Урок по теме "Деловые письма на английском языке"

Разделы: Иностранные языки

Цели урока:

  • формирование коммуникативной компетенции (развитие наблюдательности, памяти, умения сопоставлять, сравнивать в данной области знаний);
  • формирование компетенции личностного самосовершенствования (расширение современного активного общего и специального словарного запаса, а также кругозора);
  • совершенствование информационной компетенции (повышение познавательной активности и мотивации для изучения английского языка).

Задачи урока: развитие лингвистической компетенции в области делопроизводства (расширить спектр учебных ситуаций и задач с ориентацией на реальную практическую деятельность); воспитание уважения к особенностям и этикету переписки, характерным для той или иной страны.

Существуют разные типы деловых писем, например:

  1. Письмо-поздравление - Letter of Congratulation
  2. Письмо-приглашение - Letter of Invitation
  3. Письмо о приёме на работу - Letter of Acceptance
  4. Письмо-заявление – Application letter
  5. Письмо-предложение - Commercial Offer
  6. Письмо-жалоба – Letter of Complaint
  7. Письмо-запрос, требование – Enquiry Letter
  8. Письмо-ответ на запрос – Reply(Quotation)
  9. Письмо-встречное предложение – Counter – proposal
  10. Письм-заказ – Order
  11. Ответ на заказ - Response to Order
  12. Счёт-фактура – Invoice
  13. Письмо-отчёт (из банка), счёт – Statement

Practice 1. Выберите правильное слово:

1. A letter which asks a supplier about the price of his goods is:

a) a quotation; b) an order;
c) a letter of credit; d)an enquiry.

2. A letter which says an order has been received is called:

a) a guarantee; b)a covering letter;
c) an order-form.; c) an acknowledgement.

3. A letter which tells a supplier that the customer is unhappy is called:

a) a consignment; b)a complain;
c) a confirmation; d) a credit period.

Эти термины известны каждому бизнесмену. Определения некоторых из них на английском языке помогут точнее понять их содержание.

1) barter – бартер; 2) a quotation- расценки, стоимость;
3) an estimate - смета; 4) foreign trade – международная торговля;
5) currency – валюта; 6) exports – экспорт;
7) deficit – дефицит; 8) a statement – ведомость, выписка о состоянии счёта;
9) a reminder – письмо; 10) a receipt - квитанция, напоминание об оплате

Practice 2.

Найдите соответствующее определение словам слева.

Например: 2 - a

  1. an invoice;a) an exchange of goods and services between nations;
  2. foreign trade;b) the price given for goods or a piece of work;
  3. a statement;c) a letter where the customer tries to get better terms;
  4. a receipt;d) a bill for goods sent or work done;
  5. a quotation;e) an approximate calculation of the cost of something;
  6. an estimate;f) a document that proves you have paid for some goods;
  7. a counter - proposal;g) a list of amounts paid and still owed, sent every month.

Содержание делового письма и его стиль зависят от характера письма. Тем не менее, есть общие правила:

  1. Письмо должно быть лаконичным и информативным.
  2. Предложения не должны быть длинными и сложными.
  3. Не употребляйте сокращения в деловых письмах.
  4. Если между каждой части письма – пробельная строка, нет необходимости начинать новую часть с красной строки.
  5. Письмо не должно содержать более одной страницы.
  6. Обязательно сохраняйте копию делового письма, оно понадобится и в будущем.

“При современном доминировании электронных средств корреспонденции (которые зачастую не локализованы и выполнены на английском языке) важно не потерять культуру ведения документации в принципе и деловой переписки в частности. Ваш партнер по бизнесу без труда поймет, имеет ли он дело с профессионалом или любителем. Качество составления письма на английском языке – это качество работы вашей компании.

Помня о роли контроля за бизнес-коммуникацией, начнем с формата делового письма: последовательность оформления делового письма осуществляется в следующем порядке.”[1].

Структура делового письма:

  1. Компания и адрес отправителя – Sender’s address
  2. Имя, должность, компания, адрес получателя – Addressee’s name, title, company, address
  3. Исходящий нoмер адресата и отправителя – Your ref / Our ref/
  4. Дата – Date
  5. Обращение – Salutation(Dear…)
  6. Тема письма – Subject
  7. Содержание письма – Letter Content (Body of the Letter)
  8. Окончание – Complimentary close (Yours……)
  9. Подпись – Signature
  10. Имя и должность отправителя – Sender’s name and title
  11. Вложение/ приложение – Enclosure.

Пример расположения частей делового письма

Следующие фразы взяты из двух разных писем: приглашение на собеседование и письмо о приёме на работу. Фразы даны вразброс. Поставьте их в правильном порядке, и вы получите 2 разных письма (Letter of invitation and Letter of acceptance).

a) We would like to invite you to the interview on Thursday 28-th April at 2 p.m. Please, contact us either by fax, e-mail or by phone if this time suits you.

b) We are glad to inform you that we were very impressed by your qualifications and your work experience. We came to the conclusion to offer you the job you have applied for.

c) Dear Mr. Johnson,

Thank you for your letter of application for the post of a marketing manager.

d) Please, confirm your acceptance of the post within the next five days.

e) We look forward to meeting you.

Yours sincerely,
Simon Lavingston
Simon Lavingston
Personnel Manager

f) We look forward to welcoming you to our staff.

Yours sincerely,
Simon Lavingston
Simon Lavingston
Personnel Manager

g) Dear Mr. Johnson,

Thank you for attending the interview for the post of a marketing manager.

h) Please, bring your qualification certificates, if you have any, with you to the interview.

1. Sender’s Сompany – Компания отправителя

Sender’s Address – Адрес Компании

В правом верхнем углу письма указывается название фирмы или компании отправителя (логотип) и адрес - Sender’s Сompany and Sender’s Address. Кроме названия компании и адреса как дополнение указывается номер телефона, факс, адрес электронной почты и сайта.

Например:

The Eagle Press Co Ltd
57 Leningradsky Prospect 119 487 Novosibirsk
Russia
Tel: (095) 246 17 30 Fax: (095) 245 35 20
eagle@mail.cnt.ru

Обратите внимание: в зарубежном варианте написания адреса сначала указывается 6номер квартиры, корпуса, затем номер дома, название улицы, район, город, почтовый индекс (факультативно) страна; слова Flat, Block, Street, Avenue, Ulitsa , Prospect, Road пишутся с заглавной буквы. Можно использовать общепринятые сокращения: Fl, Apt, St, Ave, Ul, Pr, RD; в адресе не должно быть никаких знаков препинания в соответствии со стандартами Великобритании и США.

2. Addressee’s name – Имя адресата
Addressee’s Title - Должность адресата
Addressee’s Company – Компания адресата
Addressee’s Address - Адрес адресата

Чуть ниже, в левом углу указывается сначала имя адресата, его должность, название компании и. наконец, адрес - Addressee’s name, title, company, address. Обратите внимание, что адрес состоит из номера дома и улицы; местности; названия округа, штата или провинции; почтового кода. Необходимо также добавить название страны назначения. Если у адресата есть почтовый ящик, то номер почтового ящика указывается вместо номера дома и улицы.

Miss E. Hughers
Sales Manager
Soundsonic Ltd
54 Oxford Road
London SE23 1JF UK

3. Your ref: Исходящие адресата

Our ref: Исходные отправителя

“Your ref. или Our ref. указывают в письме на случай, если понадобятся некоторые частности, а именно – входящий и исходящие номера. Если такой необходимости нет, уверенно выбрасывайте всё ненужное из письма”[1].

Date: Дата

Дату пишут по-разному:
В Великобритании пишут день, месяц, год
26 April, 2008
В США указывают сначала месяц, за ним следует день, а затем год
April 26, 2008

Другие цифровые формы, такие как:

8 – 11 – 08, 8 / 11 / 08 или 8. 11. 08 не должны в деловых письмах, так как они вносят

путаницу: в Великобритании это означает 8 November, 2008, а в США 11 August, 2008

Dear - Обращение

В настоящее время деловая переписка идет по пути упрощения стандартов и стиля. И тем не

менее есть несколько правил, которым следуют при написании делового письма.

Если ваше письмо обращено к конкретному лицу, сотруднику компании, вы указываете его имя и должность. Однако особенность деловой переписки заключается в том, что она ведется не как личная переписка Person to Person, а как официальная Company to Company.

А) Если вы знаете имя вашего адресата, вы пишите: Dear Mr. Patricks,

Dear Mr. – обращение к мужчине (for any man)

Dear Ms. – обращение к женщине (for any woman)

Dear Mrs.– обращение к замужней женщине (for a married woman)

Dear Miss - обращение к незамужней женщине (for a single/unmarried woman)

Dear Ms. – нейтральное обращение к даме, семейное положение которой вам не известно.

Обратите внимание, что пишется только фамилия, без указания имени.

Например: Mr. Patricks, Ms.Brown, Mrs.Bush

B) Если вы не знаете имя адресата, то ваше обращение будет следующим:

Dear Sir, - по отношению к мужчине (for a man)

Dear Madam, - по отношению к женщине (for a woman)

С) Если вы знаете лишь должность и не знаете пол адресата (т. е. вы не в курсе, является ли ваш адресат лицом мужского или женского пола), вы пишите:

Dear Sales Manager, или

Dear Sir / Madam,

D) Если вы обращаетесь не к конкретному адресату, а к компании, ваше обращение будет звучать так:

Dear Sirs,

Е) Только в случае, если адресат – ваш друг или хорошо знакомый по бизнесу, вы можете обратиться: Dear Joe or Dear Helen.

Обратите внимание: после обращения ставится запятая.

6. Subject – Тема

Строка Subject Line – (Тема письма / сообщения) информирует о содержании письма. Это может быть ,например, Счёт-фактура – Invoice 265 или Заказ и его номер – Order 439.

7.Body of a Letter – Содержание письма

Переходим к самому письму, которое состоит из трёх частей:

1. The opening – начало.

2. The main message – основная часть.

3. The closing – заключительная часть.

Основную задачу письма можно выразить следующим способом: внимание – интерес –

побуждение – действие. В начале письма автор обычно благодарит адресата за ранее полученную корреспонденцию, например: Thanks for …, We were very pleased to …, How nice of you to …

8. Complimentary Close – Окончание

Окончание зависит от приветствия; если приветствие не было обращено к конкретному лицу, то письмо заканчивается словами: Yours faithfully, что означает –с совершенным почтением

Dear Madam, Yours faithfully, or Yours truly,

Dear Sir or Madam,

Dear Sir,

Если вы в начале письма обращаетесь к адресату по имени, то закончить письмо нужно словами:

Yours sincerely, - искренне Ваш.

Dear Mr.Blake,
Dear Ms. Levy, Yours sincerely,
Dear Mrs.Softheard,

Обращение к товарищу или хорошему знакомому по бизнесу заканчивается словами: Best wishes, - с наилучшими пожеланиями.

Dear David,
Dear Betty, Best wishes,
Dear Mark,

Practice 4.

Вставьте в приведённые ниже отрывки текстов писем пропущенные приветствия и заключительные фразы.

9. Signature – Подпись

Когда письмо закончено, не забудьте поставить свою подпись. Если вы пользуетесь компьютером, не забудьте поставить собственноручную подпись.

10. Sender’s name – Имя отправителя

Sender’s Title – Должность отправителя

За подписью следует полное имя, фамилия и должность автора письма. После прочтения письма ваш партнер будет знать, как следует к вам обращаться и какую должность вы занимаете в компании (и,следовательно, какова сфера ваших должностных возможностей в компании).

11. Enclosure – вложение.

В конце сообщения встречается приложение Encl. Это значит, что в письмо вложены дополнительные материалы, например, рекламный проспект, резюме или брошюра. Встречаются три варианта написания: Enc, Encl, Encis. Если Вы хотите указать, какое конкретно приложение следует к письму, то строчка выглядит так:

Encl: Curriculum Vitae (персональные данные)

Encl: Catalogue

Пример письма на английском языке

SYSTEM FURNITURE plc

Brookfield Industrial Estate
Twylord Westshire TD3 2BS
England
Tel: 0193-384 1923 Fax: 0193-2196734
Telex: 342689
Our ref: RPL/ PE
Your ref:
Mr. W. Drake 24 October 2007

Chairman
The Drake and Sons Engineering Co. Ltd
Bristol 5
England

Dear Mr. Drake,

Order 439

Thank you very much for your order of 24 October 2007.

I enclose our latest price list and a new catalogue of our products. I will keep you fully inform about the progress of your order.

Yours sincerely,

Pauline Ellis

Pauline Ellis (Miss)

Secretary

Enc. 2

Для закрепления материала предлагаем вам практикум и тест. (Приложение 1)

Подводя итоги, помните:

  1. “Качество составления письма – это качество работы вашей компании. Следуйте международным стандартам написания письма на английском языке.
  2. Если деловое сообщение имеет электронный формат, отправляйте его на фирменных бланках – шаблонах на английском или других языках, содержащих логотип организации, её адрес и телефон”[1].
  3. Учитывайте особенности и этикет переписки, характерные для той или иной страны (обращения, даты и т.д.).
  4. Помните, что “№” соответствует символу “No” в британском варианте английского языка и “#” – в американском. Например: School No 58 / School # 58.
  5. Обратите внимание, что с заглавной буквы а английском языке пишутся: названия месяцев (March, November); названия языков (English, French); названия религий (Orthodox, Catholic, Muslim, Protestant, Buddhist, Jewish).
  6. Названия школьных предметов можно писать как с заглавной, так и с маленькой буквы (Geography / geography).

Литература:

1. Талпалацкая В. К. Форма делового письма на английском языке. Справочник секретаря и офис-менеджера. № 9. 2003 г.