностная инструкция)
- Назначение распорядительных документов? (управление предприятия)
- Из каких частей состоит текст распорядительного документа приказа? (констатирующей и распорядительной)
- Назовите правовой документ, определяющий порядок образования, компетенцию, функции, задачи организации (учреждения, предприятия)? (устав)
- В каком документе определяется фонд заработной платы каждого сотрудника? (штатное расписание)
- Какие способы расположения реквизитов вы знаете? (центрированное, флаговое)
- В каком документе отсутствует реквизит «Наименование документа»? (письмо)
- Сколько реквизитов установлено ГОСТом для оформления управленческих документов? (ГОСТ 1997-29, ГОСТ 2003-30).
- Какие новые реквизиты были включены ГОСТом 2003г.? (ОГРН – основной государственный регистрационный номер налогоплательщика, ИНН – идентификационный номер налогоплательщика)
III. Изложение нового материала.
– Сегодня на уроке мы с вами познакомимся с информационно-справочными документами, правилами их оформления.
– Как вы думаете, какие документы относятся к информационно-справочным?
– Для чего нужны данные документы?
– Какая общая функция этих документов?
СПРАВКА – это документ, содержащий информацию по какому- либо определенному вопросу, о фактическом состоянии дел, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.
– ? Встречались ли вы с данным видом документа?
По содержанию справки бывают двух видов:
- удостоверяющие юридический факт (выдаются гражданам, другим организациям),
- информационного характера – подтверждающие события производственной деятельности, ход работы.
Образец справки – приложение 2.
Правила оформления:
- На общем бланке А4 или А5.
- Реквизиты:
- Наименование организации (автора)
- Наименование вида документа
- Дата
- Регистрационный номер
- Место издания
- Адресат
- Заголовок к тексту (А4)
- Текст (в виде таблицы, разделы, пункты)
- Отметка о наличии приложения
- Подпись
- Печать
ТЕЛЕГРАММА – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи.
– ? Вы наверняка встречались с телеграммой, что можете сказать о данном документе?
Образец телеграммы – приложение 2.
Правила оформления:
- На общем бланке А4.
- Реквизиты
- Наименование вида документа
- Категория телеграммы (обычная, срочная, международная, правительственная и т.д.)
- Адресат (чисто условно)
- Текст (особый телеграфный стиль – отсутствуют союзы, предлоги, частицы, кроме «не», числа прописью, знаки препинания – ЗПТ, ТЧК, ДВТ, КВЧ)
- Фамилия руководителя подписавшего телеграмму (м.б. должность)
- _______________________________________________________
– Данная часть телеграммы печатается заглавными буквами, без абзацев, через 1,5 – межстрочных интервала, и отчерчивается разделяющей линией.
– Под чертой оформляются реквизиты, которые не передаются по телеграфу.
- Адрес и наименование организации отправителя
- Подпись
- Дата
- Печать
АКТ – это документ, составляемый специально выделенными должностными лицами (членами комиссий), назначенные приказом руководителя и подтверждающий установленные комиссией факты, связанные с деятельностью предприятия (организации, учреждения).
– В зависимости от назначения акты бывают различного содержания:
- Акты по результатам обследования или ревизии,
- Акты приема- передачи,
- Акты об испытаниях новых изделий и т.д.
Образец акта – приложение 2.
Правила оформления:
- На общем бланке формата А4.
- Реквизиты
- Гриф утверждения
- Наименование документа
- Дата
- Регистрационный номер
- Место издания
- Заголовок к тексту
- Текст
- Отметка о наличии приложения
- Подпись
- Отметка об исполнителе
Текст акта:
- 1-я часть ВВОДНАЯ – указывается основание для составления акта (№ и дата приказа на основании которого была создана комиссия, перечисляются председатель, члены комиссии),
- 2-я часть КОНСТАТИРУЮЩАЯ – излагаются цели и задачи составления акта и установленные факты и выводы.
– Количество экз. определяется количеством заинтересованных сторон, указывается кому передан каждый экземпляр акта.
– Подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.
– Акт, вступает в силу со дня его утверждения руководителем предприятия.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка (нарушение трудовой дисциплины, невыполнения поручений).
Образец объяснительной записки – приложение 2.
Правила оформления:
- На общем бланке формата А4, Способ оформления: при помощи ПК и рукописным способом.
- Реквизиты
- Адресат
- Наименование должности И.О. Фамилия (дат падеж)
- Наименование документа
- Текст (д.б. объективным, убедительным, давать четкие разъяснения)
- Подпись (должность составителя)
- Дата
IV. Закрепление.
– Итак, давайте ответим на вопросы поставленные в начале
– «Какие документы относятся к информационно-справочным?»
(ответы учащихся)
– «Какая общая функция, назначение информационно- справочных документов?»:
(ответы учащихся)
Ответы:
- содержат информацию о фактическом положении дел,
- служат основанием для принятия распорядительных документов.
Самостоятельная индивидуальная работа:
– Каждый выбирает карточку с заданием А, В, С в зависимости от своей оценки усвоенных знаний сегодняшнего урока.
– Задание выполняется за ПК. !(если технические условия не позволяют, то задания выполняют на отдельных листах рукописным способом)!
– Выбор разноуровнего задания фиксируется в протоколе. (приложение 1)
V. Итог урока.
– Оценивание учащихся по результатам выполненных работ.
VI. Домашнее задание.
– Оформить письмо, руководствуясь ОК по составлению управленческих документов, тематика по выбору.
Урок окончен! Спасибо за работу!
Список используемой литературы:
- Н.В. Макарова, Г.С. Николайчук, Ю.Ф. Титова «Компьютерное делопроизводство» – Спб.: 2003.
- М.И. Басаков «Делопроизводство»– Р-н-Д: Феникс, 2007.
- Т.В. Кузнецова «Секретарское дело» – М.: 2006.