Цели занятия:
- Дать информацию о профессии секретаря и ступенях его профессионального роста.
- Выбрать основные характеристики идеального секретаря.
- Развитие познавательного интереса, логического мышления, умения работать с дополнительным материалом.
Ход занятия
1. Организационный момент.
2. Новая тема.
- Сегодня на занятии мы определим профессиональный рост секретаря и его основные характеристики.
- Что это за профессия – офис-секретарь? Международный профессиональный клуб секретарей (Professional Secretaries International) дал следующее определение современному секретарю:
«Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя».
Секретарская работа требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций.
Важнейшая функция секретаря – оказание максимальной помощи руководителю и экономии его времени.
Рассмотрим профессиональные уровни, которые прослеживаются в российской практике и Европейской практике секретарей:
Уровень А Секретарь - машинистка |
Уровень В секретарь |
Уровень С Секретарь - референт |
Уровень Д Руководитель секретариата или офис – менеджер, референт |
В настоящее время отменен уровень А, как не соответствующий современному уровню требований, поскольку внедрение современной компьютерной техники исключило существование секретарей этого низшего уровня.
Чтобы познакомиться поближе с профессией СЕКРЕТАРЬ нам помогут следующие материалы (раздается на каждую парту):
- «Квалификационные характеристики секретарей разных уровней»
- Профессиональная карта. (Приложение1)
- Буклет «Мир профессий» – «Секретарь – референт». (Приложение 2)
- Современные требования к работникам секретариата. (Приложение 3)
Итак, чем занимается секретарь и каковы его профессиональные качества. Все ответы вы найдете в имеющихся у вас материалах.
Учитель задает вопросы, а учащиеся отвечают.
Вопросы:
- Важнейшая функция секретаря – оказание максимальной помощи руководителю и экономии его времени. В чем заключается помощь руководителю?
- Какими профессиональными качествами должен обладать секретарь?
- Какими личными качествами должен обладать секретарь?
- Какими качествами НЕ должен обладать секретарь?
- Чем отличаются профессиональные навыки секретаря от секретаря – референта?
- Какое нужно образование и стаж работы секретарей разных уровней?
- Любо ли человек может быть секретарем, есть ли медицинские противопоказания к данной профессии?
- Где можно получить профессиональное образование секретаря в Иркутской области?
- Какие профессии близки к профессии «Секретарь»?
- Где можно применить знания профессии секретарь в условиях нашего города?
А теперь определим основные характеристики идеального секретаря:
- Профессионализм, квалификация и стаж работы.
- Надежность, исполнительность, высокая работоспособность.
- Коммуникабельность, способность избегать конфликтов.
- Привлекательность, элегантность, здоровье, отсутствие вредных привычек.
- Умение хранить конфиденциальные сведения.
3. Вторая часть занятия это Деловая игра.
Мы – секретариат некоторого учреждения, состав которого таков:
- секретари,
- секретари–референты,
- референты (учащихся разделить на группы разных уровней)
Поступил заказ следующего характера:
А) Составить справки о том, что группа учащихся действительно обучается в МОУ СОШ№3.
Б) Составить служебную справку о занятности учащихся в кружках, исследовательском обществе и спортивных секциях школы.
В) Составить служебную справку о материальном обеспечении школы.
Для служебных справок учащимся выдается информация по школе о кружках, секция, сообществ, о наличии материальных активов школы.
Давайте повторим, что такое справка, какие бываю справки, что содержится в справке.
Работа за компьютером и анализ созданных справок.
4. Подведение итогов
Раздаточный материал для учащихся
1) Квалификационные характеристики секретарей разных уровней
Уровень A - примерно соответствует уровню секретаря-машинистки в России
Уровень B - соответствует уровню секретаря в России
1. Описание работы:
- печать (на родном языке и английском) с рукописи или под диктовку;
- редактирование документов;
- хранение документов;
- обслуживание командировок и совещаний;
- телекоммуникации, включая рассылку меморандумов;
- самостоятельная работа (т.е. написание черновиков несложных писем и меморандумов, работа по содержанию офиса, проверка счетов и решение проблем, связанных с командировками).
2. Уровень ответственности:
- за свою собственную работу;
- за составление документов;
- секретарь обязан знать структуру компании и направление ее деятельности.
3. Образование и стаж работы:
- - три года изучения бизнеса и делопроизводства;
- - обучение секретарскому делу;
или - - несколько лет стажа работы в области делопроизводства;
- - дополнительное изучение иностранного языка.
4. Личностные качества:
- рациональность и организованность;
- способность выбирать приоритеты;
- стремление к сотрудничеству;
- инициативность;
- аккуратность;
- склонность к работе в области сервиса.
Уровень C - соответствует уровню секретаря-референта в России
1. Описание работы:
- печать на двух иностранных языках с рукописи или под диктовку;
- составление меморандумов, писем, факсов и других документов;
- проверка фактов, изложенных в меморандумах, отчетах и других документах;
- прием и передача сообщений по каналам связи (факс, E-mail и т.п.)
- подготовка пленок и для кодоскопа и других печатных и наглядных материалов;
- организация командировок и совещаний;
- ведение протоколов и контроль за выполнением принятых решений;
- самостоятельная работа (т.е. составление командировочных предписаний, перевод отчетов, работа с персоналом, сбор и обработка данных, проектная работа).
2. Уровень ответственности:
- обязан осуществлять связь между руководителем и всеми остальными;
- за проверку исполнения заданий и отчетность;
- обязан знать структуру компании и направление ее деятельности, знать специализацию сотрудников и внешние связи компании.
3. Образование и стаж работы:
- три года изучения бизнеса и делопроизводства;
- обучение секретарскому делу не менее одного года
или - - не менее 5 лет стажа работы секретарем уровня B;
- - дополнительное изучение иностранных языков, основ управления, основ трудового права, компьютерных программ;
- - предпочтителен опыт работы за рубежом.
4. Личностные качества:
- способность руководить и взаимодействовать с персоналом;
- хорошие организаторские способности;
- хороший литературный стиль;
- способность справляться со стрессовыми ситуациями.
Уровень D - соответствует уровню референта, руководителя секретариата в России
1. Описание работы:
- подготовка и ведение заседаний, советов и других совещаний;
- ведение административной работы;
- консультирование во время приема секретарей на работу, помощь в их обучении и повышении квалификации;
- организация презентаций и представительская деятельность;
- деятельность по обеспечению информацией (контакты со средствами массовой информации, редактирование информационных бюллетеней для сотрудников компании и т.д.);
- самостоятельная работа (т.е. собственные исследования, перевод бизнес- и технических отчетов, компьютерные исследования, руководство проектами, руководство персоналом, руководство работой, связанной с организацией командировок).
- прием и передача сообщений по каналам связи (факс, E-mail и т.п.).
2. Уровень ответственности:
- за свои исследования и отчеты;
- за свой бюджет;
- за персонал;
- за осуществление связи между руководителем и должностными лицами высокого ранга.
3. Образование и стаж работы:
- три года изучения бизнеса и делопроизводства;
- обучение секретарскому делу не менее одного года
или - большой опыт работы секретарем уровня C;
- изучение на университетском уровне иностранных языков, управления бизнесом, экономических законов и трудового законодательства, психологии общения и информационных технологий;
- предпочтительно обучение и стажировка за рубежом.
4. Личностные качества:
- большая энергия;
- творческие способности;
- способность к лидерству;
- надежность.
2) Современные работники секретариата
Наименования должностей служащих, квалификационные характеристики которых включены в Справочник, установлены в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР), введенным в действие с 1 января 1996 г.
В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих приведены квалификационные характеристики следующих работников секретариата:
- машинистки;
- секретаря-машинистки;
- секретаря руководителя;
- секретаря-стенографистки;
- администратора
Квалификационные требования к работникам секретариата
Секретарь-машинистка
- Начальное профессиональное или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе
- Без предъявления требований
Секретарь руководителя
- Высшее профессиональное
- Без предъявления требований
- Среднее профессиональное
- Не менее 2 лет
Секретарь-стенографистка
- Начальное профессиональное или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе
- Без предъявления требований