Практикум с презентацией "Умеете ли вы оформлять документы официально-делового стиля?"

Цели:

• отработать навыки составления заявления;
• познакомить с требованиями к написанию докладной записки, объяснительной записки;
• развивать творческую самостоятельность учащихся, умение работать индивидуально и в группах (парах);
• воспитывать бережное отношение к русскому языку.

Ход занятия

 (Работа начинается с 3-го слайда, на нём – термины-жанры официально-делового стиля: заявление, объявление, расписка, докладная, справка, автобиография. Какой теме будет посвящено занятие?)

Ответьте на вопрос темы занятия. Вы уверены в том, что умеете оформлять документы официально-делового стиля? Если нет, то к этому вопросу мы вернёмся в конце урока.

Необходимы ли вам знания в оформлении данных документов? Какие жанры документов официально-делового стиля вы знаете? С какими уже работали? Когда и где? Какие трудности испытывали в составлении бумаг стиля?

Каждому человеку в жизни приходится сталкиваться с деловыми бумагами. Вот почему их нужно уметь составлять грамотно и корректно. Сегодня вы должны выяснить, какие правила следует соблюдать при написании различных деловых бумаг и самостоятельно составить аналогичные деловые бумаги.

Презентация

(Постановка целей и задач.)

1. Официально-деловой стиль в современном языке

Актуализация имеющихся у учащихся знаний.

а) Необходимые термины и понятийные аппараты (словарь перед каждым учеником):

• Клише – выражение, механически воспроизводимое в типичных речевых контекстах; шаблонная фраза, выражение (во исполнение решения).
• Номенклатурные наименования – наименования, принятые в определённой области науки (история).
• Канцелярская лексика (канцеляризмы) – слова и выражения, употребление которых в литературном языке закреплено за одним стилем (ниже подписавшийся).
• Аббревиатура – слова, образованные слиянием элементов, входящих в сложное слово.
• Отглагольные существительные – существительные, образованные от глаголов (перечислить – перечисления).
• Отыменные предлоги – образованные от имени существительного (на основании).
• Сложные союзы – союзы, содержащие более чем один компонент в своей структуре.
• Устойчивые сочетания – сочетания слов, которые существуют в сознании в готовом виде.

б) Основная характеристика официально-делового стиля.

Вопросы: Что представляет собой официально-деловой стиль? Какие его основные черты?

Из книжных стилей официально-деловой стиль является наиболее консервативным, отличается устойчивостью и замкнутостью.

Наличие клише или речевых стандартов присуще официально-деловому стилю. Если для других стилей это не всегда хорошо, то для официально-делового стиля это считается нормативным. Большинство деловых документов имеет общепринятые формы изложения и расположения материала, и не случайно в деловой практике часто используются готовые бланки, которые предлагается заполнить. Даже конверты принято подписывать в определённом порядке.

Официально-деловой стиль – это стиль документов, международных договоров, государственных актов, юридических законов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг.

Основные черты официально-делового стиля:

• Сжатость, компактность изложения, экономное использование языковых средств.
• Стандартное расположение материала, использование клише.
• Широкое использование терминологии номенклатурных наименований, наличие канцелярской лексики, значительное количество аббревиатур.
• Частое употребление отглагольных существительных, отыменных предлогов, сложных союзов, а также различных устаревших сочетаний, служащих для связи частей предложения.
• Повествовательный характер изложения.
• Прямой порядок слов в предложении.
• Тенденции к использованию сложных предложений, отражение логических подчинений одних фактов другим.
• Практически полное отсутствие эмоциональных речевых средств.

  
В рамках официально-делового стиля выделяются две разновидности:
1) Официально-документальный – язык законодательных документов, связан с деятельностью государственных органов. Язык дипломатических актов.
2) Обиходно-деловой – переписка между учреждениями и организациями, частные деловые бумаги.

Язык законодательных документов включает в себя определённую лексику и фразеологию. Например: законодательство, конституция, прокурор, улики, вступить в силу, занять должность.

Другая разновидность официально-делового стиля – это обиходно-деловой стиль (деловые письма, коммерческая корреспонденция, частные деловые бумаги, справка, протокол, заявление, доверенность, расписка, автобиография).

в) Формулирование вывода:

• функция официально-делового стиля – информативная (предписывающая, констатирующая);
• основная форма реализации – письменная;
• типичный вид речи – монолог;
• жанры: устав, закон, приказ, распоряжение, инструкция, заявление, докладная записка, объяснительная записка, автобиография, анкета…

Интернациональные требования к документу (документ – деловая бумага, обладающая юридической силой).

Общие для разных языковых культур требования к документу:

• соблюдение норм официально-делового этикета;
• лаконичность и информативность содержания;
• объективность информации;
• структурированность изложения;
• стандартизация и унификация языковых и текстовых средств.

2. Заявление как официально-деловой документ

Вопросы:

1. Как раньше называлось заявление? (Прошение)
2. Что вам известно, как оформляется заявление.
3. Что такое заявление?
4. Какие ключевые слова используются при написании заявления?

Заявление – внутренний служебный документ.

Ключевое слово «прошу», но могут использоваться языковые формулы:

- Ставлю Вас в известность …
- Довожу до вашего сведения …
- Ввиду того, что …
- В связи  с тем, что …
- Прошу Вашего разрешения …
- Прошу дать ответ …
- Прошу оказать содействие …
  - Прошу принять меры …
- В случае неполучения ответа …

Этот документ предназначен для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности. Адресантом заявления может быть должностное лицо внутри этой же организации (служебное заявление), частное лицо (личное заявление). В некоторых случаях заявление может быть коллективным: когда проблема, затрагиваемая в документе, касается нескольких человек или даже всего коллектива.

Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены обычно одному вопросу. Цель личного документа – реализация или защита своих интересов.

3. Практическая работа 1

А) Написать заявление (самостоятельный выбор темы) (задание выполняется в тетради и на доске). Анализ выполненной работы (правильность, ошибки, недочёты.)

Б) Предлагаются образцы двух вариантов заявления. Какое заявление, первое или второе, правильно оформлено? (Оба варианта верны. Определитесь с выбором написания. Объяснение написания вариантов заявления.) (Приложение 1)

У кого из вас не было ошибок в предыдущей работе (задание А)?

Кто может сказать, что умеет оформлять заявление в соответствии с требованиями?

4. Варианты и требования к написанию заявления

Спорные вопросы:

1. Как правильно оформляется заявление в соответствии с требованиями по делопроизводству?
2. Где пишется слово «заявление»?
3. Какими буквами пишется слово «заявление»? Как правильно писать слово «заявление»: с заглавной или строчной буквы? Или полностью прописными, строчными?
4. Нужно ли ставить точку после слова «заявление»?

Итак, допустимы варианты:

тому-то от такого-то... Заявление
тому-то от такого-то... ЗАЯВЛЕНИЕ
тому-то от такого-то... заявление.
тому-то такого-то... Заявление
тому-то такого-то... ЗАЯВЛЕНИЕ
тому-то такого-то... заявление.

Допускается:

• писать слово полностью большими, прописными буквами, особенно если текст — печатный: ЗАЯВЛЕНИЕ. Точку тогда ставить не нужно, так как это название;
• писать прописной только первую букву слова (Заявление) — здесь точка также не ставится;
• писать полностью слово строчными и ставить после слова точку (заявление.) Такой вариант, хоть и допустим, но является малоупотребительным и считаетсяустаревшим. В этом случае — «шапка» документа и само слово «заявление» рассматривается как цельное предложение, поэтому точка в конце необходима.

— Как правильно писать: заявление кого (Полищука) или от кого (от Полищука)?

Допускается и написание кого, и написание от кого. То есть и Полищука, и от Полищука — оба варианта правильны.

— Где правильно указывать в заявлении дату?

Дату можно писать в верхней части листа после названия документа (Заявление) слева после поля.

Директору ЗАО «Элита»
Иванову И. И.
Петрова Петра Петровича

    Заявление

10.12.2019
Прошу зачислить меня в штат на должность технолога по пошиву одежды. В 2006 г. окончил Минский институт легкой промышленности и дизайна. До декабря 2012 г. работал в ООО «Стиль».
Необходимые документы прилагаю:
Трудовая книжка.
Копия диплома.
Копия паспорта.
Две фотографии.
Рекомендательное письмо ООО «Стиль».
(Подпись)

Дата пишется и после основного текста — тоже слева после границы поля.

Дата может оформляться тремя парами арабских цифр (02.11.19.) или  развёрнуто (2 ноября 2019 г.).

Реквизиты личного документа:

1. адресат;

• именование заявителя (адресанта): фамилия, имя, отчество (адрес, телефон);
• наименование жанра документа (заявление);
• текст, формулирующий интересы или права заявителя с необходимой аргументацией;
• дата;
• подпись заявителя.

Схема расположения реквизитов заявления:

5. Практическая работа 2

Как правильно? Работа в группах. Отредактировать тексты заявления. Обосновать изменения. (Приложение 2)

(Что получилось, а что вызывает трудности?)

6. Докладная записка и объяснительная записка

Что такое докладная записка? Чем она отличается от объяснительной?

Докладная записка – это документ, адресованный руководству и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя.

Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определённое решение.

Реквизиты докладной записки:

• адресат (наименование должностного лица, его фамилия, инициалы);
• наименование жанра документа (докладная записка);
• текст (информация; предложение и его аргументация);
• список документальных приложений (если они требуются);
• дата;
• наименование организации (или Ф.И.О. частного лица), т.е. подпись.

Докладная записка может содержать заголовок.

Ключевое слово докладной записки – Прошу… Широко используются клишированные конструкции:

- В связи с …
- В соответствии с …
- Возникла необходимость (чего) …
- Согласовать вопрос …

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчёта, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. По своей форме объяснительная похожа на докладную записку, отличие между ними в том, что текст последней содержит еще определенные выводы и предложения, а вот оформление внешне похожее.

Соответственно объяснительные записки делятся на две группы. К первой относятся документы, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо ситуаций, происшествий, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, мотивированным.

Писать следует сухим канцелярским языком, постарайтесь выразить все-таки свои мысли короче. Лучше избегать любой эмоциональности. Излагать нужно только факты, непосредственно относящиеся к делу. Подумайте над тем, чтобы объяснение звучало веско и аргументировано, избегайте при этом неправды и оправданий. Полезным бывает обсуждение ситуации с умными людьми (коллеги, друзья, родственники).

Допускается написать объяснительную записку в рукописной форме, подписывает работник, её составивший.

Как написать объяснительную записку?

Данный документ пишется в произвольной форме, но желательно придерживаться такой структуры:

• шапка – содержит реквизиты получателя: фамилия, инициалы человека, которому адресована объяснительная (в дательном падеже);
• заголовок документа – «Объяснительная записка» (пишется без кавычек);
• заголовок к тексту - «О …», «Касательно …» (при составлении объяснительной в школу заголовок можно не писать);
• сам текст пояснения - сначала излагаются факты, затем причина. Главное требование к написанию текста – чтобы он был убедительным и содержательным;
• дата;
• подпись составителя – должность (при написании записки в школу должность не указывается), собственно подпись, фамилия и инициалы.

Образец объяснительной записки:

Директору МОУ СОШ № 10
Петрову П.И.
от ученика 11 класса
Маслова В.С.

 Объяснительная записка
Я, Маслов Виктор, отсутствовал на занятиях спортивной секции в период с 10.09. по 20.09. 2019 г. по причине болезни. Медицинская справка прилагается.

Дата Подпись

Образец объяснительной записки кассира:
Директору магазина № 8
Климовой Н.П.
от кассира отдела промышленных товаров
Поповой О.В.

 Объяснительная записка
Касательно ошибочно пробитого чека 5 апреля 2019 года.
Я, Попова Ольга Владимировна, 5 апреля 2019 года ошибочно пробила кассовый чек, обнаружила ошибку до снятия суточного отчёта с гашением. Моей вины в произошедшем быть не может, так как я очень внимательно отношусь к работе с ККМ. Причиной этого считаю неполадки в работе ККМ, поскольку такие ошибки наблюдаются несколько дней подряд. Прошу Вас обратить внимание на работу данного ККМ.
5 апреля 2019 года   Попова О.В.

В качестве домашнего задания предлагается написать объяснительную записку на имя классного руководителя (Тема: объяснить причину вашего отсутствия на общешкольном мероприятии).

7. Практическая работа 3

(Учащиеся самостоятельно выбирают задание. Задания А, Б – работа в парах.)
 
А) Стилистическая задача. Зная реквизиты докладной записки и учитывая, что она внешне похожа на оформление объяснительной записки, которая не содержит выводы и предложения, составить докладную записку. (Приложение 3)

Б) Мозаика. Собери мозаику и по тексту картинки определи жанр официально-делового стиля (автобиография, объяснительная, заявление, объявление, докладная и пр.).

В) Индивидуальная работа (карточки, В. 1–4). По тексту задания определить жанр официально-делового стиля. (Приложение 4)

8. Самооценка работы на уроке

Возвращаемся к теме занятия. Так умеете ли вы оформлять документы официально-делового стиля?

9. Заключительная часть занятия

В жизни вам придётся очень часто иметь дело с официальными бумагами. Думаю, что сегодняшнее занятие поможет вам грамотно составить объяснительную записку, заявление и какую-либо ещё официальную бумагу. Помните, что любой документ, составленный вами, может служить характеристикой вашей грамотности и компетентности. Не допускайте досадных и ненужных оплошностей. Ведь ваш документ «по одёжке встречают»! Дерзайте и будьте грамотными людьми во всех отношениях!

Литература

1. Дудина Г.И., Пташкина В.Н. «Язык твой – друг твой». Волгоград: Учитель, 2015.
2. Васильченко Н.В. «Искусство владеть словом». Волгоград: Учитель, 2012.