Работа с документами - это одна из составных частей процесса управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в дошкольном образовательном учреждении самым тесным образом связан с документационным обеспечением управления.
Документационное обеспечение управления в дошкольных образовательных учреждениях на современном этапе требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Основные задачи делопроизводства в дошкольном учреждении - это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.
Таким образом, качество управления дошкольным образовательным учреждением напрямую зависит от уровня организации делопроизводства. При этом, с ростом дошкольных образовательных учреждений и численности сотрудников в них, вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным.
Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный в сборниках статей, учебных и методических пособиях. Государственная система документационного обеспечения управления, устанавливает единые требования к документированию и организации работы с документами, а также государственные стандарты на документацию и работу с документами, в том числе ГОСТ Р 51141-98, в котором закреплено современное толкование терминов и определений по делопроизводству, архивному делу; ГОСТ Р 6.30-2003, устанавливающий состав и расположение на листе бумаги реквизитов, рекомендуемые требования к оформлению документов, тексту и бланкам документов; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Существует система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Но, к сожалению, до сих пор нет конкретных стандартов оформления локальных актов для дошкольных учреждений. Поэтому необходимо разработать требования, определяющие общие принципы управления документацией в ДОУ.
Важнейшими нормативными документами, используемыми в делопроизводстве дошкольных образовательных учреждений, являются: Закон Российской Федерации "Об образовании", Письмо Министерства образования Российской Федерации "О направлении пакета образцов документов, реализующих новое положение о ДОУ в РФ", Положение о порядке лицензирования образовательных учреждений и др.
Дошкольное учреждение является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный и другие счета в банковских учреждениях, имеет в оперативном управлении имущество, находящееся в муниципальной собственности и обособленное имущество на правах собственности, приобретенное за счет внебюджетных средств, круглую печать, штамп, бланки со своим наименованием и другие реквизиты. Оно приобретает права юридического лица в части ведения уставной финансово-хозяйственной деятельности, направленной на обеспечение образовательного процесса, с момента государственной регистрации в установленном законом порядке.
Осуществление образовательной деятельности разрешено с момента выдачи учреждению лицензии на образовательную деятельность.
Учреждение подотчетно:
- комитету по управлению и распоряжению муниципальной собственностью - по вопросам целевого использования и сохранности муниципального имущества;
- муниципальному образованию - по вопросам деятельности учреждения;
- иным органам власти по вопросам, относящимся к их компетенции в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
Руководитель Учреждения в своей деятельности основывается на федеральных законах, указах, распоряжениях Президента Российской Федерации, решениях местного самоуправления и документами в области делопроизводства, гражданского законодательства и законов о труде.
Управление осуществляется на принципах единоначалия и самоуправления. Общее руководство Учреждением осуществляет Совет педагогов, в состав которого входят все педагоги на основании Положения о Совете педагогов (приложение 1).
Совет педагогов как высший орган руководства всем воспитательно-образовательным процессом решает конкретные задачи Учреждения. Для более эффективной работы по вопросам воспитания и образования воспитанников действует Положение о контрольной деятельности (приложение 2) и другие Положения, регламентирующие деятельность педагогов.
Совет педагогов решает вопросы своей деятельности на заседаниях, которые проводятся не реже одного раза в три месяца, все вопросы отражаются в протоколах.
Заведующий ДОУ несет всю полноту ответственности за правильность документирования и оформление соответствующих документов.
С появлением управленческих технологий многократно возрастает роль делопроизводителя в ДОУ. Раскроем более полно деятельность делопроизводителя.
Делопроизводитель действует в соответствии с должностной инструкцией, являющейся документом, регламентирующим производственные полномочия, предъявляемые к работнику, занимающему эту должность.
Делопроизводитель - это служащий, ведущий канцелярские дела, делопроизводство. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее общее образование и стаж работы в должностях по делопроизводству. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:
- законодательными и нормативно-методическими документами, рассматривающими вопросы делопроизводства и регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними;
- Уставом Учреждения;
- Правилами внутреннего трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями заведующего Учреждением.
Делопроизводитель Учреждения должен знать: трудовое законодательство, основные правила постановки документальной части общего делопроизводства; инструкцию по делопроизводству; структуру учреждения; Правила внутреннего трудового распорядка. На делопроизводителя возлагаются функции: обеспечение учета, регистрации, контроля исполнения поручений руководства данного учреждения, информационно-справочное обслуживание по документам и их хранение.
Для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель обязан:
- принимать и регистрировать корреспонденцию, передавать руководителю дошкольного учреждения документы;
- осуществлять документационное обеспечение кадровой деятельности Учреждения;
- организовывать подготовку необходимых документов для руководства; отвечать за качество подготовки, правильности составления, согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности Учреждения;
- осуществлять контроль исполнения документов, поручений и заданий руководства, систематически докладывать руководителю о состоянии их исполнения;
- следить за сроками исполнения обращений граждан; вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива, картотеку учета прохождения документов;
- подготавливать и сдавать в архив документальные материалы, законченные делопроизводством, и регистрационную картотеку;
- обеспечивать сохранность проходящей служебной документации.
Таким образом, делопроизводитель отвечает за организацию делопроизводства в Учреждении. В процессе своей деятельности делопроизводитель взаимодействует с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимых документов, проверки выполнения поручений, приказов и указаний руководителя дошкольного учреждения.
Дошкольные образовательные учреждения в соответствии с Законом РФ "Об образовании" получили широкие права в самостоятельном осуществлении образовательного процесса, подборе и расстановке кадров, научной, финансовой, хозяйственной и иной деятельности.
Принятые заведующим решения фиксируются в определенном порядке и конкретных формах документов. Данный вид деятельности называется документационным обеспечением управления, а издаваемые документы - управленческой документацией. Управление любым дошкольным образовательным учреждением должно быть документально обеспечено, и от качества документационного обеспечения управления зависит качество управленческой деятельности.
Управление документацией - создание условий, обеспечивающих хранение необходимой информации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами.
В управленческой деятельности учреждения можно выделить следующие виды документов:
- организационные документы (устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, проч.);
- распорядительные документы (приказы по личному составу и основной деятельности, распоряжения, указания, решения, проч.);
- информационно-справочные документы (акты, письма, справки, докладные и служебные записки, протоколы, проч.);
- документы по личному составу (личные дела);
- предложения, заявления, жалобы граждан;
- финансово-бухгалтерские документы;
- технико-технологические документы;
- контрольно-ревизионные документы.
Таким образом, все документы, образующиеся в деятельности дошкольного учреждения, можно разделить на группы:
Организующие деятельность Учреждения (организационно-правовые документы) - договор между Учреждением и Учредителем (приложение 5), устав (приложение 6), свидетельство о государственной регистрации, лицензия на право ведения образовательной и медицинской деятельности, коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, должностные инструкции.
Документы по личному составу, регламентирующие процессы движения кадров - трудовой договор, трудовая книжка, личная карточка Т-2, Личное дело; процедуру аттестации - заявление, аттестационный лист, экспертное заключение, протоколы заседаний экспертной, аттестационной комиссий; воинский учет - личные карточки Т-2 на военнообязанных и призывников, журналы и учетная документация установленных форм, согласованная с требованиями Горвоенкомата.
Технико-технологическая документация - документы, организующие хозяйственную деятельность учреждения.
Документы, организующие медицинскую деятельность.
Документы, организующие педагогическую деятельность Учреждения и управляющие данной деятельностью (приказы по основной деятельности), распоряжения руководителя.
Информационно-справочные документы - письма, протоколы, акты, справки, докладные и служебные записки, телефонограммы, документация, содержащая сведения о воспитанниках.
Документация по работе с гражданами; заявления о зачислении ребенка в учреждение; заявления от бывших работников о предоставлении архивных сведений о стаже работы и заработной плате; жалобы о ненадлежащем уходе, присмотре за ребенком.
Рассмотрим особенности оформления некоторых документов в ДОУ.
Устав - является основным организационным документом. Это свод правил, регулирующих деятельность организации, ее взаимоотношения с другими организациями и гражданами, их права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Устав является организационно-правовым документом, в котором закреплена структура, функции, права и обязанности Учреждения, вытекающие из Закона РФ "Об образовании", полномочия, дополнительно переданные учреждению учредителем, а также иные необходимые вопросы, не противоречащие действующему законодательству и необходимые для осуществления деятельности детского сада.
Содержательная часть Устава должна включать в себя следующие основные разделы:
- общие положения;
- цели и предмет деятельности;
- организация образовательного процесса;
- участники образовательного процесса;
- управление учреждением;
- финансовая и хозяйственная деятельность;
- регламентация деятельности;
- реорганизация и ликвидация.
В уставе прописывается особенность функционирования Учреждения, права и обязанности участников образовательного процесса.
Договор между Учредителем и Учреждением - определяется пунктом 3 статьи 11 Закона РФ "Об образовании", в котором записано: "Отношения между учредителем и образовательным учреждением определяются договором между ними в соответствии с законодательством Российской Федерации".
Договор между Учреждением и родителями (законными представителями) - включает в себя взаимные права, обязанности и ответственность сторон, возникающие в процессе обучения, воспитания детей, присмотра и ухода за ними.
Должностной и численный состав учреждения с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании. Штатное расписание составляется на бланке предприятия и содержит сведения должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заведующим Учреждением, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем Управления образования, при этом в грифе утверждения указываются общая штатная численность учреждения и месячный фонд заработной платы.
Правила внутреннего трудового распорядка - нормативный акт, определяющий трудовой распорядок на предприятиях, в учреждениях, организациях. Утверждается трудовым коллективом по представлению администрации и профкома на основе типовых правил.
Это один из важнейших документов, регламентирующих жизнь ДОУ, который сочетается с положениями Устава детского сада. Организация работы учреждения, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, внутренний режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка.
Структура этого документа следующая:
- общие положения;
- порядок приема, перевода и увольнения работников;
- основные обязанности работников;
- рабочее время и его использование;
- поощрения за успехи в работе;
- взыскания за нарушения трудовой дисциплины;
- внутриобъектный режим;
- организация работы.
Согласно Уставу Учреждения, правила внутреннего трудового распорядка, равно как и изменения к ним, принимаются общим собранием коллектива в начале каждого учебного года и утверждаются заведующим. При приеме на работу заведующий Учреждением обязан ознакомить каждого работника с указанным документом под роспись в приказе о назначении. Храниться этот документ должен в доступном для каждого работника месте.
Инструкция - самостоятельный правовой акт, который подписывается или утверждается заведующим детским садом.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или применения положений законодательных и нормативных актов.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Инструкция является документом постоянного длительного действия (до замены ее новой инструкцией).
Все сотрудники Учреждения должны быть под роспись ознакомлены со своими инструкциями, один экземпляр которых находится в личном деле, другой - у сотрудника. Одной из задач оперативного контроля заведующего над данным процессом является проверка наличия подписи ответственного лица на каждой инструкции. Должностные обязанности администрации должны быть тоже доведены до сведения педагогического коллектива.
При приеме работника заведующий знакомит его с должностной инструкцией, отвечает на возникшие вопросы.
Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на разделы, пункты и подпункты. Должностная инструкция составляется на основе нормативных документов. К ним относятся Закон РФ "Об образовании", Трудовой кодекс РФ, Тарифно-квалификационные характеристики, Устав и другие документы, в которых прописаны обязанности и права работников. Согласно этим документам, инструкция состоит из следующих разделов:
- общие положения;
- функции;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность;
- взаимоотношения, связи по должности.
Инструкция утверждается и вводится в действие приказом заведующего.
Рассмотрим еще одну сторону делопроизводства в ДОУ - распорядительную. Распорядительная деятельность детского сада регламентируется, в основном, посредством издания приказов, а также распоряжений заведующего.
Приказ - это нормативный документ, затрагивающий права и интересы работников. Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем для решения основных и оперативных вопросов. Все приказы фиксируются в книге приказов.
При подготовке приказа следует соблюдать следующие принципы:
- достоверность и объективность описываемой ситуации;
- полнота информации, необходимой для обоснования принимаемых мер;
- краткость и лаконичность;
- соответствие содержания текста и распоряжений руководителя нормам права и его компетенции, определенной уставом ДОУ;
- следование нормам официально-делового стиля речи.
Любой приказ, независимо от его содержания, включает следующие реквизиты:
- наименование данного учреждения (организации, предприятия);
- наименование вида документа (приказ);
- дата издания;
- регистрационный номер;
- место издания;
- заголовок;
- текст;
- подпись;
- визы.
Книга приказов - один из самых важных видов номенклатурной документации. Это практически единственный документ, по которому, в случае необходимости, можно восстановить стаж работы сотрудника.
В Учреждении все приказы фиксируются в книге приказов (отдельной тетради), которая прошнурована, листы пронумерованы и скреплены печатью дошкольного учреждения и подписью руководителя. На последней странице, где ставится печать, имеется запись: "В книге приказов пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью ___ страниц", которая подписана заведующим Учреждением.
Все приказы о назначении, увольнении и административном взыскании должны соответствовать статьям и пунктам Трудового Кодекса Российской Федерации. В любом приказе, в котором упоминаются фамилии сотрудников, должны стоять росписи каждого из них, свидетельствующие об ознакомлении с приказом.
Выделяются приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Каждый из указанных видов приказов заносится в отдельную книгу приказов.
Приказы по основной деятельности регламентируют работу учреждения, правила техники безопасности, создание различного рода комиссий и т. д. Текст приказа по основной деятельности состоит из двух логически взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части указывается причина издания приказа, ссылка на нормативный акт, послуживший основанием для его издания:
- действующее законодательство;
- подзаконные нормативные акты, регулирующие деятельность учреждения образования;
- локальные акты образовательного учреждения (решения педагогического совета, собраний);
- акты проверок.
Распорядительная часть текста приказа, состоящего из нескольких пунктов, нумеруется арабскими цифрами с точками. Каждый пункт начинается с глагола в неопределенной форме, указывающего конкретное действие исполнителя, или с его фамилии, имени, отчества. Затем излагается содержание поручения.
Указания, помещенные в распорядительной части приказа, должны быть контролируемыми, адресными, с указанием конкретных сроков и объемов выполняемой работы.
В последнем пункте приказа руководитель может возложить контроль исполнения приказа на одно из должностных лиц.
Приказы по личному составу регламентируют назначение на должность сотрудников, их перевод на другую должность либо увольнение.
Эти приказы не имеют констатирующей части и глагола "Приказываю", а начинаются сразу с распорядительного действия: "Принять", "Назначить", "Перевести", "Уволить" и т. п. Содержание приказа определяется спецификой распорядительного действия. Приказы, касающиеся перевода, увольнения, наложения дисциплинарных взысканий, должны иметь обязательную ссылку на соответствующую статью Трудового Кодекса РФ.
Приказ может быть подписан руководителем Учреждения или лицом, исполняющим обязанности руководителя в случае отсутствия последнего.
За подписью помещается: "С приказом ознакомлен: подпись, Ф.И.О. работника".
Подпись и дата ознакомления ставятся работником собственноручно.
Приказ вводится в действие с даты его подписания, если в тексте приказа не указаны иные сроки.
Издание приказа влечет за собой правовые последствия как для лиц, указанных в нем, так и для подписавшего его руководителя. В случае ущемления интересов работника должностное лицо, подписавшее приказ, обязано, в отдельных ситуациях по решению суда, внести изменения в ранее изданный приказ с целью устранения нарушений действующего законодательства со всеми вытекающими моральными и, возможно, материальными последствиями.
Распоряжение - это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.
Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ", которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.
Распоряжения оформляются на бланке распоряжения (бланк конкретного вида документа).
Обязательными реквизитами распоряжения являются: наименование организации, название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.
Остановимся на кадровой документации.
На каждого сотрудника образовательного учреждения ведется личное дело - совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Порядок расположения документов при заведении личного дела следующий:
- внутренняя опись документов дела;
- заявление о приеме на работу;
- выписка из приказа о приеме на работу;
- листок по учету кадров;
- копии документов об образовании;
- выписки из приказов о перемещении, совмещении профессий, о присвоении квалификационной категории, увольнении;
- аттестационный лист (копия).
Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, содержит сведения о порядковых номерах документов дела, датах их создания, заголовках. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе, подписывается ее составителем с указанием должности (на данный момент - заведующим Учреждением), расшифровки подписи и даты составления описи.
Основу личного дела составляет личный листок по учету кадров, который представляет собой перечень вопросов о биографических данных работников, образовании, выполняемой ими с начала трудовой деятельности работе, семейном положении и др. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. Сокращения, прочерки, исправления и помарки не допускаются. При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, диплом, удостоверения, свидетельства и пр. Особое внимание необходимо обращать на некоторые графы личного листка, при заполнении которых часто допускаются ошибки. Так, в графе "Образование" применяются следующие формулировки: "высшее", "незаконченное высшее", "среднее специальное", "среднее", "неполное среднее", "начальное" - в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.
В графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке. В указанную графу вносятся сведения и о перерывах в работе в связи с учебой, болезнью и др. Кроме того, если работник в одном учреждении в разные периоды занимал различные должности, то следует указывать время пребывания на каждой из них.
Делопроизводитель, принимая от поступающего личный листок по учету кадров, проверяет полноту его заполнения и правильность указанных сведений в соответствии с предъявленными документами.
Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография составляется работником собственноручно, в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть указаны следующие сведения: фамилия, имя, отчество; число, месяц, год и место рождения; полученное образование (где, когда, в каких учебных заведениях); с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность; сведения о семейном положении и близких родственниках, паспортные данные; домашний адрес и телефон; дата составления автобиографии, подпись работника.
Подшитая в личное дело выписка из приказа о приеме на работу конкретного сотрудника должна быть заверена заведующим.
На личном листке проставляется присвоенный личному делу порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге учета личных дел. После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и в освободившуюся обложку, под тем же номером, помещается личное дело нового работника.
В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге учета, где предусматриваются следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество работника. Дата постановки дела на учет, дата снятия с учета.
Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.
Аттестационный лист (копия) хранится в личном деле педагогических кадров, прошедших аттестацию. После успешного прохождения аттестации заведующий издает приказ (не позднее одного месяца после заседания аттестационной комиссии) о присвоении квалификационной категории работнику и делает соответствующую запись в трудовой книжке.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, ведется на всех сотрудников, проработавших свыше пяти дней, если работа в этой организации является основной.
Прием на работу без трудовой книжки не допускается. В работе с трудовыми книжками заведующий руководствуется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, а также Инструкцией по заполнению трудовых книжек. В этой же Инструкции предусматривается ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В указанной книге регистрируются все трудовые книжки работников при поступлении на работу с записью серии и номера книжек. Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним прилагается к Инструкции.
Процесс делопроизводства несет в себе и планирующую функцию. В ДОУ в обязательном порядке планируется:
- перспективное планирование воспитательно-образовательного процесса;
- осуществляется оперативное планирование;
- воспитатели и специалисты имеют тематические планы по обучению и воспитанию детей, которые скоординированы по содержанию.
Годовой план утверждается заведующим и принимается на педагогическом совете. В годовом плане обычно отражаются:
- расстановка кадров на учебный год;
- анализ работы коллектива за прошедший учебный год, где дается оценка выполненных задач;
- формы работы по этим задачам;
- методические разработки педагогов по выбранным направлениям;
- анализ повышения квалификации (КПК, семинары, консультации) педагогических работников за прошедший год;
- участие в окружных и городских мероприятиях;
- качественная оценка выполнения программы по поставленным задачам, как по возрастам, так и по учреждению в целом;
- данные обследования детей на предмет готовности к обучению в школе по линиям развития ребенка;
- запланированные годовые задачи и мероприятия.
В годовом плане работы определяется система проведения педагогических советов, тематика которых должна быть актуальна для Учреждения, отражаются его особенности и приоритетные направления работы. Решения педагогических советов должны иметь сроки и исполнителей, а выполнение решений - контролироваться и доводиться до сведения педагогического коллектива, что может быть представлено в виде справок или выписок из протоколов заседаний. Книга протоколов педагогических советов должна быть оформлена в соответствии с установленными правилами, а материалы проведенных советов полностью сохраняются.
Таким образом, основным нормативными документами деятельности Учреждения являются локальные акты: устав, приказы заведующего, договора, Положения и др. документы, не противоречащие законодательству РФ.
Обязательно в ДОУ должна составляться номенклатура дел.
Номенклатура дел выполняет целый ряд функций:
- используется как система классификации при группировке исполненных документов, при этом заголовки дел переносятся на их обложки;
- определяет сроки хранения документов;
- используется для построения информационно-поисковой системы;
- имеет справочное значение при изучении деятельности учреждения.
Заведующий дошкольным образовательным учреждением вправе вносить дополнения и уточнения в номенклатуру дел учреждения в соответствии со спецификой его деятельности.
При формировании дел следует придерживаться определенных правил:
- в дело подшиваются только исполненные документы;
- каждый документ должен соответствовать требованиям государственных стандартов и нормативных актов (для этого проверяется наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат и др.);
- в дело подшиваются документы в одном экземпляре (оригиналы);
- документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;
- как правило, в дело группируются дела одного календарного года, за исключением переходящих документов;
- документы помещаются в дело со всеми приложениями или дополнительными материалами;
- толщина одного дела не должна превышать 30-40 мм (около 250 листов).
Хранение документов в Учреждении на персональном компьютере осуществляют по принципу: один документ - один файл. В каталоге имена файлов не повторяются. Периодически проводится ревизия документов, которая позволяет сортировать документы, избавляться от устаревших и ненужных. Для создания архива используют жесткие и лазерные диски.
Все документы различаются по своей ценности, следовательно, у всех документов должны различаться сроки хранения, причем данное правило распространяется и на хранение электронных документов.
Все дела в Учреждении хранятся в кабинете заведующего и у руководителей структурных подразделений (методическом, медицинском кабинетах, у заместителя по административно-хозяйственной части).
Хранение дел осуществляется по следующим правилам:
- дела хранятся в закрывающихся шкафах и сейфах;
- дела располагаются последовательно (в соответствии с номенклатурой);
- для учета документов, определенных категорий дел постоянного временного хранения составлена внутренняя опись;
- внутренняя опись помещается в начале дела и в нее вписаны данные о каждом подшиваемого документе. По окончании формирования дела имеется итоговая запись внутренней описи. При этом указывается количество включенных документов и количество листов самой описи.
Срок хранения документов может быть временным (до 10 лет), свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях.
Ответственность за хранение документов руководитель ДОУ возлагает на руководителей подразделений (старшего воспитателя, старшую медицинскую сестру, главного бухгалтера).
Завершающий этап работы с документами - обработка их дальнейшего хранения и подготовка документов к сдаче в архив организации, которая включает:
- проведение экспертизы ценности документов;
- оформление дел;
- составление описей дел;
- составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.
Ежегодно проводится отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводится в структурных подразделениях под руководством заведующего, а при необходимости - с участием сотрудников ведомственного архива. Отбор предполагает анализ фактической ценности документов: определяется научная, практическая ценность и соответствующие сроки хранения. По результатам экспертизы ценности в ведомственный архив передаются дела постоянного хранения по личному составу. Их передача осуществляется только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не сдаются в ведомственный архив, а хранятся в ДОУ и по истечении срока хранения уничтожаются. Уничтожение документов оформляется актами, которые подписывает председатель и члены экспертной комиссии. Утверждает акт руководитель ДОУ.
Таким образом, можно сделать следующие выводы:
1. Организация деятельности дошкольного учреждения предусматривает наличие многих видов документов (в отдельных случаях их разработку), без которых невозможно решать задачи эффективного управления. Залогом успеха заведующего в управленческой деятельности является глубокое знание ведомственных организационных документов, их умелое использование в практической работе, а также систематическое совершенствование личных навыков в подготовке документальных материалов.
2. Заведующий должен обладать необходимой правовой подготовкой, знать и грамотно применять на практике методику подготовки приказов, которая предусматривает обязательную проработку руководителем особенностей конкретной ситуации, требующей издания приказа, проверку наличия необходимых документальных материалов и их соответствия действующему законодательству. Заведующему необходимо скрупулезно контролировать сроки подготовки приказов о периодически проводимых в учреждении мероприятиях: ознакомление сотрудников с действующими ведомственными инструкциями, назначение ответственных за пожарную безопасность в помещениях и т.д.
Поэтому для успешной организации документирования управленческой деятельности дошкольного учреждения важно комплексное решение вопросов документационного обеспечения управления, что позволит повысить качество и эффективность делопроизводства на всех уровнях управления.