I. Введение
Начиная работать в должности заместителя директора по АХЧ, я столкнулся с проблемой учета расходования финансовых средств учреждения.
Поскольку на Центр обслуживается централизованной бухгалтерией (как и большинство учебных заведений), оперативной информации о состоянии финансовых средств получить практически было невозможно (думаю, большинство моих коллег со мной согласятся).
Ознакомившись с рядом бухгалтерских программ по данной теме, я понял, что они мне не подходят по ряду причин:
- во-первых, данные программы разработаны для ведения именно бухгалтерского учета, и, как правило, требуют специальных знаний;
- во-вторых, они содержат множество функций, которые в моей работе не требуются;
- третье, это стоимость этих программ!!!
Поэтому, немного поразмыслив, я разработал свою систему учета (<Приложение_1>) на основе приложения MS Office Excel. Данную разработку я и хочу представить в этой статье.
Для работы по этой программе нужен минимум:
- наличие компьютера,
- умение работать на компьютере (желания научиться этому).
В свете выполнения федеральной программы образования, с первым пунктом больших вопросов не возникнет, а выполнение второго условия целиком зависит от вас коллеги.
II. Учет расходования бюджетных средств образовательного учреждения
Как уже было отмечено выше, система основана на приложении MS Excel, представляющее из себя электронную таблицу с огромными возможностями. При разработке учета расходования бюджетных средств учреждения использовались следующие функции MS Excel:
- возможность запрограммировать ячейки файла Excel на вычисление результатов с применением математических функций;
- установление связей не только между ячейками (при изменении данных во влияющей ячейке, автоматически меняется результат в зависимой).
Первый лист носит наименование “Сводная” таблица и выглядит следующим образом. <Презентация_1>
В данном листе заполняются только ячейки столбцов “Финансирование”. Остальные ячейки являются “зависимыми” и выдают результат при внесении данных во вляющие ячейки документа <Презентация_2>. Хочу обратить внимание, что попытка внесения данных в “зависимые” ячейки ломает всю систему, поэтому делать это категорически не советую.
Каждый последующий лист документа имеет название в виде кодов бухгалтерского учета финансов (КСР и СубКСР), а так как финансирование образовательных учреждений ведется, как правило, из разных источников: федеральный, краевой (областной), районный бюджеты, а также финансирование по различным программам, к названию каждого листа добавлены буквы, обозначающие источник финансирования. В данной программе – это:
- “К” – краевой бюджет;
- “М” – местный (районный) бюджет;
- “ДК” – программа “Дети Кубани”. <Презентация_3>
На каждом таком листе находятся ячейки для внесения внешних данных <Презентация_4>:
1. Расходование бюджетных средств:
1.1 вид расходов;
1.2 наименование поставщика продукции или услуг;
1.3 данные о муниципальном контракте (дата
заключения, номер);
1.4 вид платежных документов и данные о них;
1.5 сумма расходования средств по данному виду
расходов.
Внесение данных – <Презентация_5>.
2. Пополнение бюджетных средств:
2.1 вид пополнения (дополнительное
финансирование, передвижка с другой статьи
бюджета и т.д.);
2.2 дата проведения операции;
2.3 сумма пополнения данной статьи бюджета.
Все данные разбиты поквартально. Расход и пополнение средств за каждый квартал высчитываются автоматически и переносятся в “Сводную” таблицу, где так же высчитываются остаток финансов за текущий квартал, расход, пополнение и остаток средств на каждой статье за год.
Таким образом, мы имеем постоянную оперативную информацию о состоянии бюджета учреждения.
Документ можно дополнять другими необходимыми данными: например другими статьям бюджетных средств, не забывая при этом что каждой строчке на первом листе в “Сводной” таблице должен соответствовать отдельный лист, описанный выше. При этом нужно установить зависимость между ячейками, отображающими расход или пополнение бюджета по кварталам и соответствующими ячейками в добавленной строке “Сводной” таблице.
Система работает безотказно, при условии “не забывать заполнять данные”.
Аналогичная программа по учету внебюджетных средств (<Приложение_2>), с одним отличием: нужно вести учет расходов финансов, как по статьям, так и по фактическому наличию.