В настоящее время в образовательных учреждениях появились современные компьютеры. Их используют как в образовательном процессе, так и в управлении образовательным процессом. Но чаще всего при работе с компьютером используются программы, входящие в пакет OFFICE такие, как Microsoft Word и Microsoft Excel.
Учитывая широкие возможности компьютеров, можно и нужно применять их и для составления, хранения и грамотного использования базы данных ОУ, информационных банков данных и т.п., что, несомненно, облегчает работу как педагогам, так и руководителям. Электронные таблицы Excel можно применить в качестве программы для создания базы данных и работы с ней, но лучше использовать другую программу, входящую в пакет OFFICE – Microsoft ACCESS.
Использование информации в базе данных, хранящейся в памяти компьютера в ОУ, на мой взгляд, является очень удобным, так как позволяет очень быстро находить нужную из неё и использовать по назначению. Причём эта информация может быть отображена на экране компьютера, сохранена на магнитных или бумажных носителях. Это избавляет человека от рутинной многочасовой работы с информацией на бумаге.
Приложение Microsoft ACCESS –инструмент для создания базы данных.
Это очень удобное средство для формирования банка любой информации, например базы данных о сотрудниках ОУ.
В этой программе есть возможность производить ввод информации, её сортировку (например, перестановку по алфавиту ), выборку, отображать фотографии и многое другое. Пример создания базы данных о сотрудниках школы приведён на рисунках 1-3.
Удобство использования этого программного продукта обусловлено, прежде всего, тем, что на экран компьютера или на бумагу выводится только та информация о кадрах, которая соответствует определённому запросу. Например, нужно отпечатать весь список сотрудников ОУ. Для этого значок в виде воронки на панели инструментов редактора ACCESS должен быть отключен (См. рис. 2, 3 ). Так как на экране не помещается сразу вся информация о сотрудниках, можно передвигать “полосу прокрутки” вправо, что позволяет просматривать следующие данные о сотрудниках.
Справа также имеется полоса прокрутки, с помощью которой можно передвигаться по базе данных “вперёд” и “назад”. Как уже было сказано, этот редактор позволяет производить выборку необходимой информации о сотрудниках по определённому параметру. Несколько примеров такой выборки представлено на рис. 4-6.
Рисунок 1
Рисунок 2
Рисунок 3
Пример 1.
Произведём выборку из базы данных по наличию у сотрудников 1 квалификационной категории. Для этого нужно нажать кнопку на панели инструментов “Изменить фильтр”, после чего экран примет вид, показанный на рис. 3
Рисунок 4
Рисунок 5
Рисунок 6
Пример 2
Произведём выборку из базы данных для тех, кто проходил последний раз аттестацию в 2001 году. Для этого вернёмся на экран, представленный на рис.6, нажатием клавиши “Изменить фильтр” (см. рис.3). Затем переместимся в колонку “Год аттестации” и выберем нажатием кнопки со стрелкой 2001 год:
В итоге проделанной процедуры после нажатия кнопки “Применение фильтра”( значок в виде воронки) на экране появится список сотрудников, аттестованных последний раз в 2001 году:
Рисунок 8
По приведенному примеру можно составлять базы данных на учащихся школы, используя списочный состав учащихся и сведения о родителях (по классному журналу)
Эта информация нужна не только классному руководителю, она всегда должна быть и “под рукой” у руководителей образовательного учреждения. Её всегда быстро можно найти в памяти ЭВМ, распечатать или откорректировать по мере необходимости.
По такой базе данных можно делать выборки, например:
- по году рождения (количество человек, родившихся в данный год и их фамилии);
- по количеству полных лет;
- по полу (количество мальчиков и девочек);
- по месту работы родителей;
- по улице проживания (кто проживает на одной улице);
- по номеру телефона(домашнего) и т.д.
Далее, на рисунках 9-11, приводится информация об учащихся школы , созданная помощью программы ACCESS.
Рисунок 9
Рисунок 10
Рисунок 11
Литература.
- Справочная система, встроенная в каждое приложение(Word, Excel, Power Point, Access) на компьютере.
- Глушаков С.В. , Мельников И.В. Персональный компьютер. Учебный курс. – Харьков: Фолио; М.:ООО” Издательство АСТ”, 2000
- Леонтьев В.П. Новейшая энциклопедия персонального компьютера 2002. –М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2002. – 920 с.
- Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. Базы данных. /Учебник для вузов. Под ред. Хомоненко А.Д. СПб.: КОРОНА- принт, 2004
- Семакин И.Г., Хеннер Е.К. Информационные системы и модели. Учебное пособие по элективному курсу. М.: БИНОМ. Лаборатория Знаний, 2004