Урок по делопроизводству: "Модели и варианты синтаксических конструкций. Письмо иностранному партнеру"

Цели:

• Сформировать умения правильно составлять служебные письма; ознакомить с письмом иностранному партнеру.
• Правильно составлять и оформлять ОРД.
• Продолжить формирование умений работе по 10-ти пальцевой системе.
• Развивать память, координацию, коммуникативные умения.
• Воспитывать активность, усидчивость.

Оборудование: компьютеры, таблицы (“Схема письма иностранному партнеру”), образцы иностранного письма, дидактические карточки.

Ход занятий

I. Организационная часть занятия (отметить отсутствующих, приготовить необходимые принадлежности).

II. Повторение. Фронтальная практическая работа

Оформить реквизиты делового письма:

Оформить реквизит адресат: Районное управление образования заместителю директора по дополнительному образованию Новиковой Л.А.

Оформить реквизит дата: 27.02.03 г.

Оформить реквизит ссылка на индекс и дату входящего документа: На № 203 от 26.02.03 г.

Оформить реквизит заголовок к тексту: О проведении аттестации

Самостоятельная работа. В ходе самостоятельной работы текущий инструктаж с целью предупреждения ошибок в работе:

• Обратить внимание учащихся на самоконтроль и взаимоконтроль;
• Оказать помощь учащимся;

III. Изучение новой темы:

Объяснение:

Составителю документа нетрудно будет построить необходимую стилистическую конструкцию – если он будет располагать набором готовых конструкций.

Привожу модели выражений, объясняющих мотивы:

В порядке оказания технической помощи…

В связи с тяжелым положением…

В связи с проведением совместных работ…

В соответствии с письмом заказчика…

В соответствии с протоколом…

В целях усиления охраны государственного имущества…

В ответ на Вашу просьбу…

В подтверждение нашего телефонного разговора…

В подтверждение нашего договора…

Предлагаемые варианты являются наиболее распространенным началом стандартного делового письма.

Если автор – лицо юридическое, действия передаются: от третьего лица единственного числа, например: Завод “Горизонт” гарантирует…; от третьего лица множественного числа, например: Дирекция, профсоюзный комитет фабрики “Коммунарка” убедительно просят…; от первого лица множественного числа, например: Просим…; Сообщаем…; Подтверждаем…

Если автор – лицо физическое, действия передаются: от первого лица единственного числа, например: Прошу…; Ставлю Вас в известность…; Довожу до Вашего сведения…; от первого числа множественного числа, например: Поздравляем...; Одобряем…; Поддерживаем…

Объяснение:

Отказ и отклонение предложения (проекта)

Ваше предложение (проект) отклонено последующим причинам…

Присланный Вами проект титульного списка по объектам строительства на сумму… нами не может быть утвержден по следующим причинам:

1….

2….

Интерпретация собственной позиции

Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам.

Возражений против конструкции не имеем.

Мы не можем поставить Вам…

Интерпретация действий другой стороны

Совершенно необъяснимо, почему Ваш завод задерживает высылку пресс-форм…

Такая задержка может привести…

Заключительные слова

Убедительно просим Вас не задерживать ответ.

Просим извинить нас за задержку с ответом (за допущенную ошибку).

Надеемся, что наша просьба будет выполнена.

Практический метод работа над карточками:

С помощью моделей синтаксических конструкций составить Варианты ее реализации:

Просьба: О выделении материальных средств на приобретение учебного оборудования.

Подтверждение: О получении личного дела ученика 6 кл. Сидорова В.И.

Извещение: О получении первого приза в конкурсе “Лучший по профессии”.

Приглашение: К участию в заседании Совета школы.

Выставление оценок.

Лекция с элементами эвристической беседы:

Деловое письмо международного образца имеет четкую структуру, определенный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из них (наглядные пособия).

Письма иностранным компаниям печатаются на бланке с полями по 1 дюйму (2,54 мм).

Письмо иностранному партнеру имеет ряд особенностей в расположении реквизитов и правил их составления, современный стиль оформления предполагает размещение реквизитов письма от границы левого поля (номер письма, адрес, вступительное обращение, подпись, приложение).

В левом верхнем углу или в центре в верхней части листа располагается эмблема и наименование фирмы (реквизит 1). Если компания малоизвестная и из названия не ясно, чем она занимается, может быть указан профиль ее деятельности, например, “франт судов”, “организация туров”, “продажа недвижимости”, “научные разработки” и т.д.

Под наименование фирмы или на нижнем поле листа указывается адрес офиса, содержащий почтовый и телеграфный адрес, номер телефонов и факсов, адреса и телефоны представительств компаний и ее филиалов, номер декларации или регистрационной лицензии (реквизит 2).

Ссылка (номер) документа (реквизит 3) может быть цифровой, буквенный или буквенно-цифровой, например:

Reference: 101;

Ref: MS;

Ref: MS/101;

Ref: MS/AP/101,

Где Reference (Ref) – ссылка; MS – инициалы автора, AP – инициалы секретаря или исполнителя; 101 – порядковый номер документа (номер документа может содержать другие условные обозные обозначения, например структурного подразделения, дела (в алфавитной последовательности – А, В, С и т.д.)).

Если письмо является ответом, то в реквизите 3 указывается исходящий номер инициативного письма, например Your reference 12.

Какой реквизит под цифрой 4? Дата (реквизит 4) указывается буквенно-цифровым способом (без добавления “th” к числу), например:

17 August 2000.

Дата может проставляться у границы левого или правого поля документа.

А под цифрой 5? Адрес получателя (реквизит 5) состоит из расположенных в следующей последовательности, построчно:

- имени и фамилии получателя;

- наименования компании;

- номера дома, улицы;

- города, почтового округа (индекса);

- страны.

Если в адресе не указана фамилия получателя, то эти сведения могут содержать в отметке – указании конкретного лица, например Attention: Mr. J. Moore, проставляемый после адреса.

При написании адреса чаще всего используется “открытая пунктуация”, то есть без запятых и точек.

Вступительное обращение (реквизит 6) пишут с новой строки, отступив от адреса четыре межстрочных интервала.

Деловое письмо начинается со слов “Dear…” в зависимости о того, кому письмо адресовано, могут использоваться следующие фразы:

• Dear Sir – если имя получателя неизвестно;
• Dear Madam – если имя получателя неизвестно;
• Dear Mr. Neit – господину, имя которого известно;
• Dear Mrs. Fella - замужней женщине;
• Dear Miss Jones – незамужней женщине;
• Dear Ms Morrison – замужней и незамужней женщине.

Какой реквизит печатается после вступительного обращения цифра 7? Заголовок письма (реквизит 7) указывается после вступительного обращения. Заголовок обозначается:

• RE: - сокращение слова “regarding” (относительно);
• In re: - сокращение сочетания “In regard to” (касательно);
• Subject: - (предмет, тема, вопрос);
• Подчеркиванием.

Например:

Re: Выставка “Информтехника-2001”

Или

Оплата по контракту № 345/128.

Заголовок – необязательный реквизит, его указание является скорее правилом хорошего тона. Заголовок встречается главным образом в официальной переписке по юридическим вопросам.

Реквизит под цифрой 8? Текст (реквизит 8) может печататься как от границы левого поля (современный вариант), так и с отступом начала каждого абзаца – с красной строки (классический вариант).

Абзацы, как правило, отделяются друг от друга дополнительным межстрочным интервалом, что облегчает восприятие содержания письма. Кроме того, основные предложения письма могут быть выделены шрифтом, подчеркивание и т.п.

В переписке с деловыми иностранными партнерами часто используются следующие обороты:

• Мы только что вышли на рынок с новой продукцией…
  We have just launched a new product…
• Мы являемся ведущими производителями этого товара…
  We are the leading manufacturers for this article…
  В течении последних лет мы специализировались..
  For the last years we specialized in…

Текс письма, как и в деловой российской переписке, также не превышает одной страницы.

Через два межстрочных интервала после текста письма указывается “заключительная формула вежливости” (реквизит 9). Она должна соответствовать по форме приветствию и положению (званию) получателя письма.

Если письмо начинается словами: Dear Mr./Mrs./Miss/Ms, то заканчивается выражением: Sincerely yours (искренне Ваш).

Если в приветствии слова: Dear Sir/Sirs/Madam, то окончание: Yours faithfully (преданный Вам).

Первое сочетание используется в деловой переписке гораздо чаще, особенно в официальных письмах.

После “заключительной формы вежливости” делается не менее пяти межстрочных интервалов для личной подписи автора письма (реквизит 10). Ниже подписи указывается ее расшифровка: имя и фамилия, на следующей строке - должность лица, подписавшего документ. Должность не указывается, если письмо подписано руководителем компании.

Перед подписью может стоять отметка “р.р.” (от имени) или “Пэр про” (Per pro) (по доверенности) в том случае, когда подчиненные подписывают документ по поручению руководителя.

Если к письму имеются приложения (реквизит 11), то они указываются следующим образом:

Enclosure Order

Encl: Contact № 11/Si15

При направлении копии письма (“carbon copy” (гардон копи) “cc”) нескольким адресатам указывают фамилии лиц или компании, которым они отправлены (реквизит 12).

Оценить выполненную работу всех учащихся.

IV. Заключительный инструктаж:

• Проанализировать допущенные ошибки.
• Итоги урока.