ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Изменения в современном мире характеризуются как переход в информационное общество, в условиях которого возникает необходимость овладения принципиально новыми технологиями познавательной деятельности. Обеспечение социальной адаптации и социальной мобильности выпускников школы предполагает их способность вхождения в глобализированный мир, в открытое информационное сообщество.
Старшая школа является особым образовательным пространством, в рамках которого завершается выполнение обществом его обязательной функции по формированию социально адаптированной личности подростка, созданию условий для становления комплекса компетенций, как способности человека реализовать свои замыслы в условиях многофакторного информационного и коммуникативного пространства.
Достижение этого результата предполагает, с одной стороны, освоение учащимися социальных навыков и практических умений, обеспечивающих их социальную адаптацию в условиях меняющегося общества, а, с другой стороны, социальную мобильность молодых людей, их способность к возможной быстрой смене социальных и экономических ролей.
Курс “Документационное обеспечение управления” разработан для учащихся 10 класса, обучающихся по специальности “Бухгалтерский учет” в ИжГТУ.
Основная цель курса – изучить теоретические и практические основы документационного обеспечения управления, сформировать у учащихся практические навыки документирования на основе современных требований, предъявляемых к составлению и оформлению управленческих документов; ориентировать учащихся на решение проблем управления документацией в современных управленческих структурах.
Предмет курса – современное документирование и управление документацией в процессе осуществления функций организации.
Курс рассчитан на 68 часов, из них 36 часов лекционных, 32 часа практических занятий, часть из которых представляет собой деловые игры, имитирующие конкретные управленческие ситуации. В лекциях раскрываются основные проблемы по каждой теме, а во время практических занятий закрепляются теоретические знания и формируются практические навыки по составлению и оформлению документов и рациональной организации работы с ними.
Программа составлена с учетом возможностей современных компьютеров. Используются персональные компьютеры с процессором Intel Celeron 2,4 ГГц, каждый компьютер снабжен гарнитурой и 17” монитором. Каждому учащемуся предоставляется персональное рабочее место.
Программа ориентирована на существующие в настоящий момент типы операционных систем и пользовательских программ: MS Windows XP, текстовый редактор MS Word, редактор электронных таблицMS Excel, СУБД MS Access, Internet Explorer.
Для оценки знаний и умений учащихся предусматривается проведение практических работ и защиты проекта.
ПЕРЕЧЕНЬ ЗНАНИЙ И УМЕНИЙ, ФОРМИРУЕМЫХ У УЧАЩИХСЯ
Учащиеся должны знать:
- документоведческую терминологию, действующие государственные нормативно-методические документы, регламентирующие документирование управленческой деятельности и организацию информационно-документационного обслуживания;
- тенденции развития документа и систем документации, их структуру;
- правила составления и оформления управленческих документов;
- требования к рациональной организации работы с документами в условиях использования в аппарате управления организационной и вычислительной техники;
- правила оперативного хранения документов;
- порядок отбора документов для последующего хранения или уничтожения:
- задачи служб документационного обеспечения управления (ДОУ) и работников этих служб.
Учащиеся должны уметь:
- составлять и оформлять наиболее распространенные виды документов, применяемых в управленческой деятельности с учетом их назначения;
- формулировать требования к службе ДОУ по рациональной организации информационно-документационного обслуживания аппарата управления;
- организовать рациональное хранение и эффективное использование информационно-документационных массивов.
ТЕМАТИЧЕСКИЙ ПЛАН
| № п/п | Тема | Количество часов | ||
| Всего | Лекц. | Практ. | ||
| Современная регламентация и организация службы делопроизводства (ДОУ) | ||||
| 1 | Законодательные и нормативно-методические документы документационного обеспечения управления (ДОУ) | 2 | 2 | - |
| 2 | Организация службы делопроизводства (ДОУ) | 2 | 2 | - |
| Документирование управленческой деятельности | ||||
| 3 | Классификация документов. Функции документов. Унификация. Стандартизация | 2 | 1 | 1 |
| 4-6 | Требования к оформлению бланков и реквизитов | 6 | 3 | 3 |
| 7 | Общие требования к тексту документа. Особенности языка, стиля и редактирования официальных документов | 2 | 1 | 1 |
| Составление и оформление отдельных видов документов | ||||
| 8-10 | Организационно-правовые документы | 6 | 3 | 3 |
| 11-14 | Распорядительные документы | 8 | 4 | 4 |
| 15-16 | Информационно-справочные документы | 4 | 2 | 2 |
| 17 | Документы, передаваемые по каналам электросвязи | 2 | 1 | 1 |
| 18-19 | Переписка. Разновидности деловых писем | 4 | 1 | 3 |
| 20-21 | Документирование финансово-хозяйственных операций. Договорно-правовая документация. Доверенности | 4 | 1 | 3 |
| Технологии делопроизводства | ||||
| 22 | Документооборот | 2 | 2 | - |
| 23 | Типовые технологии обработки поступающих документов | 2 | 2 | - |
| 24 | Внутренний документооборот, культура работы с документами на рабочих местах | 2 | 2 | - |
| 25 | Обработка отправляемой корреспонденции | 2 | 1 | 1 |
| 26 | Регистрация документов, контроль за исполнением документов и принятых решений | 2 | 1 | 1 |
| Конфиденциальные документы | ||||
| 27 | Документирование конфиденциальных сведение, гриф конфиденциальности документа | 2 | 2 | - |
| Автоматизация процессов документационного обеспечения управления | ||||
| 28 | Компьютерные средства подготовки и учета документов | 2 | 1 | 1 |
| 29 | Сетевые технологии информационной работы | 2 | 1 | 1 |
| Хранение документов | ||||
| 30-31 | Оперативное хранение документов. Формирование дел. | 4 | 1 | 3 |
| 32 | Номенклатура дел организации | 2 | 1 | 1 |
| 33-34 | Оформление документов и дел к уничтожению и на длительное (постоянное) хранение. Выдача архивных справок и копий документов | 4 | 1 | 3 |
ПРОГРАММНОЕ СОДЕРЖАНИЕ
Законодательные и нормативно-методические документы документационного обеспечения управления (ДОУ) (2 часа)
Изучение нормативно-методических документов, регламентирующих документационное обеспечение управления.
Организация службы делопроизводства (ДОУ) (2 часа)
Цели, задачи и функции службы делопроизводства. Организационные формы работы с документами. Типовые организационные структуры службы делопроизводства. Должностной состав службы делопроизводства.
Классификация документов. Функции документов. Унификация. Стандартизация. (2 часа)
Классификация документов. Основные функции документов. Юридическая сила документа. Стандартизация. Унификация. Унифицированная система документации.
Практическая работа. “Основные термины. Классификация, стандартизация и унификация документов. Виды организации ДОУ”.
Требования к оформлению бланков и реквизитов (6 часов)
Общие требования. Состав реквизитов документов. Правила оформления реквизитов документов. Требования к оформлению бланков. Виды бланков документов. Требования к изготовлению документов.
Практическая работа.
“Требования к оформлению основных реквизитов”.
Общие требования к тексту документа.
Особенности языка, стиля и редактирования официальных документов (2 часа)
Требования к тексту документа. Особенности языка и стиля служебных документов. Нормы официально-делового стиля. Редакторская правка служебных документов. Этапы редактирования. Принципы редакторской правки. Виды правки.
Практическая работа. “Редактирование текста служебного документа”
Организационно-правовые документы (6 часов)
Устав. Положение об организации. Структура и штатная численность. Штатное расписание. Положение о структурном подразделении. Должностная инструкция.
Практическая работа. “Составление штатного расписания”.
Распорядительные документы (8 часов)
Приказ по основной деятельности. Приказ по личному составу. Распоряжение. Указание. Решение. Порядок оформления распорядительной документации.
Практическая работа.
“Составление приказа по основной деятельности”.
Деловая игра “Отдел кадров”.
Информационно-справочные документы (4 часа)
Протокол заседания. Акт. Докладная записка. Предложение. Служебная записка. Объяснительная записка. Справка. Сводка. Заключение, отзыв. Перечень, список. Порядок оформления информационно-справочной документации.
Практическая работа.
“Составление протокола и акта”
“Составление докладной и объяснительной записок”
Документы, передаваемые по каналам электросвязи (2 часа)
Телеграмма. Телекс. Факсограмма. Телефонограмма.
Практическая работа. “Составление телефонограммы”
Переписка. Разновидности деловых писем (4 часа)
Общая характеристика служебной переписки. Реквизиты делового письма. Разновидности деловых писем. Порядок оформления служебного письма.
Практическая работа.
“Составление гарантийного письма”
Деловая игра “Вам письмо…”
Документирование финансово-хозяйственных операций. Договорно-правовая документация. Доверенности. (4 часа)
Правила оформления первичных (оправдательных) документов. Порядок заключения, оформления, изменения и расторжения договора (контракта). Виды доверенности. Порядок оформления доверенности.
Практическая работа.
“Оформление первичных оправдательных документов”
“Составление доверенности”
Деловая игра “Получите, распишитесь…”
Документооборот (2 часа)
Организация документооборота, понятие документооборота, его количественные и качественные характеристики. Объем документооборота.
Типовые технологии обработки поступающих документов (2 часа)
Этапы прохождения поступающих документов. Прием документов. Первоначальная обработка. Предварительное рассмотрение и распределение. Регистрация. Рассмотрение документов руководством. Направление на исполнение. Исполнение и контроль исполнения. Помещение исполненного документа в дело.
Внутренний документооборот, культура работы с документами на рабочих местах (2 часа)
Этапы прохождения внутренних документов. Составление проекта документа. Изготовление документа. Согласование. Визирование. Подписание или утверждение. Регистрация. Исполнение и контроль исполнения. Помещение исполненного документа в дело.
Обработка отправляемой корреспонденции (2 часа)
Этапы прохождения исходящих документов. Составление проекта документа. Изготовление документа. Согласование. Визирование. Подписание или утверждение. Регистрация. Отправка. Организация доставки документа.
Практическая работа. “Регистрация исходящих документов”
Регистрация документов, контроль за исполнением документов и принятых решений (2 часа)
Цели регистрации. Правила регистрации. Формы регистрации. Индексация документов. Контроль исполнения документов. Работа исполнителя с документами.
Практическая работа.
“Регистрация входящих документов”
Документирование конфиденциальных сведение, гриф конфиденциальности документа (2 часа)
Критерии ценности информации. Конфиденциальный документ. Сроки конфиденциальности документа. Перечень конфиденциальных сведений. Гриф конфиденциальности документа. Защищенные документопотоки. Номенклатура конфиденциальных дел.
Компьютерные средства подготовки и учета документов (2 часа)
Компьютерные средства подготовки документов. Композиционная структура текста документов. Порядок компьютерной подготовки тестовых компонентов документов. Электронный документооборот.
Практическая работа.
“Электронная регистрация документов”
Сетевые технологии информационной работы (2 часа)
Назначение и возможности Интернет. Организация взаимодействия в сети Интернет. Адресация в Интернет. Подключение к Интернету. Электронная почта. Телеконференции. Файловые архивы. Технологии WWW. Интерактивное общение в Интернет.
Практическая работа.
“Отправка и получение электронной почты”
Оперативное хранение документов. Формирование дел. (4 часа)
Систематизация документов. Общие принципы формирования дел. Группировка документов в дела. Последовательность расположения документов в деле. Составление заголовков дел.
Практическая работа.
“Формирование документов в дело”
Номенклатура дел организации (2 часа)
Цели создания номенклатуры дел. Типовые и примерные номенклатуры дел. Оформление и ведение номенклатуры дел. Порядок ведения и завершения номенклатуры дел.
Практическая работа.
“Составление номенклатуры дел”
Оформление документов и дел к уничтожению и на длительное (постоянное) хранение.
Выдача архивных справок и копий документов. (4 часа)
Описи дел. Акты о выделении документов к уничтожению и снятию их с учета. Оформление дел для оперативного хранения. Дополнительная подготовка дел для длительного хранения. Технологии архивного хранения
Практическая работа.
“Оформление дел”
“Составление архивной справки”.
СПИСОК НОРМАТИВНЫХ И ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
- Федеральный Закон “Об информации, информатизации и защите информации” от 20.02.1995 №24-ФЗ.
- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М.: Главархив ССР, 1991.
- ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”. – М.: Госстандарт, 1998.
- ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”.
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, 2001
- Основные правила работы архивов организации, 2002
- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, 2000
- ГОСТ Р 1.5-92 “Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов”
ЛИТЕРАТУРА ДЛЯ УЧИТЕЛЯ
- Делопроизводство: Учеб. для нач. проф. образования / Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др. – М.: ПрофОбрИздат, 2001. – 176 с.
- Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 9-е, исправленное и дополненное ( Серия “Библиотека журнала “Управление персоналом”). – М.: ЗАО “Бизнес-школа “Интел-Синтез” совместно с ООО “Журнал “Управление персоналом”, 2003. – 184 с.
- Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359 с.
- Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы): Учеб.-практ. Пособие / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под. Ред. И.К. Корнеева. – М.: ТК Велбы, Изд-во Проспект, 2004. – 608 с.
- Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов: Учеб. Пособие для техникумов. – 2-е изд., перераб. – М.: Высш. школа, 1982. – 238 с.
- Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 3-е, испр. – М.: ЗАО “Бизнес-школа “Интел-Синтез”, специальный выпуск журнала “Секретарское дело”, 1999 – 288 с.
- Делопроизводство в службе персонала: практ. пособие / Е.А. Новиков. – Москва: Омега-Л, 2006. – 352 с.
- Рогожин М.Ю. Справочник кадровика: практ. пособие. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006. – 400 с.
САМОАНАЛИЗ ПРОГРАММЫ
- Элективный курс “Документационное обеспечение управления” разработан для профильного класса (экономический профиль), обучающегося по специальности “Бухгалтерский учет” в Ижевском государственном техническом университете.
- Учитывая возрастные и психологические особенности учащихся, в рабочую программу мною были включены различные деловые игры. Так же в программу обучения в раздел “Составление и оформление отдельных видов документов” была включена тема “Документирование финансово-хозяйственных операций. Договорно-правовая документация. Доверенности”.
- Данная программа способствует освоению учащимися социальных навыков и практических умений, обеспечивающих их социальную адаптацию в условиях меняющегося общества и их способность к возможной быстрой смене социальных и экономических ролей.
- В связи с тем, что существующие на данный момент учебные пособия для учащихся общеобразовательных школы по курсу “Документационное обеспечение управления” морально устарели и не соответствуют действующему ГОСТ Р6.30-2003, возникают сложности в применении на занятиях частично-поискового метода обучения. Я вынуждена большую часть теоретических занятий проводить в форме лекций с применением объяснительно-иллюстративного метода обучения.
- Учитывая эти особенности, мною разрабатывается учебная тетрадь для учащихся, которая будет содержать основную часть теоретических знаний по данному предмету. Это позволит разнообразить формы проведения занятий, облегчит учащимся изучение курса.