Цель работы: научиться форматировать данные в Microsoft Excel; ознакомится с понятиями фильтрация, автофильтр, сортировка; научиться использовать формулы в Microsoft Excel 2007.
Задание: Создайте таблицу в соответствие с образцом, приведенным на рис. 1.
Рисунок 1. Образец таблицы
Выполнение:
Создайте новую книгу и сохраните ее под
названием Фильтрация. Откройте Лист 1 и
переименуйте его в Фильтр (ПКМ на Лист 1 ––>
Переименовать).
Отформатируйте лист Фильтр в соответствии с
требованиями:
– Объедините диапазон ячеек А1:G1 и введите
заголовок Список абитуриентов (шрифт – Arial, кегль
– 14, начертание – полужирное).
– В ячейки диапазона А2:Н2 введите заголовки
строк (шрифт – Arial, кегль – 12).
– В диапазон ячеек А3:А15 введите номер по порядку,
используя функцию протягивания.
– Установите границы для Заголовков.
– С помощью формы ввода (рис. 2) заполните
диапазон В3:G15. Выделите ячейки В2:G2 выберите пункт
меню Данные ––> Форма.
Рисунок 2. Форма ввода
Заполните таблицу 10-15 значениями.
В ячейке Н3 посчитайте сумму баллов за три
экзамена: =СУММ(E3:G3). Протяните эту формулу на
весь диапазон H3:H15. Задайте фон столбцам таблицы
(рис. 3).
Рисунок 3. Оформление листа
Установите курсор-рамку внутри таблицы данных.
Выполните команду меню Данные ––>
Сортировка.
Выберите первый ключ сортировки: в
раскрывающемся списке "сортировать"
выберите Факультет и установите переключатель в
положение "По возрастанию" (Все факультеты в
таблице расположатся по алфавиту).
Если же хотите, чтобы внутри отдела
Специальности расположились по алфавиту, то
выберите второй ключ сортировки в
раскрывающемся списке "Затем" выберите
Специальность и установите переключатель в
положение "По возрастанию" (рис. 4).
Рисунок 4. Сортировка записей
Затем необходимо отфильтровать данные. Установите курсор-рамку внутри таблицы данных. Выполните команду меню Данные ––> Фильтр ––> Автофильтр. Снимите выделение в таблицы. Результат выполнение операции представлен на рис. 5.
Рисунок 5. Применение автофильтра
У каждой ячейки заголовка таблицы появилась
кнопка "Стрелка вниз", она не выводится на
печать, позволяющая задать критерий фильтра.
Допустим, нам необходимы все записи, где Общий
балл будет больше 210.
Щелкните по кнопке со стрелкой, появившейся в
столбце Общий балл. Раскроется список,
по которому будет производиться выборка.
Выберите строку Условие. Задайте
условие: > 210. Нажмите ОК. Данные в
таблице будут отфильтрованы (рис. 6).
Рисунок 6. Результат применения фильтра
Вместо полного списка абитуриентов, мы получим
список набравших более 210 баллов. Фильтр можно
усилить. Если дополнительно выбрать какой-нибудь
факультет, то можно получить список абитуриентов
по факультету, набравших более 210 баллов.
Для того, чтобы снова увидеть перечень всех
абитуриентов, нужно в списке Факультет выбрать
критерий Все.
Можно временно скрыть остальные столбцы, для
этого, выделите столбец "№", и в контекстном
меню выберите Скрыть. Таким же образом
скройте остальные столбцы, связанные с баллами
по предметам. Вместо команды контекстного меню
можно воспользоваться командой Формат ––>
Столбец ––> Скрыть.
Чтобы не запутаться в своих отчетах, вставьте
дату в ячейку Н1, которая будет автоматически
меняться в соответствии с системным временем
компьютера Вставка ––> Функция ––> Дата
и время ––> Сегодня (рис. 7).
Рисунок 7. Добавления функции СЕГОДНЯ()
Для того чтобы вернуть скрытые столбцы
необходимо выделить таблицу всю целиком, щелкнув
по пустой кнопке и выполнить команду Формат
––> Столбец ––> Показать.
Восстановите исходный вариант таблицы и
отмените режим фильтрации. Для этого щелкните по
кнопке со стрелкой и в раскрывшемся списке
выберите строку Все, либо выполните команду
Данные ––> Фильтр ––> Отобразить все.
Контрольные вопросы:
1. Как создать новую книгу?
2. Каким образом можно переименовать лист?
3. Что такое форматирование документа?
4. Как изменить гарнитуру, кегль, начертание,
выравнивание текста?
5. Каким образом можно задать фон ячейки, листа?
6. Что такое функция протягивания? Как ей
пользоваться?
7. Каким образом можно заполнить ячейки с помощью
формы?
8. Для чего используется функция СУММ()?
9. Что такое диапазон ячеек? Как определяется
адрес диапазона?
10. Как можно использовать сортировку в Microsoft Excel?
11. Что такое автофильтр?
12. Каким образом можно задать специальные
значения для фильтрации?
13. Для чего используется функция СЕГОДНЯ()?