Управленческая деятельность руководителя школы включает в себя обработку больших объемов информации. Для того чтобы эта информация действительно помогала принимать правильные управленческие решения, она должна быть объективной, поступать своевременно, отражать динамику изменений в объекте управления. Кроме того, нужны технологии при помощи, которых управленец сможет обработать эту информацию быстро и точно, с минимальной затратой сил и времени.
В реальной ситуации большое количество информации, циркулирующей в процессе управления школой, существует формально, не анализируется руководителями школ и не помогает им в принятии управленческих решений. Это происходит потому, что многие данные по линии делопроизводства (контингент учащихся и педагогов), информационные показатели служб сопровождения (медицинской, психологической, социальной) и др. из–за большого объема и трудности подсчета собираются в школах формально, не точно отражают изменения, происходящие в течение года. Руководителю школы (директору или завучу), подгоняемому сроками сдачи отчета, зачастую проще подать в органы управления образованием примерные данные по количеству мальчиков и девочек, по данным социального паспорта и пр., а потом не возвращаться к этим цифрам до следующего отчета.
В результате, мало кто из руководителей может с уверенностью в любой момент сказать, сколько в его учреждении детей, состоящих на учете по тому или иному заболеванию, сколько учащихся определенного года рождения, сколько девочек в параллели пятых или седьмых классов, сколько детей из неполных семей в начальной школе и т.д. А ведь подобная информация была бы совсем не лишней при принятии, например, решения об открытии профильных классов в старшей школе, решения об организации мероприятий по оздоровлению, в подборе тематики родительских собраний и внеклассных мероприятий в разных параллелях и т.п.
Из–за трудностей при сборе, хранении, а, главное, обработке больших объемов информации некоторые показатели совсем не выделяются и не анализируются педагогами и руководителями школ. Это, например, проведение поэлементного анализа срезовых работ по основным предметам, подсчет рейтинга учащихся в классе, сопоставление данных медицинских осмотров и показателей учебы и т.п. Руководитель школы, предполагая сложность, а порой и невозможность обработки такого количества информации сознательно игнорирует такую работу.
На сегодняшний день решить эти проблемы управленцу может помочь применение новых информационных технологий. При этом термин “новые информационные технологии” (НИТ) употребляется нами в значении: “информационные технологии, использующие персональный компьютер и телекоммуникационные средства”.[1] Компьютер позволяет быстро обрабатывать большие объемы информации, производить подсчеты, представлять динамику изменений показателей в диаграммах.
Тем не менее, не секрет, что в подавляющем большинстве современных школ деятельность руководителей осуществляется без помощи новых информационных технологий. Причины этого, прежде всего в отсутствии разработанных рекомендаций по применению новых информационных технологий в управленческой деятельности руководителя школы. В литературе имеется ряд исследований, рассматривающих проблему оптимизации управления школой, но не дающих для ее решения технологии применения Нит. Вместе с тем разработаны пути использования информационных технологий для повышения эффективности управления в организации вообще, но не в школе. На современном этапе подробно исследуются вопросы внедрения НИТ в систему управления качеством образования. Но предлагаемые технологии не охватывают всех аспектов внутришкольного управления. На сегодняшний день существует немало публикаций по описанию практического опыта построения информационной модели школы. При этом управленческая деятельность рассматривается как один из аспектов этой модели, не исследуется подробно, и управленцу–пользователю не даются конкретные рекомендации. В то время как руководитель обычной массовой общеобразовательной школы нуждается именно в конкретных советах по этому вопросу, так как одним из факторов, сдерживающим внедрение НИТ в управленческую деятельность является недостаток необходимых знаний и умений у управленческих кадров в сфере информационных технологий [2].
Но бесспорно, что “нельзя двигаться вперед, с головой, повернутой назад. А потому недопустимо в школе XXI века использовать неэффективные, устаревшие технологии…” [3] Нами разработаны рекомендации по автоматизации наиболее важных аспектов управленческой деятельности: делопроизводство по линии контингента сотрудников и учащихся, успеваемость по отчетным периодам и срезам знаний с помощью стандартных программных продуктов (Excel).
Преимущества этой технологии в следующем: от образовательных учреждений не требуется дополнительных финансовых вложений; исчезают проблемы, связанные с инсталляцией программы и адаптированием к нуждам конкретного образовательного учреждения; технология может использоваться на всех ПК, имеющих WINDOWS (не ниже WINDOWS –95); требуется минимальный уровень пользовательских навыков для управленцев, работающих в данной системе.
Вот, например, каким образом можно воспользоваться данной технологией при подготовке информации для заполнения отчета ОШ–1. Для этого заместитель директора по учебно–воспитательной работе должен владеть элементарными навыками работы с электронной таблицей (Excel)/ В частности такими, как: сохранять файлы; заполнять ячейки в электронных таблицах; набирать текст; вводить формулы; переименовывать листы.
В начале работы необходимо составить списки учащихся. Оформим их следующим образом.
В конце листа составим сводную таблицу по данному классу.
| Всего учащихся в классе | |
| Количество мальчиков | |
| Количество девочек | |
| Количество учащихся, изучающих англ. язык | |
| Количество учащихся, изучающих нем. язык | |
| Количество учащихся 1990 года рождения | |
| Количество учащихся 1991 года рождения |
Значения по годам рождения заполняются соответственно каждой параллели.
Условимся, что в любом классе количество учащихся не превосходит 40 человек. Данное условие необходимо для приведения всех таблиц к некоторому единообразию.
Чтобы подсчитать количество учащихся в классе? воспользуемся операцией СЧЕТЕСЛИ. Аналогично, используя операцию СЧЕТЕСЛИ, подсчитаем все показатели сводной таблицы. Второй столбец в ней, таким образом, заполнится автоматически. Озаглавим данный лист соответственно литере класса, например 5–А. Заполним по этому же принципу следующие листы (5–Б, 5–В, и т. п.), при этом сводную таблицу по каждому листу будем заполнять в строках 42, 43 и т.д.
Последний лист данной книги назовем: “сводная по 5–м классам”. Построим таблицу, в которую соберем сведения из всех листов: 5–А, 5–Б и т.д., при помощи внешних и внутренних ссылок.
Сохраним данную книгу под именем “5–е классы”. Заполним соответствующим образом книги для каждой параллели. Имея несколько книг, содержащих списки всех учащихся школы, приступим к созданию общей таблицы. Все ячейки этой таблицы заполняются аналогично, используя ссылки на сводные таблицы по каждой параллели. При этом меняется имя книги, на которую ссылается формула, имя листа и имя последней ячейки, в зависимости от того, какие данные требуются для подсчета.
В данной таблице информация отражает общую картину по всей школе. Очевидно, что при каждом изменении внутри класса, достаточно только добавить или удалить строку в файле, содержащем список учеников, автоматически произойдут соответствующие изменения во всех сводных таблицах. На итоговой таблице мы получим точную информацию на сегодняшний день.
Очевидно, что, используя эти и другие операции стандартной программы (Excel), можно хранить и обрабатывать информацию по контингенту сотрудников (стаж, квалификационная категория, возраст и др.); по учебной деятельности учащихся, по данным социального паспорта школы и пр.
Данная технология позволит освободить заместителя директора от монотонной работы по механическому подсчитыванию, а так же предупредит возможность возникновения арифметических ошибок. Кроме того, большие объемы статистической информации станут для управленца действительно материалом для анализа и основой для принятия правильного управленческого решения.
Литература.
1. Информатика: Учебник / Под ред. Проф. Н.В. .Макаровой. – М.: Финансы и статистика, 1998. – 768 с.
2. Гутгартц Р.Д. Использование новых ифномрационных технологий в управлении кадрами. Менеджмент в России и за рубежом. – 2003. – № 1. – С. 96 – 99.
3. Управление качеством образования: Практико–ориентированная монография и методическое пособие / Под. ред. М.М. Поташника. – М.: Педагогическое общество России, 2000, – 448 с.