Организационные документы. Положение

Цели: Изучение организационных документов, их реквизитов и последовательность их составления.

Задачи:

• Обучающая: Научить составлять организационные документы, правильной расстановке реквизитов и последовательности их оформления.
• Развивающая: Способствовать формированию и развитию самостоятельности обучающихся.
• Воспитывающая: Способствовать проявлению интереса к профессии секретаря.

1. Материально-техническая база:
кабинет секретарей-машинисток; персональные компьютеры; текстовый редактор Word; принтер; бумага формата А₄; образцы документов; схемы расположения реквизитов; мультимедийный проектор; экран; раздаточный материал; флешнакопитель;

2. Дидактическое обеспечение:
– учебники (Е.Н. Басовская. Делопроизводство); положение (наглядное пособие); карточка-задание (Приложение 2); презентация (Приложение 3);

Методы обучения: формирование умений по применению знаний на практике.

Тип урока: урок-практикум с показом презентации при изучении нового материала в программе Power Point 97-2003.

Литература:

1. ГОСТ Р 6 6.30 – 2003.Унифицированные системы документации. Система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Издательство стандартов. М. 2003.
2. Басаков М.И. Справочник секретаря-референта. Издательство “Феникс”, 2003.
3. Басовская Е.Н. Делопроизводство. Издательство “Академия” М.2003.

• приветствие; проверка явки обучающихся;
• проверка готовности обучающихся к уроку и настрой на работу;
• доведение до обучающихся плана урока.

2. Изложение нового материала

(Приложение 1; изложение теоретической части урока обучающимся раздается)

3. Закрепление знаний обучающихся

(Приложение 3)

4. Физкультминутка

Посмотрели на точку вблизи и посчитали до пяти, а затем посмотрели на точку вдали и тоже посчитали до пяти – проделали это пять раз.

5. Практическая работа

(напечатать ПОЛОЖЕНИЕ по карточке-заданию – Приложение 2).

• предлагаю учащимся сесть правильно за компьютер, т.е. соблюдать расстояние 50 – 70 мм от глаз до экрана компьютера, ноги ставим под углом 90⁰, руки над основной позицией за 15 – 20 мм, открыть программу Word.

• сообщаю название практической работы – напечатать часть документа по карточке-заданию “ПОЛОЖЕНИЕ” (приложение № 2);
• разъясняю, где будут располагаться реквизиты положения:

– реквизит “УТВЕРЖДАЮ” печатается на 110 мм по линейке на компьютере (показываю на слайде нужные расстояния);

– вторая строчка данного реквизита начинается под словом – УТВЕРЖДАЮ;

– на третьей строчке оставляется место для подписи под словом – УТВЕРЖДАЮ, и на этой же строчке на 125 мм по линейке пишется расшифровка фамилии и инициалы руководителя, который должен подписать этот реквизит; ниже этой подписи на четвертой строчке ставится дата, когда утверждается документ или оставляется место для нее;

• еще раз, обращаю внимание обучающихся на схему–образец, с которой знакомила их при объяснении изучаемого материала на экране;
• разъясняю, как далее расставляются реквизиты документа:

– через два интервала от реквизита “УТВЕРЖДАЮ” пишется название документа посередине строки большими буквами;

– на следующей строчке через один интервал и от начала строки ставится дата документа и на 145 мм по горизонтальной линейке компьютера ставится № данного документа. Дата, в данном случае, совпадает с датой в реквизите “УТВЕРЖДАЮ”;

– дальше через два интервала с красной строки оформляется текст документа по пунктам схемы-образца на экране показа слайда по изучаемой теме;

– после оформления текста через три интервала ставится реквизит подпись, т. е. от нулевого положения табулятора пишется – “Заместитель начальника управления” или “Руководитель подразделения”, что оформляется в две строчки, и против второй строчки на 125 мм по горизонтальной линейке компьютера ставятся инициалы и фамилия, подписывающего данный документ.

– через два интервала после реквизита “подпись” оформляются реквизит “Визы согласования”, которые перечисляются друг от друга, если их несколько – через полтора интервала;

– через три интервала от реквизита “Визы согласования” оформляется реквизит “С положением ознакомлены”. Если таких подписей несколько, то они оформляются через полтора интервала друг от друга и расшифровка подписей ставится на 125 мм по горизонтальной линейке компьютера.

– ниже реквизита “С положением “ознакомлены”” ставится реквизит “В дело №” и дата, когда это делается;

• предлагаю обучающимся перенести этот документ на свой флешнакопитель и распечатать его на принтере головного компьютера и сдать документ на проверку.

5.2. Самостоятельная работа обучающихся по учебно-трудовой деятельности. Перенести документ на (съёмный носитель информации) USB-флешнакопитель и распечатать его на головном компьютере.

5.3. Текущий инструктаж по ходу выполнения обучающимися самостоятельной работы: для тех у кого не получается: а) вставить влешнакопитель; б) сохранить нужную информацию (дать имя файлу) на флешнакопитель; в) открыть флешнакопитель; г) найти нужный документ; д) распечатать документ; провожу консультацию о последовательности выполнения данной операции: после проверки оформления документа – приложения, открыть “файл” на панели инструментов, нажать “сохранить как”, вставить флешнакопитель, при открытии папки “мой компьютер” найти в ней “флешнакопитель”, дать “имя” файлу “Положение” и нажать на “Сохранить”. После сохранения документа на “флешнакопителе” – вынуть его из компьютера с помощью безопасного извлечения, перейти за другой компьютер. Вставить флешнакопитель в головной компьютер, открыть документ “Положение”. Распечатываем, убедившись перед этим, что принтер включен и в нем имеется бумага. Тем, кто плохо владеет операцией “распечатать”, помогаю выполнить, показывая последовательность действий.

5.3.1. Формирование умений: проверка организованности в начале работы. Проверка правильности приготовления к работе (открытия программы Word, выставление параметров страницы). Соблюдение правил техники безопасности, санитарии и гигиены труда при выполнении задания (сидеть прямо, руки держим над клавиатурой за 15 – 20 мм над клавишами). Расстояние от глаз до монитора – 50 – 70 мм, схема документа на подставке;

5.3.2. Усвоение новых знаний: проверка правильности использования обучающимися схемы документа; инструктирование по выполнению задания в соответствии со схемой документа;

5.3.3. Целевые обходы: инструктирую обучающихся по выполнению расстановки реквизитов документа. Концентрирую внимание обучающихся на расстановке нового, ранее не встречающегося реквизита – “УТВЕРЖДАЮ”. Обращаю внимание обучающихся на расстояние расположения реквизитов друг от друга. Оказываю помощь слабо подготовленным к выполнению задания обучающимся. Концентрирую внимание на необходимость бережного отношения обучающихся к средствам обучения и рациональному использованию учебного времени; (обращаю внимание, что необходимо все внимание сосредоточить на работе по оформлению документа, не разговаривать самой и не отвлекать рядом сидящих обучающихся).

5.4. Заключительный инструктаж мастера: проверка и анализ выполнения документа ПОЛОЖЕНИЯ и самостоятельной работы обучающихся; распечатывание документа. Разбор ошибок обучающихся; вскрытие причин допущенных обучающимися ошибок; повторное объяснение способов устранения ошибок (вновь вставляем флешнакопитель и исправляем сделанные ошибки). Сохранение выполненного документа на флешнакопителе; распечатывание повторного документа, после устранения имеющихся ошибок в документе на “флешнакопителе”. (Еще раз обращаю внимание тех, кто не знает, как надо выполнить операцию “сохранить информацию” правильно и уметь её распечатать на другом компьютере). По окончании урока выполняем правильное выключение компьютера. Выставляю всем оценки за выполненную на уроке работу.

6. Инструктаж по выполнению домашнего задания

Составить Устав семьи. Обсудить из каких пунктов будет состоять Устав семьи. Перечислить последовательность составления реквизитов Устава семьи.

7. Уборка рабочих мест

Сдача мастеру дидактического материала. Уборка посторонних предметов, если таковые имеются, возле каждого компьютера.

8. Подведение итогов урока мастером

8.1. Сообщение о достижении целей урока;

8.2. Объявляю объективные оценки результатов коллективного и индивидуального труда обучающихся на уроке; выставление отметок в журнал группы.

8.3. Сообщение о планах следующего урока;

Обращаю внимание обучающихся, что секретарь организации, которая подписывает документы у руководителя организации, должна внимательно осматривать правильность оформления всех поступающих к ней документов.

Секретарь должна работать профессионально, так как она всегда находиться на виду у руководителей и других сотрудников организации.