Приступая ко второй части нашей работы, мы имеем созданную нами в первой части базу данных «Ателье» (рис. 10):
Рис 10. База данных «Ателье» с отредактированной шириной столбцов
Теперь будем учиться работать с ней, т.е. извлекать, редактировать, добавлять информацию из нее.
Задание 5. Измените ширину
столбцов так, чтобы вся база данных входила по
размеру на экран (рис. 10).
Для этого должна быть необходимость, т.е. ширина
столбцов не соответствует размеру введенных в
них записей. Например, если столбец ФИО
закройщика слишком узкий и текстовые записи в
нем не просматриваются целиком, то в этом случае
ширину каждого столбца можно изменить. Для этого
можно воспользоваться одним из двух способов:
Способ 1. Установите указатель мыши в строке заголовка на правую границу столбца и переместите границу столбца.
Способ 2. Установите указатель мыши в строке заголовка на правую границу столбца и дважды щелкните левой клавишей мыши. В этом случае ширина столбца подгоняется под самую длинную запись столбца, учитывая заголовок. Изменение ширины строк выполняется аналогично изменению ширины столбцов
Данные, хранящиеся в базе данных, можно сортировать.
Для этого необходимо указать поле (Дата,
Стоимость и т.д.) , по которому будет
проводиться сортировка и вид сортировки (По
возрастанию 
или
По убыванию 
).
На рис. 11 приведен фрагмент таблицы, отсортированной по полю Стоимость, причем, видно, как увеличивается стоимость изделия, и, следовательно, он был отсортирован по возрастанию.
Рис. 11. Фрагмент отсортированной таблицы
Чтобы отсортировать записи в таблице:
- Выделите столбец, по которому будет производиться сортировка
- Выберите в меню Записи команду Сортировка
- Выберите в подменю вид сортировки. Записи в таблице изменят местоположение.
Задание 6.
- Произведите сортировку поля ФИО заказчика по алфавиту
- Произведите сортировку поля Стоимость по убыванию
Данные, хранящиеся в базе данных, можно отобрать по различным условиям. Для выбора данных используется объект Запросы. На основе одной и той же таблицы можно создать множество разных запросов, каждый из которых извлекает из таблицы лишь малую часть информации, но именно ту, которая в данный момент необходима. В результате работы запроса из общей исходной базы формируется результирующая таблица, содержащая часть общей информации, соответствующей запросу.
Попробуем создать запрос на выборку в режиме Конструктора:
1. Выберите пункт Запросы – Создать. Появится окно для выбора режима создания нового запроса (рис.12)
Рис.12. Окно Новый запрос
2. Выберите Конструктор – ОК. Появится два окна: Добавление таблицы. Запрос на выборку (рис.13)
Рис.13. Диалоговые окна для создания запроса
3. Выберите в списке таблицу «Ателье»
4. Нажмите кнопку Добавить. При этом в верхнюю часть бланка запроса на выборку автоматически заносятся поля выбранных таблиц. Нажмите кнопку Закрыть.
Обратите внимание, окно Добавление таблицы имеет три вкладки Таблицы, Запросы, Запросы и таблицы. Они говорят о том, что запрос не обязательно основывать только на таблицах. Если ранее уже был создан запрос, то новый запрос можно основывать и на нем. Окно Добавления таблицы закроется. В окне Запрос на выборку отражается бланк запроса, который состоит из двух панелей (рис. 14).
Рис. 14. Окно Запрос на выборку
На верхней панели расположены списки полей тех таблиц, на которых основывается запрос. Строки нижней панели определяют структуру запроса, то есть структуру результирующей таблицы, в которой будут содержаться данные, полученные по результатам запроса. Строку Поле заполняют перетаскиванием названий полей из таблиц в верхней части бланка. Каждому полю будущей результирующей таблицы соответствует один столбец бланка запроса по образцу. Строка Имя таблицы заполняется автоматически при перетаскивании поля (рис. 15).
Рис. 15. Пример заполнения запроса
Если щелкнуть на строке Сортировка, появится кнопка раскрывающегося списка, содержащего виды сортировки. Если назначить сортировку по какому-то полю, данные в результирующей таблице будут отсортированы по этому полю. В строке Условие отбора записывают тот критерий, по которому выбирают записи для включения в результирующую таблицу. По каждому полю можно создать свое условие отбора (логическое выражение). На Рис. 16 приведен пример запроса по полю Стоимость на наличие изделий, стоимость пошива которых составила или превысила 2500 рублей.
Выберите в меню Вид команду Режим таблицы. Появляется окно результирующей таблицы (рис. 16). Чтобы выйти из результирующей таблицы и вернуться к созданию запроса в бланке запроса по образцу, нужно выполнить команду Вид – Конструктор.
Рис. 16. Пример результирующей таблицы
Задание 7. Создайте
запросы на выборку из таблицы Ателье,
содержащую только данные о тех изделиях, которые
были выполнены в течение одного дня, недели, двух
недель.
Данные, хранящиеся в базе данных, можно
представить в наглядной форме в виде
Отчетов. Отчеты во многом похожи на
формы и тоже позволяют получить результаты
работы запросов, но только не на экране, а в виде
распечатки на принтере. Таким образом, в
результате работы отчета создается бумажный
документ.
Задание 8. Создайте отчет из таблицы Ателье в режиме Мастер отчетов.
Чтобы создать отчет в режиме мастера:
1. Выберите пункт Отчеты – Создать. Появится окно для выбора режима создания нового отчета (рис.17)
Рис. 17. Окно Новый отчет
2. Выберите Мастер отчетов. Нажмите кнопку ОК.
3. Выберите поля ФИО закройщика, изделие, стоимость, т.е. те, которые будут включены в отчет (рис. 18). Нажмите кнопку Далее.
Рис. 18. Окно Выбор полей
4. Появится окно для изменения порядка следования полей. Добавьте уровни группировки, если это необходимо. Нажмите кнопку Далее.
5. Появится окно для задания порядка сортировки записей. Задайте в поле 1 (рис. 19) запись ФИО закройщика и сортировать По возрастанию, в поле 2 запись Стоимость и сортировать По убыванию, а в поле 3 Изделие и сортировать По убыванию. Нажмите кнопку Далее.
Рис. 19. Окно Создание отчетов для сортировки записей
6. Появится окно для выбора вида макета отчета (рис. 20). Выполните установку необходимых параметров. Нажмите кнопку Далее.
Рис. 20. Окно Создание отчетов для выбора вида макета
7. Появится окно для выбора стиля (рис.21). Выберите необходимый стиль. Нажмите кнопку Далее.
Рис. 21. Окно Создание отчетов для выбора стиля
8. Появится окно для задания имени отчета. Задайте имя отчета (или оставьте предложенное). Нажмите кнопку Готово.
На экране отобразится окно Отчета, фрагмент которого представлен на рис. 22.
Рис. 22. Пример окна отчета
Как и формы, отчеты состоят из разделов, а разделы могут содержать элементы управления. Программа СУБД Access позволяет отредактировать структуру готового отчета, открыв его в режиме Конструктора.
Для закрепления полученных знаний попробуйте самостоятельно создать Базу данных «Библиотека», содержащую поля:
- ФИО автора книги
- название книги
- год издания книги
- количество страниц
- стоимость книги
- кому выдана книга
- дата выдачи
- дата возврата
- отметка о возвращении (да/нет)
Продолжение будет представлено в 2010/2011 учебном году. Речь пойдет о создании многотабличной БД, о Мастере подстановок, Ключевых полях.