Создание базы данных с использованием Access

Разделы: Администрирование школы

Введение

В современном мире, в котором информационный поток обрушивающийся на человека настолько велик, что людям приходится прибегать к помощи разнообразной техники. Процесс компьютеризации необратим, остановить его ничто не может.

Современная жизнь немыслима без эффективного управления. Важной категорией являются системы обработки информации, от которых во многом зависит эффективность работы любого предприятия или учреждения. Такая система должна:

  • обеспечивать получение общих и/или детализированных отчетов по итогам работы;
  • позволять легко определять тенденции изменения важнейших показателей;
  • обеспечивать получение информации, критической по времени, без существенных задержек;
  • выполнять точный и полный анализ данных.

Современные СУБД в основном являются приложениями Windows, так как данная среда позволяет более полно использовать возможности персональной ЭВМ. Таким образом, на сегодняшний день разработчик не связан рамками какого-либо конкретного пакета, а в зависимости от поставленной задачи может использовать самые разные приложения.

В настоящее время, несмотря на повышение компьютеризации общества, в сфере образования до сих пор нет средств, позволяющих в достаточной мере автоматизировать процесс ведения документации и отчетности.

Проблемы обусловлены рядом факторов:

  • Объём информации о ходе протекания и результатах образовательного процесса становится выше, чем уровень достаточного понимания этой информации;
  • Механическая обработка без определенного стандартного алгоритма не даёт оперативных данных, позволяющих принимать оптимальные управленческие решения по результатам деятельности;
  • Работа школы в инновационном режиме требует многогранного анализа образовательной деятельности, прослеживания динамики изменений и своевременной корректировки.

О своевременности и актуальности рассматриваемой проблемы говорит тот факт, что большую часть своего времени администраторы заведений и преподаватели тратят на оформление различной документации и отчетов. Огромное количество учебных заведений и отсутствие предложений в данной сфере гарантируют высокую потребность в данном продукте.

Создание информационно-аналитической системы школы позволяет:

Администрации:

  1. Вести управление по результатам деятельности.
  2. Принимать эффективные управленческие деятельности.
  3. Чётко видеть динамику происходящих в школе изменений.
  4. Объёктивно оценивать деятельность педагогических работников.
  5. Повысить уровень организации управленческого труда.

Педагогическим работникам:

  1. Управлять познавательной деятельностью обучаемых учащихся.
  2. Отслеживать результаты обучения и воспитания учащихся.
  3. Принимать обоснованные и целесообразные меры по повышению уровня обученности и эффективности системы качеств знаний учащихся.
  4. Целенаправленно совершать методическое мастерство.
  5. Получить доступ к педагогической информации школы.

Представителям учредителя, методическим службам:

  1. Иметь информацию о деятельности школы и её развития.
  2. Корректировать и консультировать администрации и педагогических работников по конкретным объективным данным итогов образовательного процесса и принимать оперативные управленческие решения.
  3. Учащимся и их родителям, представителям общественности:
  4. Иметь доступ к информации о деятельности школы и результатах
  5. образовательного процесса.
  6. Оказывать влияние на формирование образовательного спроса, развитие школы, качество обучения и воспитания.

Работа в СУБД ACCESS

СУБД Access является системой управления базами данных реляционного типа. Данные хранятся в такой базе в виде таблиц, строки (записи) которых состоят из наборов полей определенных типов. С каждой таблицей могут быть связаны индексы (ключи), задающие нужные пользователю порядки на множестве строк. Таблицы могут иметь однотипные поля (столбцы), и это позволяет устанавливать между ними связи, выполнять операции реляционной алгебры. Типичными операциями над базами данных являются определение, создание и удаление таблиц, модификация определений (структур, схем) существующих таблиц, поиск данных в таблицах по определенным критериям (выполнение запросов), создание отчетов о содержимом базы данных.

Для работы с СУБД Access 2.0 требуются:

  • IBM PC или совместимый компьютер с процессором 386 или выше
  • DOS 3.3 или выше
  • Microsoft Windows 3.1 или выше
  • Не менее 6 МВ оперативной памяти (рекомендуется 8 МВ)
  • 20 МВ свободной памяти на жестком диске
  • Мышь

Все выше сказанное позволило остановить выбор на СУБД Access для постановки и решения задачи автоматизации процесса ведения документации и отчетности в учебном заведении.

Таблицы

Работа в Access начинается с определения реляционных таблиц и их полей, которые будут содержать данные. Далее определяются реляционные связи между таблицами. ‹Рисунок1›. Конечным результатом данного этапа является таблица реляционных связей, приведенная на рисунке 9.

‹Рисунок1›

Формы

Формы одно из основных средств, для работы с базами данных в Access – используются для ввода новых записей (строк таблиц), просмотра и редактирования уже имеющихся данных, задания параметров запросов и вывода ответов на них и др. Формы представляют собой прямоугольные окна с размещенными в них элементами управления. Существует возможность создания форм динамически при исполнении программы, однако естественным режимом их создания является режим визуального конструирования.

‹Рисунок 2›

Выбор команды Форма, в меню Вставка выводит на экран окно. Новая Форма позволяющее задать таблицу или запрос, для которых создается новая форма, и указать режим ее создания. Кроме создания формы “вручную”, создание формы можно автоматизировать, используя, Мастер форм (Form Wizard).

Элементами управления могут быть графические примитивы, надписи, рисунки и другие статические объекты, которые не изменяются при переходе между записями. Сюда же следует отнести текстовые поля, содержимое которых модифицируется при передвижении по записям. Элементы управления могут использоваться для ввода и отображения дат, а также для выполнения вычислений и вывода результата. Элементами управления являются кнопки команд, которые активизируют исполнение различных операций; объекты типа подчиненные формы (бланк таблицы, дочерней по отношению к форме); объекты, облегчающие восприятие данных, такие как календарь или счетчик; а также элементы пользователя.

‹Рисунок 15›

В большинстве случаев для создания элемента управления достаточно перетащить его на форму из панели инструментов. Каждый элемент помещается в определенный раздел формы. В зависимости от типа раздела (Заголовок формы, Область данных и др.) элемент управления будет появляться однажды, отображаться на каждой странице, в каждой группе записей или для каждой записи.

Для создания формы с помощью Мастера форм (FormWizard) предполагается следующая последовательность действий:

Выберите Формы / Создать. На экране появится окно диалога “Новая форма”, в котором необходимо выбрать метод построения формы и исходный объект для построения формы. В качестве такого объекта, могут быть выбраны таблица или запрос.

‹Рисунок 4›

Допустим, в качестве исходной таблицы мы выбрали Оборудование, в качестве метода создания форм - Мастер форм. После нажатия кнопки Ok, переходим к следующему диалоговому окну.

‹Рисунок 5›

Укажите поля, которые необходимо поместить на форму. Кнопки расположенные в нижней части экрана позволяют возвратиться назад на один шаг или продолжить процесс формирования формы далее.

На следующих шагах Мастер форм предлагает выбрать форму представления отчета (в столбец, ленточную, табличную или выровненную) и стиль оформления. Стили представляют собой набор различных фоновых рисунков с соответствующим подбором шрифтов и форм полей.

‹Рисунок 6›

На последнем шаге можно изменить предлагаемое Мастером название формы, а свое собственное и на этом завершить процесс создания формы, нажав кнопку Готово.

‹Рисунок 7›

Если по каким-либо причинам форма вас не удовлетворяет, нажмите кнопку Конструктор, и вы перейдете в режим конструктора форм, в котором получите в свое распоряжение все средства для создания полноценной формы.

‹Рисунок 8›

Для вывода на экран главную форму, нужно щелкнуть два раза, тогда на экран появится окончательная форма.

‹Рисунок 9›

Отчеты

Отчеты, как и формы, являются главными элементами интерфейса баз данных. Они позволяют выводить на печать информацию о содержимом базы в удобном для пользователя виде. Большая часть отчетов создается на этапе проектирования офисного приложения. Новый отчет создается командой Отчет меню Вставка. Во многом формирование отчетов совпадает с процессом создания экранных форм.

‹Рисунок 10›.

Пусть, например, мы создаем отчет с помощью Мастера для распечатки списка всех учеников класса. В качестве исходных данных выберем запрос Класс, Ф.И.О, который содержит поля Класс и Фамилия.

На следующем шаге Мастер отчетов предлагает осуществить группировку данных. Так Класс будет печататься только один раз в заголовке листа, а фамилии учеников - в виде списка в одну колонку.

‹Рисунок 11›

После чего Мастер отчетов предлагает ввести сортировку. Допускается сортировка записей в возрастающем или убывающем порядке, включающая до четырех полей.

‹Рисунок 12›

На следующих шагах предлагаются выбрать макет отображения отчета и ориентацию листа бумаги, а также определить стиль заголовка и подножий.

‹Рисунок 13›

Шагнув далее, вы увидите на экране окно диалога с клетчатым флагом, который указывает на то, вы подошли к финишу. Задайте наименование отчета и нажмите кнопку Готово.

‹Рисунок 14›

Модифицируется отчет следующим образом: необходимо выбрать его имя на вкладке Отчеты и щелкнуть на кнопке Конструктор. Выбор команды Просмотр в том же окне позволяет увидеть, как будет выглядеть распечатанный отчет.

‹Рисунок 15›

Многообразие возможностей формирования различных типов форм и отчетов в Access, многогранная работа с элементами управления неоправданно увеличат объем работы при общих стандартных подходах при формировании форм и отчетов и поэтому не рассматриваются.

Школьные базы данных

База данных “ Алфавитная книга записи обучающихся” и “Ученики.

Для оперативного составления информации об учащихся школы создана база данных “Алфавитная книга записи обучающихся”, и “Ученики”. БД “Ученики” содержит кроме анкетных данных об успеваемости, здоровье, родителях учеников. База заполнена, но требует дальнейшей доработки запросов и отчетов для проведения различных мониторингов.

База данных “Учитель”

Эта база содержит анкетные данные учителей, включая сведений аттестации, повышения квалификации, награждения и тему самообразования. Следующим этапом работы над базой будет доработка различных запросов и отчетов в соответствии с требованиями администрации школы.

База данных “Номенклатурная документация”

Управление образовательным учреждением неизбежно требует создания многих видов документов, без которых невозможно решать задачи управления, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, кадрового обеспечения деятельности образовательного учреждения (ОУ) Ии т.п. Так, коллегиальная деятельность учредителей школы фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора – в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий – в актах; административно – хозяйственная деятельность – в договорах, контрактах и т.п.

Практика показывает, что во многих образовательных школах, учреждениях делопроизводство ведется небрежно, не соблюдаются основные требования к составлению и оформлению официальных документов.

На современном этапе жизни школы, можно выделить следующие аспекты, препятствующие грамотному оформлению и ведению документации:

- отсутствие четкой нормативной и правовой базы общеобразовательных учреждений по ведению документации;

- отсутствие единых требований, предъявляемых аудиторами при инспектировании образовательных учреждений;

- недостаточная юридическая и правовая грамотность руководителей образовательных учреждений.

Большое поступление новых, регламентирующих деятельность школы, документов и их несвоевременное поступление в учреждения.

В связи с этим встает вопрос о систематизации знаний руководителя вообще и директора школы в частности, по основным аспектам управленческой деятельности, связанной с её документированием, упорядочением делопроизводства, приобретением навыков работы с документами.

Для решения данного вопроса разработали структуру базы данных по ведению номенклатурной документации в школе.

Номенклатура дел – это перечень документов, которые в обязательном порядке, в определенной системе должны быть в каждом образовательном учреждении. Номенклатура дел утверждена Министерством образования Российской Федерации.

Всего база содержит 6 таблиц (по шести разделам номенклатуры дел):

01 – канцелярия

02 – учебно-воспитательная работа

03 – кадры

04 – бухгалтерия

05 – хозяйственная часть

06 – медицинская часть.

В базе указаны сроки хранения каждого документа.

На данный момент база создана как справочная таблица. В перспективе намечается работа по наполнению этой базы конкретными документами с помощью исполнения гиперссылок. Для этого в структуру базы будет введено дополнительное поле, содержащее адреса гиперссылок.

Заключение

В заключение, в этой работе рассмотрены общие вопросы баз данных различных моделей, принципы организации текстовых, сетевых и реляционных баз. Данная работа посвящена анализу проектирования баз данных, а также освещению методов построения форм и отчетов на примере построения программы ведения. В качестве инструмента, построения базы данных, использован Microsoft Access.

Подробно описана методика работы с программой. Программа может быть использована для практической работы в школах и других учебных заведениях в помощь школьному администратору.

В рамках экспериментальной работы, я хотела бы вести БД “Учитель”, “Алфавитная книга записи обучающихся” и “Примерная номенклатура дел образовательного учреждения” и др. Но, к сожалению, все эти работы не входят в рамки требований фестиваля, поэтому я только могу выслать все эти работы на диске.

Освоение информационно-аналитической системы позволяет на порядок поднять качество и культуру управленческой деятельности, создаёт резервы для работы в режиме развития. Разработанные программы могут использоваться при аттестации учреждений образования, что позволяет сделать результаты работы каждого управленца школы открытыми и максимально объективными.

Литература

  1. Вейскас Д., Эффективная работа с Microsoft Access 2, С.-Пб.,1995.
  2. Биллиг В.А., Дехтярь М.И., VBA и Office 97 Офисное программирование, М., изд. “Русская редакция”, 1998.
  3. Гусева Т.И., Башин Ю.Б. , Проектирование баз данных в примерах и задачах, М.,1992.
  4. Савельев В.А., Персональный компьютер для всех (кн.3), Создание и использование баз данных, М.,1991.
  5. Тимоти Бадд, Объектно- ориентированное программирование в действии, С.-Пб., 1997.
  6. Росс Нельсон ,Running Visual Basic for Windows, М., изд. “Русская редакция”, 1995.
  7. Бемер С, Фратер Г., MS Access … для пользователя, Киев, “BHV”, 1994, М., “Бином”.
  8. Винтер Рик, Microsoft Access 97, Справочник, С.-Пб., “Питер”, 1999.
  9. Б. Богумирский. Эффективная работа на IBM PC в среде Windows 95 СПб, “Питер”, 1997, 1000 с.
  10. Д. Вейскас. Эффективная работа с Microsoft Access 7.0 “Microsoft Press”, 1997, 864 с.
  11. А. Горев, С. Макашарипов, Р. Ахаян. Эффективная работа с СУБД СПб, “Питер”, 1997, 704 с.