В данной статье представлен опыт научной организации труда заместителя директора по учебно-воспитательной работе на основе использования информационных технологий.
Описание будет представлять интерес и практическое значение для тех, кто хотел бы использовать ИКТ в своей работе, но не имеет возможности приобрести готовую программу АРМ завуча. Для организации автоматизированного рабочего места (АРМ) заместителя директора по учебно-воспитательной работе использовался популярный пакет программ “Оffice”, в частности Excel.
1. Работа с расписанием
Составление расписания - одна из трудозатратных задач в работе завуча. Данная задача в силу многих объективных причин полностью автоматизирована быть не может в силу установки многих условий и ограничений, нередко противоречащих друг другу. В этом повинна и нехватка аудиторий и недостаточное количество преподавателей (во многих случаях искусственно созданная, т.к. если учитель будет работать на ставку 18 часов - его дети останутся голодными) и переполненность классов и т.д. Все, кто когда-либо составлял расписание, знаком с этими проблемами и знает, что они решаются в основном не железной логикой математики, а логикой нахождения копромисов и отступлений от требований правил.
Исходя из вышеизложенного, задача полной автоматизации составления расписания не ставилась.
Программа, выполненная на базе электронных таблиц “Excel”, позволяет частично автоматизировать процесс составления расписания, контролировать правильность и качество расписания. Понимая, что объем статьи не позволяет мне подробно останавливаться на особенностях программы “Excel”, но, желая чтобы эта статья была прочитана не только людьми, свободно владеющими компьютерными технологиями, а и теми, для кого она могла бы стать реальным подспорьем в работе, руководством к действию, я вкратце поясню, что такое “Excel”.
Основным документом данной программы является рабочая книга, состоящая из листов, представленных в виде рабочих листов или же листов диаграмм, которые могут копироваться, сортироваться, переноситься.
Рабочая книга представляет собой электронный эквивалент папки - скоросшивателя. Имя каждого листа выводится на ярлычок в нижней части рабочей книги. Рабочий лист представляет собой сетку из строк и столбцов. Каждая ячейка образуется пересечением строки и столбца и имеет свой уникальный адрес или ссылку. Например, ячейка, находящаяся на пересечении столбца В и строки 5, имеет адрес В5. Эти адреса используются при записи как текстовой информации, так и математических и логических формул или ссылок на ячейки.
Рассмотрим работу с расписанием в данной программе.
Создается шаблон для составления расписания.
На первом листе бланк расписания по учителям (см. фрагмент расп.1).
Слева - ФИО учителей, предметы, нагрузка, в верхней части - дни недели, разбитые на уроки (каждая ячейка состоит из двух - для класса и кабинета.) Проставляем классы, кабинет заполняется автоматически, подчиняясь логической формуле, записанной в ней, суть которой можно выразить примерно следующим образом - если ячейка, находящаяся левее, - пустая, то запись не производится, в противном случае подставляется значение кабинета, закреплённого за данным учителем, зафиксированное в отдельном столбце в конце таблицы расписания.
Расписание для учащихся по классам, которое располагается правее на этом же листе, заполняется автоматически, т.е. наименование предмета вставляется в ячейку класса, указанного в соответствующей ячейке расписания для учителей (см. фрагмент расписания 2). При заполнении расписания по учителям, может ошибочно быть записан один и тот же класс у нескольких учителей. В расписание для учащихся будет занесен лишь тот предмет, который стоит первым. Для своевременного обнаружения ошибки в расписании есть дополнительная строка, на которой просчитывается автоматически количество уроков по учительскому расписанию. Если цифра совпадает с количеством перечисленных уроков, то все правильно. Если в перечне предметов одно количество, а цифра внизу показывает другое, значит надо поискать ошибку. Можно при этом предусмотреть и подачу звукового сигнала.
Таким образом, при заполнении расписания для учащихся я исключаю рутинную работу по переписыванию расписания, а в дальнейшем, выводя на печать, данная программа позволяет отпечатать расписание в разных масштабах, исходя из размеров стенда, назначения и т.д.
Когда приступаешь к работе с расписанием в данной программе, пугает то, что не видишь всего расписания. Заполняя расписание вручную, приходится бегать глазами по листу. В данной программе есть функция закрепления областей, которая позволяет видеть на экране необходимый для работы фрагмент, а при работе выделять цветами.
Еще одна функция - корректировка расписания по санитарно-гигиеническим нормам.
С помощью макроса - микропрограммы, позволяющей выполнить операции автоматически, в расписании для учащихся кабинеты меняются на баллы, соответствующие данному предмету, просчитывается их сумма за каждый день недели для классов и всё это сводится в таблицу, расположенную ниже расписания, позволяющую оценить расписание с гигиенической точки зрения (см. фрагмент расписания 3).
Программа позволяет для большей наглядности или для сдачи расписания в СЭС построить графики с помощью “Мастера диаграмм” (см. диаграмму 1).
Программа позволяет автоматизировать выполнение значительной части работы, освобождает от переписывания, позволяет оперативно анализировать расписание относительно соблюдения санитарно-гигиенических норм, представлять результаты анализа в графической форме, производить масштабирование выходного документа, корректировать расписание, выполнять работу на высоком графическом уровне.
2. Работа с табелем учета рабочего времени и журналом пропущенных и замещенных уроков.
Книга табеля учета рабочего времени состоит из листов с шаблонами табелей на зарплату, на аванс, дополнительного табеля и т. д. в зависимости от специфики учебного учреждения.
Вторым этапом работы является заполнение в шаблонах граф: табельный номер, ФИО, предмет, недельные часы, проверка тетрадей, классное руководство. Эта работа выполняется в начале учебного года с последующей корректировкой в течение года. Остальные графы табеля заполняются непосредственно перед сдачей табеля ежемесячно.
Журнал пропущенных и замещенных уроков.
При подготовке табеля к сдаче в бухгалтерию использую вспомогательные таблицы, находящиеся в этой же книге или в отдельном файле - это журнал учета пропущенных и замещенных уроков, где замещенные уроки обсчитываются автоматически с помощью использования сводных таблиц.
При заполнении данных по пропущенным и замещенным урокам в сводных таблицах автоматически производится свод по пропущенным урокам (учитель, кол-во пропущенных уроков, в каком классе и т.д.) и аналогично по замещенным урокам. Это облегчает и ускоряет заполнение табеля (см. фрагмент 4 - табель; таблицы №1, 2 - учета пропущенных и замещенных уроков).
При заполнении табеля программа позволяет одновременно работать как с разными листами, так и с разными файлами.
Фрагмент 4, Таблицы 1,2 (приложение 1)
3. Работа с тарификацией
Подготовка данного документа всегда занимает много времени и связана в основном с переписыванием. Листы, на которых приходится работать очень большие, и не удобны в работе и хранении. Много времени занимает подсчет и сверка часов, здесь это делает машина. Обсчитывать такую тарификацию бухгалтер обсчитывает на машине, вводя формулы. В течение года при изменении тарификации можно использовать функцию копирования, устраняя работу по переписыванию и выполняя работу быстрее.
4. Работа со сводной ведомостью успеваемости учащихся.
Удобен размер бланка. Можно представить графически результаты успеваемости. Программа позволяет автоматизировать расчеты.
Организация работы с использованием информационных технологий позволяет повысить культуру труда, качество и оформление выходного информационного продукта, интенсифицировать труд завуча.
Ускорение обработки информации становится возможным вследствие создания базы данных, хранения, корректировки и оперативного извлечение информации.
Значительно повышается культура оформления работ, появляется возможность представления документации в текстовом и в графическом вариантах, в необходимом для работы масштабе.
Сокращается объём выполнения однообразной работы, основанной на переписывании информации и внесении незначительных изменений через автоматизацию процессов обновления информации, создание и использование шаблонов.
В статье не ставилась задача описания всех возможностей использования компьютерных технологий при работе завуча. Акцент сделан на практическом решении нескольких актуальных задач, выполняемых в повседневной работе завучем, отвечающим за составление расписания, тарификации, табеля и т.д.
В своей работе применяю данную технологию с 1997 года, я готова помочь всем, кого это заинтересует.