Составление индивидуальной номенклатуры дел - трудоемкая кропотливая работа, требующая постоянной корректировки, изучения и применения нормативных документов. Наличие номенклатуры дел учреждения не усложняет его работу, а наоборот, упорядочивает ведение делопроизводства, исключает путаницу в делах, неучтенные дела, разные версии отчетов, дублирование документов и пр. При составлении индивидуальной номенклатуры дел, происходит количественная и качественная оценка дел, ведущих каждым специалистом учреждения.
Индивидуальная номенклатура дел упрощает работу проверяющих и проверяемых – это важный момент при прохождении процедуры лицензирования и аккредитации общеобразовательного учреждения.
Номенклатура дел
Номенклатура дел (далее - НД) – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.
Назначение НД:
— систематизация и закрепление индексов дел;
— распределение исполненных документов в дела;
— ускоренный поиск документов в деле;
— установление сроков хранения дел;
— для учета ведения дел сотрудниками учреждения.
Виды НД: типовая, примерная, индивидуальная (составляется для конкретного учреждения с учетом специфики его работы).
НД составляется в конце календарного года и корректируется с учетом ежегодной ревизии дел. НД утверждается и вводится в действие приказом директора школы с 01 января нового календарного года ‹Приложение1›. Номенклатура дел является обязательной для исполнения всеми сотрудниками учреждения.
Индивидуальная номенклатура дел Муниципального общеобразовательного бюджетного учреждения средней общеобразовательной школы № 3 р.п. Октябрьский представлена в ‹Приложение2›.
Формирование дела
Формирование дела - группирование исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Под “делом” понимают группу документов, систематизированную по определенному признаку, а также книгу учета, журнал.
При формировании дела необходимо соблюдать следующие общие правила:
- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного срока хранения;
- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
- по объему дело не должно превышать 250 листов;
- при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением “том 1”, “том 2”.
Документы внутри дела располагаются в определенной последовательности (по принципу систематизации):
- вопросно-логический (чередуется письмо-запрос, письмо-ответ);
- хронологический (например, в дело помещены документы за 1-й квартал, за 1-е полугодие, за календарный год);
- алфавитный (формы Т-2 работников по алфавиту).
Срок хранения дела
Срок хранения дела определяется в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000, с изменениями от 27.10.2003) (Делопроизводители этот документ называют – “Перечень Козлова”) ‹Приложение3›.
Работа с “Перечнем Козлова” заключается в следующем:
— по указателю вида документов определяются номера статей перечня;
— затем по номеру статьи из перечня, состоящего из 12 разделов, определяется срок хранения документов;
— срок хранения документа с указанием статьи вносится в номенклатуру дел.
Правила оформления номенклатуры дел
- Формат страницы А4;
- Текст - шрифт “Times New Roman”;
- Наименования разделов с указанием индекса –16-й кегль; индексы, заголовки дел – 14-й кегль;
- Скрыть сетку таблицы номенклатуры дел, кроме строки с цифрами;
- Каждый раздел номенклатуры дел оформляется с нового листа;
- Каждый лист номенклатуры начинается строкой с цифрами 1, 2, 3, 4, 5;
- Между заголовками дел – пустая разделяющая строка;
- Под последним номером раздела - выписка из номенклатуры дел раздела;
- В конце даются три свободных номера для заведения новых дел в течение года;
- Номера статей строго под сроком хранения – Постоянно ст. 37а;
- В номенклатуре дел 4, 5 колонки таблицы заполняются с использованием “Перечня Козлова”.
Расположение дел по степени важности
- Законы, постановления, инструктивные письма (вышестоящих региональных, федеральных организаций);
- Устав, локальные акты (положения) учреждения;
- Коллективный договор;
- Лицензия, свидетельство о регистрации, об аккредитации, о постановке на учет в налоговом органе и др.;
- Приказы, распоряжения (вышестоящей районной организации);
- Приказы, распоряжения учреждения;
- Протоколы учреждения;
- Штатное расписание;
- Должностные инструкции;
- Планы;
- Отчёты, сведения;
- Договоры;
- Акты;
- Списки;
- Документы;
- Переписка;
- Журналы, книги.
Индекс дела
В номенклатуру дел вносятся дела, имеющие заголовки и обозначенные индексами дела 01 – 01, 01 – 02, 01 – 03 ... 02 – 01, 02 – 02, 02 – 03 и т.д.
Первые две цифры обозначают, индекс раздела номенклатуры дел учреждения, вторые две цифры – порядковый номер дела, которое заведено в данном разделе.
Номенклатурой дел МОБУ СОШ № 3 р.п. Октябрьский предусмотрены следующие разделы: 01 - организация управления, 02 – канцелярия, 03 – учебно-воспитательная работа, 04 – кадры, 05 – безопасность жизнедеятельности, обеспечение безопасности образовательного процесса и условий труда, 06 – библиотека, 07 – социально-психологическая служба, 08 – медицинская часть, 09 – финансово-хозяйственная деятельность.
Заголовок дела
Заголовок дела составляется по следующим признакам:
номинальный признак (приказы по личному составу, приказы по основной деятельности, должностные инструкции работников и др.);
предметно-вопросный признак (переписка с МКУ “Отдел образования администрации Чунского района” и др.);
корреспондирующий признак (входящая, исходящая корреспонденция);
авторский признак (указание автора);
хронологический признак (отчет школы за 2011/12 учебный год);
географический признак (переписка со школами со школами Чунского района).
В заголовке дела используются термины:
- Книга ... (Книга учета личного состава, алфавитная книга);
- Журнал ... (Журнал учета пропусков уроков, журнал движения обучающихся);
- Переписка с ...
- Документы ... (документы по одному вопросу, в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
В заголовке дела не используются:
— Термины “разное”, “общая переписка”, “черновики”, “документация” и др.;
— Одно слово “списки”, “акты”, “отчеты”, “справки” (необходимо уточнение – “списки многодетных и малообеспеченных семей”; “акты по приемке готовности школы к учебному году”; “отчеты по движению обучающихся” и пр.).
Если в дело помещена копия документа, то на копии документа указывается слово “копия”, подлинник в деле № 02-15.
Этикетка дела должна соответствовать заголовку дела в номенклатуре дел учреждения, что облегчает учет дел. Примеры этикеток представлены в ‹Приложение4›.
Ценность документов
Экспертиза ценности документов определяется экспертной комиссией, которая создается на основании школьного положения об экспертной комиссии и приказа директора школы.
Ценность документов определяется по срокам хранения:
- временного хранения (до 10 лет включительно);
- долговременного срока хранения (свыше 10 лет);
- постоянного срока хранения (75 лет и более).
Список используемой литературы
1. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000, с изменениями от 27.10.2003);
2. Письмо Министерства образования Российской Федерации “Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях” от 20.12.2000 № 03-51/64;
3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.);
4. Рабочая книга школьного администратора. Делопроизводство в школе. Выпуск 3. Издательство “Аркти”, Москва: 2008 г.
5. Фильшина И.В. Конспект устной лекции “Формирование номенклатуры дел ОУ”. ОГАОУ ДПО “Институт развития образования Иркутской области”, 2010 г.