Профессиональная и личностная эффективность деятельности руководителя ДОУ (тайм-менеджмент)

Деньги пропали - наживешь,
время пропало - не вернешь.
Русская пословица

Когда Вы слышите понятие ≪время≫, какие образы возникают перед Вами, какие определения, крылатые выражения, всплывают из памяти? Пониманием ли мы одно и то же, обсуждая понятие ≪время≫? Ответ очевиден — мы очень разные по своему отношению ко времени. Причин тому много, одна - из области психофизиологии, это понятие — «собственная единица времени». СЕВ — это субъективная величина, которая играет роль своеобразного индивидуального шага, измеряющее текущее время (Б.И. Цуканов).

Упражнение «Собственная Единица Времени».
Как и механические часы, наши внутренние часы тоже могут идти точно, спешить или опаздывать. Почему это важно в контексте разговора о тайм-менеджменте? Это необходимо для того, чтобы не тратить свой невосполнимый ресурс времени на бесцельные размышления. Ведь планировать прошлое бессмысленно: всё уже случилось. А строить планы будущего в отрыве от настоящего - бесполезное занятие.

Тайм-менеджмент— это инструмент для планирования своего настоящего, которое неразрывно связанно с будущим. Свои психофизиологические особенности восприятия времени нужно, прежде всего определить, а затем учитывать при  организации времени.
Для этого вам необходимо закрыть глаза, и, не просчитывая, открыть их через 1 мин., по вашему мнению. В результате экспериментального измерения ≪собственной единицы времени≫ мы увидим, к какой группе людей вы относитесь,  что же делать со своими внутренними часами? Идут ли они верно или требуют ремонта:
1 - люди, чьи внутренние часы сильно спешат. Их интересы устремлены вперед в будущее (они живут ≪там и потом≫). Им характерно ставить цели в отрыве от настоящего, не соотнося их с конечным результатом и затрачиваемыми ресурсами;
2 - люди, чьи внутренние часы отстают. Их интересы обращены в прошлое (они живут ≪там и тогда≫), планируют свое прошлое, что абсолютно бессмысленно;
3 - люди, чьи внутренние часы идут точно. Их жизнь зафиксирована только на настоящем (только ≪здесь и сейчас≫), размышления о перспективах, планирование будущего – необходимый ресурс эффективного управления временем;
4 - люди, чьи внутренние часы немного убегают вперед. Их интересы связаны с настоящим, которое является частью будущего (≪мое завтра начинается сегодня≫). Умелая стратегия – эффективный способ достижения любой цели.

Переход российской экономики на рыночные рельсы потребовал резкого повышения интенсивности труда руководителей организаций. Руководители образовательных учреждений – не исключение. Как показывают многочисленные исследования, руководители из-за нехватки времени увеличивают свой рабочий день, расширяя временные рамки рабочего пространства, перенося его в другие сферы. В итоге им не остается времени и сил на повышение своей квалификации, отдых и сохранение здоровья, семью, личностное развитие. Нехватка времени – не причина, а следствие плохой самоорганизации руководителя. Если руководитель образовательного учреждения постоянно занят «горящими делами», поддается стихийному ходу событий, не управляет собственным временем, а зависит от обстоятельств, то вскоре он теряет способность отличать главное от второстепенного, выделять из множества конкретных ситуаций важные проблемы. Остаются в стороне важные вопросы, а это в свою очередь, порождает массу новых текущих проблем. Наука и практика управления убедительно доказывает возможность и необходимость эффективной организации личного труда руководителей, предполагающую точное знание человеком того, чего он хочет в каждый определенный момент времени, умение ставить цели и достигать их, умение планировать свое время с высокой эффективностью для себя и учреждения в целом. Именно тайм-менеджмент помогает найти баланс и наладить гармонию в личной и профессиональной жизни. Зная азы тайм-менеджмента,  можно  научиться эффективно распоряжаться временем, правильно организовать  свою деятельность, избавиться от стресса и, что не менее важно,  находить  время  на отдых.
Тайм-менеджмент первоначально сложился как практическая дисциплина, разрабатываемая в большей степени консультантами по управлению, нежели учеными. Ряд отечественных и западных специалистов по управлению разрабатывали практические технологии планирования. Среди отечественных работ в этой области стоит отметить как получившие наиболее широкое распространение исследования и подходы Г.Х.Попова, среди западных – технологии Ст.Кови (США), Л.Зайверта (Германия), К.Меллера (Дания). Усилиями этих и других исследователей тайм-менеджмент к 70-м г.г. XX в. оформился как самостоятельная дисциплина, предлагающая менеджеру-практику широкий выбор систем планирования и самоорганизации. В современном менеджменте тайм-менеджмент рассматривается как технология, позволяющая более рационально использовать рабочее время, повышая при этом эффективность собственной деятельности.
Тайм-менеджмент – это эффективное планирование рабочего времени для достижения целей, нахождение временных ресурсов, расстановка приоритетов и контроль выполнения запланированного. (Современный экономический словарь, под редакцией Райзберг Б.А., Лозовского Л.Ш., Стародубцева Е.Б., Москва: ИНФРА-М, 2007)
Методы тайм-менеджмента не изолированы, что характерно для классического подхода, а существуют в контексте управления организацией (приложение 3).
Руководитель дошкольной организации организует работу детского и педагогического коллектива, учебно-вспомогательного персонала на решение поставленных перед учреждением задач. Он отвечает перед семьей, обществом и государством за выполнение своей миссии как образовательного учреждения. Он выполняет обязанности в соответствии с законом «Об образовании», должностной инструкцией. Эти обязанности требуют не только рационального распределения времени, но и его экономии. Для каждого руководителя умение распределять свое рабочее время является одной из важнейших компетенций. Здесь важна технология использования времени: не сколько времени вы тратите, а сколько сделаете в единицу времени. Так, например, затратив на первых порах достаточно большое время на алгоритмизацию управленческих действий, впоследствии руководитель его экономит.
Здесь алгоритмизируются направления деятельности руководителя, его обязанности:
- обеспечение каждому ребенку содержания и качества образовательной подготовки в соответствии с образовательной программой;
- непрерывное обновление работы учреждения и управления, рациональность выбора концепций и перспективных целей;
- обеспечение анализа работы ДОУ, в соответствии с его целями и функциями;
- организация работы администрации, общественных организаций: отлаживание механизма действия внутреннего контроля, обеспечение рационального режима работы учреждения, всех его звеньев;
-рациональный подбор и расстановка кадров, их аттестация, тарификация, повышение квалификации;
- регулирование межличностных отношений в коллективе, информирование работников учреждения по всем вопросам, связанным с жизнедеятельностью коллектива;
-сохранение и рациональное использование финансовых средств, а также поиск внебюджетных средств финансирования;
-обеспечение связи детского сада с родительской общественностью, поддержка внешних связей со спонсорами, организациями и др;
- укрепление материально-технической базы ДОУ;
- участие в комиссиях ДОУ, формах общественного управления и др.
К числу алгоритмизированных управленческих процессов относятся циклограммы жизнедеятельности ДОУ (приложение 1)
Анализируя свою деятельность, мы видим объекты или явления, которые мешают или отвлекают от основной деятельности (работы и других запланированных дел). Это - хронофаги (от др.-греч. χρόνος «время»; φᾰγω — «пожираю») или поглотители времени —один из терминов тайм менеджмента.
Упражнение «Мои хронофаги».
Предлагаю на раздаточных листах (приложение 2) отметить значком то, что мешает Вам в достижении Ваших целей и решении задач:
 Отсутствие целей
 Нечеткая постановка целей
 Отсутствие приоритетов
 Попытка слишком много сделать за один раз
 Плохое планирование дня
 Личная неорганизованность, незнание того, с чего начать
 Недостаток мотивации
 Хаос в бумагах и на столе, необходимость тратить время на поиски нужных записей
 «Расплывчатые» должностные обязанности, отсутствие понимания своих зон ответственности
 Отрывающие от дел телефонные звонки
 Болтовня на частные темы
 Отсутствие самодисциплины
 Медлительномть
 Длительное ожидание
 Спешка, нетерпение

Борьба с поглотителями времени - инструмент дляэффективного управления временем. С помощью различных приемов можно нейтрализовать наиболее типичные хронофаги.

Наиболее эффективное использование времени — это вопрос величайшей важности и необходимости. Наше счастье и гармония во многом зависят от того, сколько времени мы посвящаем тем сферам жизни, которые наполнены, возможно, самыми важными ценностями и глубочайшими смыслами.

Упражнение «Мои сферы жизни».
Цель этого упражнения — помочь Вам осознать свои жизненные приоритеты, а также то, сколько времени Вы им посвящаете. Выделить ресурсные жизненные приоритеты.
Из предложенного перечня выберите те сферы жизни, которые важны для Вас лично: семейная жизнь, профессиональная деятельность, личное развитие, отношения с любимым человеком, общение с друзьями, финансовое благополучие, образование, быт, духовная жизнь, здоровье и отдых, хобби и т.д.(если в этом перечня нет важной для Вас сферы, добавьте ее). Впишите эти сферы в схему (приложение 3)  следующим образом: на вершине — самая важная и самая значимая для Вас сфера, далее— две менее значимых, ниже — три следующих по значению сферы, и оставшиеся сферы впишите в нижний уровень.
Раскрасьте Вашу схему:
Зеленый цвет — Вы посвящаете этой сфере столько времени, сколько необходимо, и Вас это устраивает.
Желтый цвет — Вам бы хотелось больше времени посвящать этой сфере.
Красный цвет — Вы заняты в этой сфере много времени,но Вам бы хотелось этому посвящать меньше времени.
Белый цвет — эта сфера жизни Вам важна, но у Вас очень мало времени на нее, Вы хотите найти для нее время.

Заполнив схему, проанализируйте ее, ответив на следующие вопросы:
1 Какая сфера жизни для Вас является значимой в настоящий момент?
2 Какими ценностями она наполнена?
3 Довольны ли Вы тем, как распределено время в этой области?
4 Вам хотелось бы посвящать этому больше времени?
5 Что бы Вы сделали (или чем бы Вы занялись) в этой области, если бы Вы имели дополнительное время? Сформулируйте это в виде конкретного дела или занятия (например, 2 раза в неделю посещать занятия по обучению танго).
6 В какой из областей Вы хотите сократить временны́е затраты?
7 Какими ценностями она наполнена?
8 Вы готовы приступить к изменениям в планировании времени в этой области?

Итог:
Назовите две важные сферы жизни, в которых Вы запланировали изменения:
Сфера номер № 1 — сфера, для которой Вы ищете дополнительное время, чтобы наполнить его важными для Вас занятиями.
Сфера № 2 — сфера-«донор», это та область, временные ресурсы которой будут перераспределены для другой сферы. Для этого Вам необходимо внести в нее организационные изменения.
В заключении семинара еще раз хочется подчеркнуть проблемы (приложение 4), выявленные  практиками руководителями в контексте темы:
-Проблема нерационального использования рабочего времени;
-Большая загруженность срочными делами;
-Переносы деятельностей из одной сферы жизни в другую;
-Отсутствие бюджетирования времени  при планировании деятельности;
-Отсутствие эффективной циклограмм работы педагогов, сотрудников ДОУ.

И для дальнейшей эффективной, плодотворной работы необходимо:
-Продолжение разработки алгоритмизации  управленческой деятельности заведующего с минимальным шагом (день, неделя) с использованием временного бюджетирования каждого направления или вида деятельности;
-Работа с поглотителями времени посредством приемов их нейтрализации через КПК, систеиу КП и др.;
-Использовать в своей деятельности технологии экономии времени;
-Использование тайм-менеджмента в работе с сотрудниками ДОУ не только для эффективного функционирования, но и развития ДОУ;
-При определении функциональных особенностей сотрудников ДОУ учитывать профессиональную готовность личности и ее индивидуальные возможности.

В заключении необходимо обратить внимание руководителя на некоторые рекомендации по управлению временем:
- не планируйте больше 60-70% своего рабочего дня. То есть вы сможете контролировать только часть своего времени, все остальное поглотят авральные, неожиданно возникшие дела, требующие срочного решения. Если вы будете знать, что у вас в запасе 30-40% рабочего времени, то вы сможете без стрессов и результативно решить непредвиденные проблемы. Авралов нет – отлично! Потратьте время на разработку стратегических задач. Начните составлять план действий. Также можно заняться и саморазвитием: изучите нормативные акты, почитайте профессиональную литературу;
- посвятите первые 10 минут своей работы планированию дня;
- «бюджетирование» времени для выполнения крупных задач. Много времени «съедает» процесс вхождения в то самое состояние работы, во время которого вас отвлекли;
- используйте технику «красного флажка» , по командной договоренности с коллегами, вас не нужно отвлекать, когда на столе стоит красный флажок, светофор, открытка и т.п.;
-не засиживайтесь допоздна, устраивайте перерывы. Усталость имеет свойство накапливаться, а затем перерастать в нервные срывы, болезни или просто в неэффективную работу. В деловом мире хорошо знаком термин «кароши», что значит «смерть от переутомления». В Японии ведется статистика смертей на работе. Их основная причина – инсульт, инфаркт из-за стресса;
- предусматривайте ритмичный отдых. Оптимально отвлекаться от дел на 5 минут каждый час или на 15 минут каждые полтора часа. Если вы работали перед компьютером, нужно встать и подойти к окну, пройтись по улице, позвонить родителям и т.п. То есть нужно полностью «отключиться» от рабочего процесса и сменить обстановку;
- устанавливайте конкретные сроки, старайтесь укладываться во временные рамки;
- пишите себе заметки-памятки. Намечая планы на бумаге, вы сможете не только лучше их запомнить, но и систематизировать.

Используемая литература:

1. Третьяков П.И., Белая К.Ю. Дошкольное образовательное учреждение: управление педагогическим процессом по результатам. - М., 2010 г.;
2. Справочник заведующего ДОУ/авт.-сост.Т.В. Комардина и др.-Волгоград: Учитель, 2013.-360с.;
3. Л.Г. Богославец О.И. Давыдова Тайм-менеджмент в работе образовательных учреждений. –М.:ТЦ Сфера, 2012 г.-130с.-(Библиотека журнала «Управление ДОУ»;
4. Бережнова О.В. Проблема стандартизации профессиональной деятельности педагога дошкольной организации. –М.:ТЦ Сфера, 2013 г.-130с (Управление ДОУ);
5. А.Н. Троян Управление дошкольным образованием–М.:ТЦ Сфера, 2006 г.-160с (Учебное пособие);
6. Т.В. Меркулова, А.Г. Теплицкая тайм-менеджмент для учителя, или как эффективно организовать свое время.-М.:Педагогический университет «Первое сентября», 2011 г.-40с.