Первый полноценный бланк документа в электронных таблицах был создан в 2006 году. При подготовке пакета документов участника Приоритетного национального проекта образование было необходимо сделать электронный вариант бланка "Представления заявителя…", бумажный экземпляр которого был получен в школе. Попытка выполнить документ в текстовом редакторе MS Word вызвала затруднения, из-за несовпадения нижнего подчеркивания и шрифта с подчеркиванием, а также из-за того что при изменении данных будет необходимо производить выравнивание строк. На рис. 1 показано, как выглядит бланк, созданный в MS Excel, на экране.
Рис. 1.
На рисунке видно, что подобные бланки выполняются построчно. В строках может быть выбран различный шрифт, кегль и начертание. Некоторые из ячеек объединяются и в них проводятся нижние границы. Размер строк 5, 16, 18, 20, 22, 27 специально уменьшен, чтобы текст был распределен в соответствии с оригиналом, а также с настройками принтера. Окно, в которое вписывается регистрационный номер и дата представления заявки, выполнено в виде отдельного объекта. Документ полностью представлен в Приложении 1
В 2009 года, приложение к аттестату стало выполняться отдельным документом, который можно было заполнять на компьютере. Начиная с 2010 года, к приложению добавился еще и бланк аттестата. Внешний вид сторон документов, на которые необходимо впечатать данные, показан на рисунках 2, 3, 4. В качестве примера показан внешний вид Аттестата об основном общем образовании (9 класс). Аттестат о полном общем образовании отличается от этого аттестата только цветом, а размеры полностью совпадают.
Рис. 2.
Рис. 3.
Рис. 4.
При заполнении бланка аттестата (рис. 2) изменяются только первые три строки (фамилия, имя, отчество в дательном падеже), а остальные графы не меняются. Во время заполнения бланка приложения (рис. 3 правая часть) меняют № аттестата, фамилию, имя, отчество (в именительном падеже), а также дату рождения выпускника.
Для заполнения аттестатов мною был разработан шаблон с использованием электронных таблиц, который полностью приведен в Приложении 2
Шаблон включает три листа:
Аттестат;
Приложение;
Оценки.
Все надписи выполнены шрифтом Times New Roman с кеглем 14 пунктов и хорошо читаются. Исключение составляет лишь дата рождения (13 пт.). Часть ячеек шаблона имеет индивидуальный размер и специально подбираемое выравнивание. Это позволяет достаточно точно подогнать текст к линиям бланка.
По правилам заполнения аттестатов при проставлении оценок по предметам следует указывать расшифровку каждой оценки (рис. 4 и 5). Чтобы избежать ошибки при расшифровке, в ячейках столбца D (лист Оценки) записана формула:
=ЕСЛИ(C33=5;"(отлично)";ЕСЛИ(C33=4;"(хорошо)";ЕСЛИ(C33=3;"(удовл.)";" "))).
Это позволяет, заполняя оценки только в столбце C, получать безошибочно необходимые расшифровки.
Следует также заметить, что при печатании шаблона на другом принтере текст может наползти на типографский шрифт. Это легко устраняется путем подгонки текста в отдельных ячейках, а также точным подбором высоты строк (с точностью до пункта).
Теперь несколько слов о сложившейся технологии печатания аттестатов и приложений.
1. Для того чтобы исключить ошибки при наборе имен, фамилий и дат рождения, каждый классный руководитель составляет список класса в MS Excel и тщательно выверяет его. Особенно уделяется внимание склонению фамилий, написанию букв "е" и "ё", правильности дат рождения и т.п.
2. Поскольку бланки аттестатов и приложений немного меньше стандартного листа, следует обрезать несколько листов А 4 под форматы бланков. Выполнить пробную печать на чистом листе и посмотреть на свет, совместив лист и бланк. При необходимости провести корректировку ячеек шаблона.
3. Во время печати бланков во избежание ошибок целесообразно копировать фамилии, имена отчество в шаблон, изменяя, где нужно падежи.
Рис. 5