Рекомендации по правилам написания стандартного письма
При написании стандартного официального письма следует придерживаться основных важных моментов. Необходимо, в первую очередь, стараться сделать ваше формальное письмо на английском как можно более простым и ясным, передающим суть дела и не усложнять его дополнительными длинными предложениями, а также использовать специализированную лексику только в узких рамках, поскольку фактически, она не всегда всем понятна и доступна, избегая старомодных выражений.
В формальном письме на английском не следует использовать сокращенные формы, идиомы, фразовые глаголы, повелительное наклонение, эмоциональные, субъективные и неясные слова: very, really, actually, totally, terrible, nice, good и тому подобные. Использование данных языковых форм чревато дополнительными проблемами понимания, поскольку речь идет, в первую очередь, о деловых формальных отношениях.
Стиль письма должен быть вежливым, уважительным, даже если это жалоба. Один из способов этого добиться, использовать вспомогательные глаголы could, would, should, Глаголы такого уровня абсолютно подходят, но не злоупотребляйте ими, так как есть вероятность того, что письмо перейдет в разряд слишком формальных. Можно использовать стандартные фразы, например: “I wish to inform you” вместо “I would like to inform you”.
Будьте внимательны с числами. В США и Великобритании дробные числа пишутся с точкой (например 123.45), а запятой отделяются тысячи (например 10,245,000.21 – 10 миллионов 245 тысяч 21 сотая).
По окончании написания письма лишний раз тщательно проверьте грамматику и орфографию, ошибки могут произвести плохое впечатление, а если вы, тем более, обращаетесь с целью устройства на работу, то ваше письмо с ошибками точно полетит в корзину. Если есть возможность, дайте его еще кому-либо на проверку. Особенно хорошо проверьте, как написано имя получателя (см. ниже).
Важно помнить, что при получении делового письма, первое впечатление производит огромное влияние, поэтому лучше выбирайте бумагу, конверты, центрируйте письмо на странице, не допускайте пятен на бумаге. Все это маленькие, но очень важные в бизнесе мелочи, которые могут вам помочь добиться своей цели.
Правила написания формального и делового письма
Стандартное английское официальное письмо начинается с адреса отправителя письма, который пишется в правом верхнем углу. Телефоны и адреса электронной почты обычно не пишутся, но это вполне допустимо. В последнее время адрес отправителя заменяется заранее напечатанным заголовком на фирменном бланке компании, в котором уже указаны ее название, а также все реквизиты и контактные данные. Заголовок располагается вверху посередине.
Слева и ниже пишется имя и адрес получателя письма. Если имя вам неизвестно, используйте подходящий титул, но лучше всегда адресовать письмо конкретному получателю.
После адреса пишется дата. Ее можно разместить как под адресом отправителя, так и под адресом получателя. Форматы даты в последнее время стали более свободными, но определенный порядок остался неизменным. Для официального делового письма очень важно не перепутать число с месяцем, поскольку от этого могут зависеть юридические и физические последствия написанного. Британский отличается от американского и в сокращенном и в полном виде тем, что в Британии на первое место ставится дата, а в США принято ставить на первое место месяц, затем дату, затем год, например: DD/MM/YY (UK) или MM/DD/YY (US); поэтому месяц лучше прописывать словом: 1 March, 2016 или 1st March, 2016 или March 1, 2016.
Далее идет приветствие (Salutation), которое зависит от того, знаете ли имя человека, к которому обращаетесь. Если знаете, то пишите: Dear Mr. Moore, Dear Mrs. Thompson, Dear Miss(Ms) Johnson
Очень важно использовать всегда обращение Ms для женщины, если вас специально не просили использовать Mrs, Miss. Если обращение относится к нескольким мужчинам, то можно применить обращение Messrs. Это же обращение используется и в адресе получателя перед названием компании (например, Messrs Morgan & Co)
Многие пишут и без титула: Dear Jane Smith, но англичане считают такое обращение грубым. Поэтому лучше использовать титул. Если вы знаете, что человек, которому вы пишете, имеет специальный статус — указывайте его: Dear President House, Dear Dr.Jones.(Doctor, Professor etc.)
Если вообще неизвестно не только имя, но и мужчина или женщина будут читать это письмо, то обращение следующее: Dear Sir/ Madam (Dear Sir or Madam). Окончание письма будет зависеть от того, как вы его начали. Если указывалось имя — значит концовка письма будет: Yours sincerely. Если sir or madam — Yours faithfully. Письмо непринужденного стиля можно завершить словами Best wishes/Best regards.(AmE). Сразу под этим выражением ставится ваша подпись, под ней печатается имя и фамилия. Важно понять разницу между личным и безличным обращением. В любом случае, обращение к незнакомым людям в неизвестной Вам (для примера, финансовой) компании: “Dear Sir(s),” является наиболее подходящим и универсальным. После такого обращения, ставится ваша подпись, под которой будет напечатано имя и фамилия.
После приветствия сейчас стало обычным сразу указывать повод написания этого письма и даже выделять его жирным шрифтом или подчеркивать, или сделать ремарку “Attention to (person) ”, чтобы в случае надобности, не вдаваясь в чтение подробностей, человек мог передать его более подходящей кандидатуре.
Далее идет первый параграф. Этот абзац является важным, поскольку он задает тон письма. Обычно в первом абзаце благодарят адресата за его письмо (если это ответ на запрос), представляют свою фирму, сообщают об основной цели письма. Цель письма должна быть изложена четко и коротко.
Затем идет основная часть текста, которая также разбивается на параграфы по содержанию. В них изложено то, что необходимо сообщить – ответы на поставленные вопросы, определенная информация или ответы на вопросы, которые нужно задать. Здесь важно продумать содержание и ясно и четко его изложить. Человек, которому вы пишете, должен получить необходимый объем информации в ограниченное время. Необходимо продумать разбиение на параграфы таким образом, чтобы каждый содержал тему или особый поворот темы, требующий особого внимания. Письмо должно быть прочитано за короткий срок, так что не используйте никакой лишней информации, только по сути дела или обращения.
После основной части располагается окончание, состоящее из последнего абзаца, в котором необходимо указать, какие действия вы ожидаете от получателя (информации, разъяснения, ответа на приглашение и т.п.). После этого через 2-3 строки пишутся фразы вежливости Yours sincerely/Yours faithfully в зависимости от формы приветствия письма (см.выше), через 2 строки ставится подпись, ниже которой пишется имя отправителя.
Итак, можно еще раз обобщить правила написания формального письма для лучшего восприятия в виде пошаговой инструкции:
Ваш адрес, написанный в правом верхнем углу письма
Адрес получателя, написанный слева страницы ниже вашего адреса
Дата в нужном формате. Пишется слева или справа ниже адреса получателя. Месяц пишется словом.
Приветствие Dear Sir/Madam для незнакомых лиц или Dear Mr/Ms/Mrs/Dr и т.п. для людей с известным вам именем.
Повод написания письма в коротком емком абзаце.
Основная часть, содержащая необходимые дополнительные разъяснения и информацию.
Окончание письма. В последнем параграфе необходимо указать, какие действия вы ожидаете от получателя (инфомации, разъяснения, ответа на поставленные вопросы и т.п.)
Слова вежливости Yours faithfully для незнакомых людей и Yours sincerely для знакомых.
Ваша подпись и имя.
Стандартные фразы, используемые в деловых письмах
Не стоит использовать неформальные разговорные фразы и предложения. Существуют стандартные деловые фразы для использования в письмах, которые, собственно, и определяют стиль письма, как формального или делового. Следующая таблица стандартных деловых выражений поможет составить полноценное формальное письмо на английском.
| Приветствие (Salutation) | Dear Mr. Brown, Dear Ms./Mrs. White, Dear Sir(s), Dear Madam, Dear Sir or Madam |
| Начало (Starting) | We are writing... to confirm/to inform/to request/ to enquire you
about... I am contacting you for a following reason./ I wish to inform you that.../ This is to inform you.../ I would like to draw your attention to.../ I enjoyed having lunch with you./ It was a pleasure meeting you./ I would like to inform you... |
| Starting. Ссылка на предыдущий контакт | Thank you for your letter of March 15./ Thank you for contacting us./ In reply to your request.../ Thank you for your letter regarding.../ With reference to our telephone conversation yesterday.../ Further to our meeting last week.../ It was a pleasure meeting you last Sunday./ I would like to confirm the main points we discussed yesterday. |
| Starting. Подтверждение получения письма | We have received your letter of.../ We thank you for your letter dated.../ In reply to your letter of.../ We acknowledge the receipt of your (any kind of message or any particular thing)... |
| Запрос (Making a request) | We would appreciate if you would.../ I would be grateful if you could.../ Could you please send me.../ Please send me as soon as possible (asap).../ Could you possibly let us have.../ It would be helpful if you could send us.../ I am interested in receiving.../ I would appreciate your immediate attention to this matter./ Please let me know what action you propose to take./ Please be so kind as to... (do something)/ We ask you to inform us.../ |
| Ссылки на предыдущую переписку | With reference to.../ Referring to your (our) letter of.../ Reverting to our letter of.../ With further reference to.../ Further to our letter of.../ Referring to our today’s telephone conversation... |
| Предложение помощи | Would you like us to...?/ We would be happy to.../ We are quite willing to.../ Our company would be pleased to... |
| Хорошие новости | We are pleased to announce that.../ I am delighted to inform you that.../ You will be pleased to learn that... |
| Плохие новости | We regret to inform you that.../ I am afraid it would not be possible to.../ Unfortunately, we can not (we are unable to)... |
| Претензии (Complaining) | I am writing to express my dissatisfaction with.../ I am writing to complain about.../ Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived./ We regret to inform you that.../ |
| Извинения (Apologizing) | We are sorry for the delay in replying to.../ I regret any inconvenience caused by.../ I would like to apologize for the inconvenience (delay).../ Once again, please accept my apologies for... |
| Заказы (Orders) | We are pleased to place our order with your company for.../ We would like to cancel our order No.../ Please confirm receipt of our order./ I am pleased to acknowledge receipt of your order No.../ Your order will be processed as quickly as possible./ We can guarantee you delivery before (date) |
| Цены (Prices) | Please send us your price list./ You will find enclosed our most recent price list and catalogue./ We have pleasure in enclosing a detailed quotation./ We can make you a firm offer of... |
| Ссылки на оплату | Our terms of payment are as follows.../ Our records show that we still have not yet received payment of.../ According to our records.../ Please send payment as soon as possible (asap). |
| Прилагаемые документы | I am enclosing.../ Please find enclosed.../ You will find enclosed... |
| Завершающие фразы (Closing remarks) | If we can be of any further assistance, please let us know./ If I can help in any way, please do not hesitate to contact me./ If you require more information.../ For further details.../ Thank you for taking this into consideration./ Thank you for your help./ We hope you are happy with this. |
| Ссылки на будущие деловые отношения | We look forward for a successful working relationship in the future./ We would be very pleased to do business with your company in the future./ I would be happy to have an opportunity to work with your firm. |
| Ссылки на будущие контакты | I look forward to seeing you next week./ Looking forward to hearing from you,.../ Looking forward to receiving your comments./ I look forward to meeting you on the (date)/ I would appreciate a reply at your earliest convenience./ An early reply would be appreciated. |
| Окончания делового письма | Sincerely yours,/ Yours sincerely, - для знакомых по
предыдущим контактам или переписке. Faithfully yours,/ Yours faithfully, - более формальное окончание для незнакомых. (Best) Regards, - Для тех, кого вы хорошо знаете и/или с кем имели длительные деловые отношения. |
Сокращения, используемые в деловых письмах.
Далее рассмотрим ряд сокращений, активно использующихся в деловых формальных письмах:
Asap – as soon as possible – как можно скорее, обычно при затребовании информации или ответа.
Enc./Encl. – enclosure – информирует о наличии вложений, обычно дополнительных материалов, сопроводительных документов.
P.S. – postscript – дополнительная информация в конце письма, по каким-либо причинам не включенная в основной текст. Она размещается всегда как заключительный элемент письма с отступом в 2-3 строки.
Brgs – best regards – c наилучшими пожеланиями – ставится в конце письма с более непринужденным стилем, если персона вам достаточно хорошо знакома по предыдущей переписке.
cc : - circular correspondence – ставится при рассылке нескольких копий письма указанным далее лицам.
Re: – обычно указывает тему письма, например, Re: our contract of 1st June.
Ref/Our ref – порядковый номер письма по нумерации компании для дальнейших ссылок при переписке.
Примеры формальных и деловых писем (Приложение 1)
Список литературы.
- Андрюшкин А.П. “Business English. Деловой английский язык.” Учебное пособие. 3-е издание – М.: Издательско-торговая корпорация “Дашков и К”. 2008.
- М. Голденков. “Азы английского слэнга и деловой переписки”. Минск, ПКФ “Издательский дом”. 1995
- Вера Экк, Саймон Дреннан. “Деловая переписка на английском”. Учебное пособие. М.: Астрель, 2007.
- Коптюг Н.М. “Деловое общение на английском языке для начинающих”. Новосибирск, Сиб. унив. изд-во, 2009.
- Слепович В.С. “Деловой английский. Business communication”. Ми.:”ТетраСистемс”, 2002.
- Басс Э.М. “Научная и деловая корреспонденция. Английский язык”. М.: Наука, 1991