Урок по предмету "Документы, коммерческая корреспонденция и делопроизводство". Тема: "Работа с иностранными партнерами"

В последние годы в нашей стране резко вырос спрос на квалифицированных секретарей. Это в первую очередь связано с возникновением большого количества коммерческих структур. Следует подчеркнуть, что на Западе профессия “секретарь” очень высоко ценится, потому что в ней видят не служащего, выполняющего технические oпeрации, а высокопрофессионального помощника руководителя.

В современной России тоже возникла потребность именно в таких специалистах. Сегодня требуется секретарь, способный стать опорой и доверенным лицом руководителя, секретарь, который, помимо отличного знания правил работы с документами, основ делопроизводства, смог бы разбираться в основных направлениях деятельности фирмы, был способен обеспечить всестороннее обслуживание руководителя и освободить его рабочее время от выполнения различных технических oпeраций и подготовительных стадий важных мероприятий.

Многие руководители требуют, чтобы секретарь имел как минимум высшее образование. Но для полноценной работы секретарю необходимо профессиональное образование.

К основным знаниям и навыкам секретаря следует отнести знание делопроизводства, умение организовать работу с документами, вести бездокументное обслуживание руководителя. Кроме того, большинство руководителей хотят иметь компьютерно грамотного секретаря, специалиста, умеющего работать с самыми современными компьютерными программами. Секретарь должен уметь пользоваться в работе факсом, копировальной техникой, телексом, средствами организационной техники.

Еще одним важным требованием к профессиональному секретарю, которое диктует нам современное экономическое общество, является знание иностранного языка. Сегодня самым распространенным языком делового общения считается английский, без знания которого во многих фирмах, организациях, корпорациях работа немыслима. Желательно знание второго иностранного языка, но к обязательным требованиям оно, как правило, не относится.

Учитывая, что основным условием, предъявляемым на практике секретарю-референту, является знание иностранных языков, в квалификационные требования к этому типу секретарей следует включить:

– знание иностранного языка (одного или более);
– ведение деловой переписки на иностранном языке;
– аннотированный перевод зарубежной прессы и специальной литературы по вопросам, связанным с задачами фирмы;
– ведение деловой беседы на иностранном языке и ее перевод.

Для того чтобы соблюсти все эти требования при подготовке высококвалифицированных секретарей-референтов, нами разрабатываются и проводятся активные формы обучения по различным направлениям, это деловые игры, практические занятия, приближенные к производственной деятельности, ситуационные задачи.

Один из таких уроков по предмету “Документы, коммерческая корреспонденция и делопроизводство”, по теме “Работа с иностранным партнером” предлагается Вашему вниманию.

Цель: обобщить и систематизировать знания учащихся по теме, сформировать и отработать навыки ведения диалогов на англ.языке, приема посетителей, составления деловых писем иностранным партнерам, выявить и устранить пробелы в знаниях, содействовать развитию культуры речи, чувства ответственности за выполненную работу

Ход урока

А. Объявление темы, целей, хода урока.

1. Повторение деловых словосочетаний
2. Диалоги на англ.языке.
3. Повторение структуры письма иностранному партнеру.
4. Защита домашнего задания (проекты писем).

Б. Подведение итогов, оценивание.

Преподаватель: Сегодня российские компании ведут дела с широким кругом партнеров. Чем шире у фирмы круг партнеров и клиентов, тем успешнее идет ее бизнес. Привлечь и удержать клиентов, превратить их из разовых заказчиков в постоянных клиентов и партнеров можно... не только предлагая выгодные условия совместной работы, но и внимательным отношением. Это отношение подразумевает знание культурных традиций различных стран в сфере коммуникации. Немаловажная роль в этом принадлежит секретарю, который первый встречает клиентов в офисе, ведет предварительные телефонные переговоры, готовит встречу клиентов с руководством фирмы, обеспечивает необходимые подарки и сувениры и многое другое. Эти, казалось бы, мелочи могут сыграть решающую роль в установлении деловых взаимоотношений.

Работа с иностранными партнерами в современном российском бизнесе явление достаточно распространенное. Именно поэтому при приеме на работу столь большое внимание уделяется знанию секретарем иностранных языков. Причем, как правило, речь идет об английском и немецком языках. Уровень языковой подготовки должен быть достаточно высоким, что и проверяется соответствующими тестами при приеме на работу. Руководитель должен быть уверен, что уже при первой встрече секретарь правильно поймет главную задачу клиента и обеспечит необходимые встречи с руководством компании.

Преподаватель: Повторим наиболее часто встречающиеся деловые словосочетания:

Office; Ring smb. Up; To enjoy conversation; To shake hands; To look through papers; To introduce to each other; To pay a visit; To dial; Yours faithfully

Преподаватель: Предлагаем вашему вниманию ситуации (диалоги). Учащиеся проводят диалоги на английском языке (один из учащихся выступает в роли переводчика).

Jones; Hello, Jane. We are a bit late? Aren't we? These traffic jams... Mr. Miller, This is Jane Bright, Mr. Stanton's secretary.
Mr. Miller: Good morning, Miss Bright.
Secretary: Good morning, Mr. Miller. Welcome to Britain. Did you enjoy the flight?
Mr. Miller: Yes, quite. Thank you, Miss Bright.
Secretary: Oh, just call me Jane.
Mr. Stanton: How do you do? (Shake hands)
Mr. Miller: How do you do?
Mr. Stanton: Please, sit down. I think it's your first visit to our town, isn't it? I hope you'll like it.
Mr. Miller: I'm sure I will. I've always dreamt of visiting your country and was looking for word, to strolling about London. I remember Dr. Johnson's well-know saying: I man is tired of London, he tired of life.
Mr. Stanton: Oh, I admire your English and your know ledge of English literature too.
Mr. Miller: Thank you, you are very kind.
Mr. Stanton: But I really mean it! Now if you don't mind. I want you to meet my assistants (press the button). Jane, please, ask Mr. Parker and Ms. McClean comein.

Джон: Здравствуйте, Джейн. Мы немного опаздываем? Не так ли? Эти пробки … г-н Миллер, это Джейн Брайт, секретарь г-на Стантона.
Миллер: Доброе утро, мисс Брайт.
Секретарь: Доброе утро, г-н Миллер. Добро пожаловать в Великобританию. Вы наслаждались полетом?
Миллер: Да, весьма. Спасибо, мисс Брайт.
Секретарь: О, называйте меня Джейн.
Стантон: Как Ваши дела? (Обмениваются рукопожатием)
Миллер: Как Ваши дела?
Стантон: Пожалуйста, присядьте. Я думаю, что это – ваше первое посещение нашего города, не так ли? Я надеюсь, что Вам понравится.
Миллер: Я уверен. Я всегда мечтал о посещении вашей страны и хотел прогуляться по Лондону. Я помню высказывание доктора Джонсона: Если человек устал от Лондона, он устал от жизни.
Стантон: О, я восхищаюсь вашим английским языком и также вашим знанием английской литературы.
Миллер: Спасибо, Вы очень любезны.
Стантон: Но я действительно подразумеваю это! Теперь, если Вы не возражаете, я познакомлю Вас с моими помощниками (нажимает кнопку). Джейн, пожалуйста, пригласите г-на Паркера и миссис Макклин войти.

Mr. Stanton: Mr. Miller, this is Miss McCLean my first assistant.
Mr. Miller: Happy to met you.
Miss. McClean: I've heard a lot about you and Treading International Inc, but un we have never hat the pleasure of doing any business with you firm.
Mr. Miller: That s true, I hope the situation will charge for better in the near future. I ve got some proposals and hope you be interested in them.
Mr. Stanton: Fine I believer our cooperation will de successful.

Мисс. Стантон: мисс Миллер, это – мисс Маклин мой первый помощник.
Мисс. Миллер: Рад встрече с Вами.
Мисс.McСlean: Я слышал много о Вас и Treading International Inc, но мы никогда не имели возможности вести совместный бизнес с Вами.
Мисс. Миллер: Это правда, я надеюсь, что ситуация изменится в ближайшем будущем. У меня есть несколько предложений, надеюсь, вы ими заинтересуетесь.
Мисс. Стантон: Замечательно. Я надеюсь, наше сотрудничество будет успешным.

Преподаватель: Умение правильно и корректно говорить по телефону также важно, как деловая переписка и переговоры. В зависимости от характера разговора по телефону с секретарем фирмы, рядовым сотрудником потенциальный клиент будет судить обо всей фирме. При общении по телефону деловой партнер не видит как одеты сотрудники фирмы, выражения их лиц в процессе беседы, интерьера комнаты, но он может оценить, говорят ли с ним любезно, тактично, с желанием помочь или в ответ на вопросы он слышит: "Вам кого?", "Кто звонит?", "Никого нет на месте", "Что вы хотите?", "Как ваша фамилия?", "Все обедают", "Позвоните завтра".

Российская практика делового общения показывает, что при разговоре по телефону наиболее отчетливо проявляются скверные манеры служащих.

Руководство иностранных фирм добивается от служащих четкого соблюдения основных правил делового этикета и, в частности, умения разговаривать по телефону.

Учащиеся:

A: Hello! This is Richard Baker. May I speak to Mr.Ruds, please?
B: I'm sorry, Mr. Baker. He has just left. Any message?
A: Will you tell him to call me back?
B: Yes, certainly. Does he know your telephone number?
A: Well, I'm not sure. Will you put it down, just in case?
B: Yes, what is it?
A: 340-1906. Thanks a lot.
B: No trouble. Good bye!

A: Здравствуйте! Это – Ричард Бейкер. Я могу поговорить с г-ном Радсом, пожалуйста?
B: Я сожалею, г.Бейкер. Он только что уехал. Что-нибудь передать?
A: Попросите его перезвонить мне!
B: Да, конечно. Он знает ваш номер телефона?
A: Я думаю, он знает. Но вы запишите его, на всякий случай?
B: Да, диктуйте!
A: 340-1906. Большое спасибо.
B: Ничего страшного. До свидания!

Преподаватель: Термин "официальная переписка" охватывает любое письмо или другую форму корреспонденции, направляемые любым официальным лицом в этом его качестве, от его имени и в силу занимаемого им поста.

Все разнообразие официальной корреспонденции может быть условно разделено на два основных вида:

а) официальная переписка между государственными организациями различных стран, иностранными представительствами и их должностными лицами (ноты, меморандумы, памятные записки). Этот вид корреспонденции используется в основном в дипломатической практике;

б) деловые (коммерческие) письма, имеющие часто полуофициальный характер и широко применяемые при организации деловых контактов между фирмами, организациями и т.д.

Современные формы переписки, принятые теперь в международном общении, сложились около 150 лет тому назад. Родина их – Англия, именно оттуда ведут свое начало основные правила этикета составления корреспонденции. Соблюдение правил переписки будет свидетельствовать о вашей вежливости, об уважении к партнеру.

Деловое письмо принято писать на бланках фирмы или организации, где уже имеются реквизиты учреждения или фирмы-отправителя. Внешний вид бланка является своеобразной визитной карточкой фирмы, поэтому к его оформлению следует отнестись со всей серьезностью. Чем официальнее бланк, тем официальнее должен быть стиль письма.

Давайте вспомним структуру делового письма иностранному партнеру. (презентация).

Преподаватель: Всем учащимся было дано домашнее задание составить проект письма иностранному партнеру согласно предлагаемой ситуации.

Пример ситуации: Составить письмо-предложение в адрес фирмы “Рuma” с сообщением, что мы могли бы отгрузить в четвертом квартале т.г. 50 телефаксов модели “Panasonic КХ90В”. Цена 300 (триста) долларов США за один аппарат. Платеж производится в форме инкассо с немедленной оплатой по предоставлении товаросопроводительных документов: счет – 3 экземпляра; железнодорожная накладная – 1 копия; сертификат качества товара – 1 экземпляр. В письме обратиться с просьбой рассмотреть наше предложение и подтвердить его до 10 февраля т.г.

Образец выполненного задания предлагается ниже:

Фирма “Круг”
ул.Ленина 324, Москва, 100300, РФ
тел: 589-6998
E-mail: KRUG@MOSCOW.ru

январь 29, 2009

Г-ну Миллеру
Фирма “Puma”
36 Авеню
Нью-Йорк
США

Уважаемый г-н Миллер!

Наша фирма предлагает Вам свои услуги по отгрузке в четвертом квартале текущего года 50 телефаксов модели “Panasonic KX90В”, по цене 300 (триста) долларов США за один аппарат.

Платеж производится в форме инкассо с немедленной оплатой по предоставлении товаросопроводительных документов: счет – 3 экземпляра; железнодорожная накладная – 1 копия; сертификат качества товара – 1 экземпляр.

Просим Вас рассмотреть наше предложение и при положительном решении подтвердить его до 10 февраля текущего года.

С уважением,
Н.С.Новин

Firm "Circle”

Lenin's 324 street, Moscow, 100300, the Russian Federation
Bodies: 589-6998
E-mail: KRUG@MOSCOW.ru

January 29, 2009

To Mr. Miller
Firm "Puma"
36 Avenues
New York
THE USA

Dear Mr. Miller!

Our firm offers you the services on shipment in the fourth quarter of current year of 50 telefaxes of model “Panasonic KX90В”, at the price of 300 (three hundred) US dollars for one device.

Payment is made in the form of the collection with an immediate reimbursement after granting товаросопроводительных documents: the account – 3 copies; the waybill – 1 copy; the certificate of quality of the goods – 1 copy.

We ask you to consider our offer and at the positive decision to confirm it till February, 10th of current year.

Yours faithfully,

N.S.Novin

У всех учащихся на столах находятся оценочные листы, в которые выставляются оценки по предмету: Документы, коммерческая корреспонденция и делопроизводство. Предлагаем вашему вниманию оценки за урок.

Оценочный лист

Тема урока: Работа с иностранным партнером

Самоанализ урока: В заключение нашего урока хотелось бы отметить, что цели поставленные в начале урока были достигнуты. Учащиеся показали достаточно хорошие результаты подготовки к уроку. И мы позволим себе надеяться, что рассмотренные ситуации будут иметь практическую значимость в будущей профессиональной деятельности.